¿Qué pasa si elimino una factura?
¿Has cometido algún error en una factura que has emitido a un cliente o la transacción se ha cancelado definitivamente? ¿Acabas de dar una factura que no deberías o has introducido algún dato mal y quieres subsanar el error cometido? En este artículo hablaremos de qué pasa si elimino una factura y de todo lo que has de saber sobre las consecuencias y la manera correcta de proceder. Es completamente normal, sobre todo si tenemos una facturación muy activa, que algún error puntual aparezca en algún que otro documento. En esta situación, lo primero que se nos puede venir a la cabeza es deshacernos de este documento procediendo a su eliminación.
Es crucial saber que esta acción no está permitida y podemos enfrentarnos a sanciones administrativas varias, dependiendo del caso en concreto. Por el reglamento y legislación en el apartado de la facturación, la única manera de revertir esta situación o anular una factura es emitir otra con la correspondiente corrección. Este documento recibe el nombre de factura rectificativa.
Tal y como hemos señalado en el anterior párrafo, no es legal si elimino una factura que se ha redactado y enviado. La ley prevé y cuenta con el «factor humano», por lo tanto no es nada grave equivocarse en un número o letra. Siempre que localicemos ese error y sigamos el procedimiento ya habilitado para este tipo de situaciones. No importa lo insignificante que pueda parecer, nunca, bajo ningún concepto eliminamos una factura así por las buenas. Tenemos dos vías que nos ha facilitado la legislación vigente y es la corrección o su anulación. Es importante diferenciar entre eliminar o desaparecer una factura que anularla. Puede sonar muy parecido, pero tiene matices claves con su respectivo impacto legal.
También puede que nos interese saber cuáles son los impuestos y obligaciones de los autónomos o cómo hacer la declaración de la renta del autónomo para cumplir con nuestra responsabilidad financiera.
Elimino una factura
En este apartado detallaremos el proceso por el cual anulamos una factura. La única manera de realizar esta acción es redactado y emitiendo otra factura negativa. Recordamos que no eliminamos el documento, ya que no está permitido. Únicamente le quitamos toda validez legal, ya que pasa a no ser vinculante en ninguna situación posible. Para ello, ha de haber una justificación que motive este paso que vamos a realizar. Si, por ejemplo, nos han devuelto el producto que se habían comprometido a pagar o han cancelado el servicio contratado y se había procedido al pago adelantado de la cantidad. Si llevamos cierto tiempo como empresarios o trabajando como autónomo, seguramente ya habremos pasado por esta situación. Desafortunadamente, entre el proceso de compra y el pago final pueden existir varias situaciones que originan este resultado.
Cuando se trata de un error, no hay motivo para preocuparse (siempre que no ocurra a menudo). En este caso, la mejor decisión es prevenir y disminuir la posibilidad de redactar un dato de manera incorrecta. La siguiente acción a realizar cuando procedemos a emitir una factura es la de controlar y repasar el documento para que no haya ningún tipo de información que en un futuro pueda dar problemas. Todas estas precauciones nos van a evitar muchas situaciones de estrés, pérdidas de tiempo por rectificaciones varias y malentendidos o desconfianza del cliente hacia nuestro negocio o actividad. Hemos de tener en cuenta que si elimino una factura, no estamos actuando bajo lo establecido por ley.
Lo ideal, en este sentido, es tener informatizado todo el proceso de facturación. Ya sea por Excel, creando las plantillas que usamos y a partir de ahí personalizar según el tipo de operación o utilizando un programa de facturación. Esta última alternativa es la más recomendable, ya que nos permite crear una factura en cuestión de segundos. Una vez hayamos establecido la plantilla con el diseño que hemos creído conveniente, tendremos ese documento a un sólo clic de distancia.
Consejos
Tal y como hemos aconsejado en el apartado anterior, nuestra mejor opción es actualizar nuestro sistema para dar un mejor servicio al cliente y estar mejor organizados. Solamente es cuestión de buscar el programa adecuado para tu actividad, comprobar que tiene un buen servicio y las características que tu negocio necesita, ya que no son todos iguales. Otra gran ventaja es que vamos a tener la información de nuestros clientes en la base de datos, por lo que únicamente bastará con volcar esos datos a la factura elegida.
Saber dónde están las facturas, ordenarlas y evitar todo riesgo de pérdida o daños en el documento es esencial. A veces, no es suficiente disponer de un cajón en nuestra oficina o casa. Pueden pasar miles de imprevistos con un resultado negativo para estos papeles. Una forma segura es tener las facturas en nuestro programa o nube y acceder a ellas a través de dispositivos varios. En este sentido, nos aseguramos que nunca se van a perder, al margen de que podamos romper el móvil o que nuestro ordenador se estropee.
