Trabajar como Secretaria – Todo lo que has de saber

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A pesar de que ha habido muchos avances tecnológicos desde el nacimiento de esta profesión, informatizándose todo y dando nuevas herramientas tecnológicas a la secretaria, los principios del mismo y sus valores, siguen siendo los mismos.

Como su propio nombre hace referencia, ser una secretaria consiste exactamente en eso, en guardar secretos y confidencias. Por lo tanto para hacer un buen trabajo como secretaria estos requisitos tienen que ser complementarios de una condición que no puede pasar por alto: la discreción total.

Una secretaria es la persona con mayor confianza en una empresa u organización. Ya que por sus manos van pasando toda clase de documentos, clasificados o sin clasificar, llamadas de todo el mundo, propuestas o también estrategias, aparte de situaciones que básicamente están marcando y definiendo lo que será el futuro próximo de dicha empresa. Y además de eso, ellas son las que más conocen la vida y todo de talle del jefe, incluyendo compañeros de trabajo, por lo que es una pieza totalmente clave en una empresa, ya sea microempresa o una empresa transnacional.

Así que no importa que el mundo haya cambiado mucho con respecto a las primeras secretarias de la historia y ahora los secretos queden guardados en un ordenador, porque la secretaria es la que debe ponerlos ahí y guardarlos, por lo que sigue siendo indispensable tener una.

En este mundo empresarial tan difícil, la figura de la secretaria se ha convertido en una pieza esencial que mantiene la cabeza del jefe en su sitio, ya que sin el deshago y la ayuda de una secretaria, esto no sería posible, la organización es clave para que una empresa funcione a la perfección.

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¿Qué valores debe tener una secretaria?

A continuación os vamos a indicar las veinticinco reglas de oro que debe tener una secretaria a la hora de ejercer la profesión de una forma perfecta, si sigues al pie de la letra todos estos consejos, sin duda te convertirás en una secretaria modelo y algún día cercano podrás ser tu propia jefa:

  1. La ética y la honestidad son esenciales. Obviamente van a pasar por ti documentos importantes, quizá algunos de ellos tengan un alto rango de confidencialidad, por lo que no estaría bien si te pones a fisgonear en ellos y la curiosidad te puede.
  2. Un espíritu al servicio. Has sido contratada como secretaria, lo que significa que estás ahí para ayudar en todo lo que puedas y echar una mano incluso antes de que te lo pidan, eso te hará ganar puntos.
  3. Gran capacidad de comunicar y escuchar. Eres un filtro, los jefes no pueden escuchar todas las demandas y sugerencias de la gente, así que como secretaria tu trabajo es hacerles llegar lo importante, escuchar a quién se queja o quién sugiere y entonces comunicárselo al jefe para que tome las medidas oportunas. Sin duda tener ojo para eso y saber transmitir bien, será clave para todo tu trabajo.
  4. Ten iniciativa. Puede ser muy frustrante si un jefe ve a su secretaria solo cruzada de brazos y esperando que la manden hacer esto o aquello, en ningún caso debes ser un perro lazarillo y si te tratan así alguna vez, vete de ahí cuanto antes. Así que si tienes iniciativa, propones ideas y te adelantas a los acontecimientos, serás perfecta para el puesto.
  5. Ten paciencia y mantén la calma. Si algo está claro, es que llegará un momento en que el jefe estará saturado, abrumado, frustrado y/o estresado por lo que tiene encima y la empresa será un caos, ahí es cuando más tienes que mantener la calma, porque cuanto más relajada te vea a ti, más relajado se volverá todo, así que, respira y haz que esa tormenta pase, porque tú puedes hacer eso, no hay duda.
  6. El sentido el humor siempre presente. No hay nada mejor que un humor inteligente para aliviar una situación de tensión o incluso el día a día, si te ríes haces mejor tu trabajo y todo a tu al rededor va a mejor, no hay duda.
  7. Discreción absoluta. Los murmuros pueden ser más ruidosos que un grito, así que, manténlos a ralla.
  8. Estar siempre disponible. Es posible que los problemas o las necesidades vengan sin avisar, puede que te necesiten en cualquier momento del día para hacer cualquier cosa que imagines, por lo que la flexibilidad y la disponibilidad pueden ser clave a la hora de ejercer bien el puesto de secretaria. Saber adaptarte a las necesidades y a los inconvencientes, sin duda te hará ganar puntos.
  9. Ser capaz de aguantar. Es posible que tengas rachas que sean casi mortales, haciendo cosas que de repente se vuelven extremadamente urgentes, rellenando informes y llevando papeles de un lado para otro. Será difícil entonces, pero hay que saber aguantar el tipo.
  10. Ser rápida. Esto es obvio, pero no vale con se rápida si luego es una chapuza el resultado final, pero cuanto más deprisa seas capaz de realizar la tarea, sin duda será mucho mejor para todo el mundo.
  11. Simpatía y amabilidad. Siempre es bueno que te atienda alguien que es simpatía pura y amabilidad, las borderías nunca vienen bien, a menos que la merezcan, claro.
  12. Presentarse bien y tener imagen. Una secretaria suele ser la primera imagen de una empresa, por lo que está bien dar buena primera impresión.
  13. Atender a las visitas. Esto también depende de al empresa, pero está bien si estás pendiente de ellas, les ofreces algo de beber, les comentas que pronto serán atendidos, etc.
  14. Evita tener el teléfono en la oreja siempre. Es un poco desagradable llegar a la empresa y ver como una secretaria tiene el teléfono en la oreja mientras habla y no para y si es un tema personal, más aún.
  15. Debes atender a los medios de comunicación siendo rápida y espontánea. Cierto es que también depende de la empresa y de si tiene un departamento de relaciones públicas, pero hay muchas que delegan este trabajo a la secretaria, por lo que sería interesante que pudieras atender a estos medios de la mejor forma posible.
  16. Sé diplomática. Hablarás con un montón de gente distinta, desde familiares, hasta clientes, pasando por proveedores, directivos de otras empresas y un largo etcétera, por lo que debes saber tratar con todos ellos.
  17. Tener tacto y ser discreta. En el caso de que el jefe no quiera recibir una visita o una llamada, la secretaria es la que debe intentar que esa persona no se sienta mal, tener tacto es importante.
  18. Un tono de voz cálido y una dicción perfecta. Sin duda esto facilita la comunicación con todo el mundo y hace que no se pierda la calma.
  19. Una redacción perfecta y sin faltas de ortografía. Otro trabajo clave es releer informes o hacerlos tú misma y estos tienen que estar perfectos, ya sea en redacción y ortografía.
  20. Conocer distintos idiomas. Sin duda esto es clave, porque ya con que sea una empresa comercial, sin duda habrá clientes o potenciales clientes de otros países, gente que se quiera asociar, etc, por lo que al menos saber perfectamente Inglés, será esencial y si sabes más, serás perfecta para la empresa.
  21. Ser ordenada con los archivos. Ver una mesa de escritorio de una secretaria desordenada, da una imagen un poco extraña de lo que es la empresa, así que si ordenas bien todos los papeles y los archivas, todo irá mejor.
  22. Organiza bien el trabajo. Aparte de los archivos, debes saber qué es la prioridad y qué puedes dejar para luego, organizar el trabajo significa ser mucho más eficiente en todo.
  23. Atiene las llamadas. Aunque sto era muy obvio y lo sigue siendo, no es cosa fácil, porque cuando atiendes una llamada tienes que atender las dudas o sugerencias de la persona que está la teléfono, tienes que saber guardar la paciencia cuando la otra persona te trata mal o no tiene ni idea de lo que habla y debes saber cual es importante para transferirla al jefe. Sin duda hablarás con todo tipo de gente y debes saber tratarlas.
  24. Organizar la agenda del jefe y sus viajes. Sin duda esto tienes que hablarlo con él y escuchar sus prioridades, gustos y deseos para en un futuro anticiparte a ello.
  25. Conformarte con ser segunda. Sin duda no recibirás muchos reconocimientos por este trabajo aunque sea totalmente esencial, pero al menos tú lo sabrás y lo valorarás.

