Plantillas de factura de Excel y Word para autónomos
En este artículo vamos a aprender a realizar facturas en Excell y en Word. Aunque es una información que la podría usar cualquiera está especialmente pensada para cualquier persona que quiera trabajar como autónomo.
Se pueden utilizar otros métodos para hacer facturas como Paypal, pero Excell y Word son los mas relevantes.
Plantillas de factura de Excel y Word para autónomos
Para poder realizar facturas en Excell y Word vamos a necesitar primero una serie de datos y de herramientas.
En primer lugar comenzamos con la información necesaria para realizar una factura.
Antes de comenzar debes saber que la información y documentación necesaria para hacer una factura es igual para todo el mundo. Esto quiere decir que tanto una gran empresa como un autónomo o un emprendedor deben aportar los mismos datos en sus facturas. Esto también quiere decir que la información que a continuación vas a conocer es igualmente válida para cualquier otro empresario o persona que realice facturas.
Información y documentación en factura
Esta es la información que como mínimo debe aparecer en la factura.
DNI del autónomo. En la factura debería aparecer el nombre y apellidos del vendedor. El NIF en caso de que se trate de una empresa.
Nombre del cliente.
Número de factura. Las facturas de un autónomo o de una empresa se pueden dividir de varias maneras, por clientes, por productos… Por cada nueva factura de un tipo se debe añadir un número empezando por el 1.
Domicilio del lugar de actividad del autónomo o de la empresa. En caso de haber varios se debe poner en el que se realice la operación
No es lo mismo fecha de expedición de factura que la fecha de la compraventa
Fecha de expedición de la factura. Es decir, el momento en el que se crea la factura, que no tiene porque coincidir con el momento en el que se realiza de modo efectivo la transacción de compraventa.
Fecha de realización efectiva de la operación. Momento en el cual se traspasa la posesión de los bienes o se realiza el servicio.
Descripción del producto vendido. Descripción válida para diferenciarlo de otros productos, si el producto tiene un nombre oficial o su nomenclatura viene estipulada en algún manual esta será la descripción adecuada del producto. Además se deberá de informar de cualquier circunstancia particular que afecte al producto, como por ejemplo algún desperfecto.
Precio unitario sin impuestos del producto.
Impuestos que gravan la operación. Normalmente serán dos. El IVA o el IRPF. Aunque puede haber otros muchos impuestos que afecten a la operación de compraventa.
Tipo de gravamen. El porcentaje impositivo que grave la operación. Debe estar separado cada tipo de gravamen en función del impuesto correspondiente.
Carga impositiva total. Total de impuestos a pagar por la operación.
Cuantía total de la factura. Valor total al que asciende la suma de los impuestos con el valor total de la venta. Es lo que va a pagar definitivamente el cliente..
Dispositivos y programas
Como es lógico para poder realizar facturas en Excell y Word vamos a necesitar estos dos programas. Y además vamos a necesitar un dispositivo informático apto para el uso de Word y Excell.
Word y Excell
En este caso te recomiendo que utilices a ser posible las últimas versiones de ambos programas. Cada año Microsoft incorpora funcionalidades nuevas que podrían ser de utilidad.
En caso de no poder disponer de las últimas versiones de Excell y Word no te preocupes. Para la inmensa mayoría de las facturas no vamos a tener un nivel de complejidad excesivo. De hecho con las funciones mas básicas de Word y Excell nos bastará. De todos modos no recomiendo por temas de compatibilidad que utilices versiones anteriores al año 2004.
En cuanto a cual de los dos es mas adecuado para realizar facturas.
Excell es el mas sencillo para hacer las facturas
Sin duda alguna me quedo con Excell. En Excell podemos hacer muchos cálculos en poco tiempo, es mucho mas sencillo calcular impuesto, precios y costes en Excell que en Word. De hecho en Word deberíamos realizar los cálculos aparte y luego pasarlos al documento de texto.
Por otro lado Excell permite desde hace muchos años la introducción de textos en sus plantillas. Esto quiere decir que podremos introducir todos los datos que necesitamos en la factura sin mucho problema. Además también hay que decir que en internet ya hay muchas plantillas de Excell predefinidas como facturas que podemos utilizar para nuestro beneficio personal, ahorrando tiempo y dinero.
En caso de necesitarlo también podemos pasar fácilmente de formato Excell a formato Word con un simple guardado. De modo inverso esto no es posible, no se puede pasar de Word a Excell
Por último también debo decir que se puede utilizar los dos programas juntos. No son excluyentes. De hecho el procedimiento que te voy a recomendar a continuación consiste en primero calcular todos los datos numéricos como precios, costes e impuestos en Excell. Y pasar a formato Word para finalizar en caso de que sea necesario añadir mas información.
Dispositivo informático
En cuanto al dispositivo que se va a utilizar para realizar las facturas debo recomendar un ordenador.
Un ordenador es el mejor dispositivo para utilizar Excell y Word. Es en el que mas cómodos nos vamos a encontrar a la hora de hacer las facturas, ya que contamos con ratón y teclado. Además los programas en un principio estaban ideados para funcionar en un ordenador por lo que su diseño está pensado para funcionar en PC.
Aunque eso si. En los últimos años los dispositivos táctiles como las tablets o los smartphones han evolucionado mucho. Ahora mismo se puede hacer casi lo mismo en una tablet que en un ordenador. Por lo tanto no es tan terrible que uses un dispositivo de estas características para hacer una factura. Pero si puede ser que te resulte mas engorroso y complicado.
Como hacer la factura
Antes de explicarte como hacer la factura te recomiendo que busques en internet algún modelos de factura ya predefinido. Ahorras mucho tiempo en tener que hacerla tu mismo.
Como dije antes la factura la realizamos primero en Excell.
Abrimos una nueva platilla en Excell y seleccionamos el formato hoja DIN A 4. A continuación ponemos en texto a un lado de la plantilla los datos del autónomo, al otro lado de la plantilla debemos poner los datos del cliente.
A continuación debemos poner el número de factura y las correspondientes fechas de emisión y venta.
Una vez finalizado esto comenzamos a introducir en una nueva celda el nombre y la descripción de los productos vendidos. Recuerda la descripción debe ser corta pero suficiente. También añadimos los impuestos que gravan la operación.
A continuación comenzamos a realizar los cálculos. Ponemos en una celda el tipo de producto, el precio y las unidades vendidas. Hacemos un cálculo y sacamos el total a pagar sin impuestos.
En cuanto a los impuestos tenemos varias opciones, podemos incorporar los impuestos correspondientes a cada unidad o podemos añadir el total. Es importante no mezclar varios impuestos en uno, se debe diferenciar bien cada impuesto.
Cuando ya hemos calculado todo, solo nos queda hacer la suma para saber el total a pagar por el cliente. Por último podemos añadir alguna aclaración en texto si es necesario.
Podemos usar el Word
Como ves en un principio no hace falta Word para nada, pero si tenemos que añadir mucho texto lo que podemos hacer es realizar primero todos los cálculos en Excell. Guardar el documento Excell en formato Word, y una vez en Word completar la información.