Formación y conocimientos de una secretaria

Sin duda hay cosas clave que no se pueden pasar por alto a la hora de ser secretaria, por ejemplo el conocimiento total de las herramientas informáticas o el conocimiento total del inglés (al menos) también es importante la buena presencia y sobretodo saber tratar con todo el mundo. A todo ello hay que sumarle el saber llevar a la perfección una agenda, ser organizada es esencial, hacer reuniones o incluso tener algunas personas a cargo.

Y si bien la primera función esencial es la de asistir al jefe en todo, este perfil se ha ido modificando con el tiempo. Ya que la diferencia entre una asistente en dirección y cualquier otro tipo de secretaria, residen en las competencias de una y otra y sus conocimientos técnicos. Ya que al trabajar en el puesto de secretaria, debe reunir mayores complementos de comunicación, resolver algunas situaciones, saber organizar en base a prioridades, etc.

Básicamente la secretaria de dirección es distinguida de forma principal por la proactividad y un criterio propio, ya que tiene que manejar actividades y hacerlas de forma autónoma.

Flexible y con experiencia

La edad de una secretaria media podría oscilar entre los 30 a 40 años, ya con experiencia. Ya que se piden profesionales que tengan manejo de todo esto.

Y desde luego el sentido común es esencial, ya que es primordial que sepan aprender rápido y que sean flexibles en cuanto a inconvenientes o dificultades, la capacidad de adaptación es muy importante en este puesto.

Y por supuesto, ya que las relaciones interpersonales son inevitables, es preciso que la secretaria sea discreta con los secretos y la vida del jefe. Lo importante es escuchar.

Dominar herramientas

Sin duda la informática es clave en este siglo, por lo que en principio deberá dominar a la perfección el paquete Office. Desde world, hasta Excel.

Pero desde luego cuanto más sepa, mejor, ya sea simplemente le mundo del email como Gmail, hasta cosas mucho más avanzadas con programas que pueden facilitar la vida de la empresa.

La formación no acaba

Ahora mismo existen institutos que están dirigidos al a formación de la secretaria. Aparte es bueno tener conocimiento de Marketing pro ejemplo, ya que en definitiva tendrás muchas veces que vender la empresa en la que trabajas.

También es bueno tener conocimientos de comunicación y complementar tus conocimientos con algún curso que sea relacionado con ello. Cuanto más sepas acerca de esto y de lo que está trabajando tu empresa, mejor podrás desempeñar tu trabajo.

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