¿Cómo hacer facturas?

Una de las actividades que se realizan con mas frecuencia en el ámbito empresaria es la realización de facturas. En todas las empresas se deben hacer de manera periódica facturas, por lo tanto es de obligado conocimiento para cualquiera que quiera tener una actividad económica el saber hacer facturas.

A continuación verás como se pueden hacer facturas de un modo sencillo y efectivo.

¿Cómo hacer facturas?

Hacer una factura es algo muy sencillo. Pero para ello es necesario saber una serie de cosas.

En primer lugar debemos saber que datos son requeridos en una factura.

Información en factura

No todas la facturas son iguales, pero en general en cualquier factura deben aparecer los siguientes datos e información.

Información del vendedor

Datos del vendedor. La información que debe aportar el vendedor empieza por su denominación. El vendedor en caso de ser empresa debe presentar su Número de Identificación Fiscal (NIF). La denominación social que tenga la empresa, por ejemplo Carmelo S.A.. El domicilio en el que esté afincado la empresa, este domicilio en un principio deberá coincidir con su domicilio social, pero en caso de que la empresa tenga varios establecimientos el domicilio será el correspondiente a cada establecimiento. También es común aportar un número de teléfono, un número de FAX y un correo electrónico.

En caso de que se trate de un autónomo la información a aportar es la misma que en una empresa. En este caso lo único que cambia es que deberá poner su DNI en vez del NIF.

Información del comprador

Del comprador lo único que hay que poner de modo obligado es su nombre. Si es una persona física su nombre completo, y si es una persona jurídica el nombre de la sociedad. De modo complementario se podrá poner al igual que en el caso del comprador un correo electrónico, un número de teléfono y uno de FAX, aunque esto no es muy habitual.

Información del producto

El producto deberá quedar bien definido en la factura. La definición del producto debe ser escueta pero suficiente para diferenciarlo. En caso de que exista algún tipo de nomenclatura oficial para el producto esta deberá ser la utilizada en la descripción.

Además de una definición también se deberá aportar información relativa al precio unitario del producto. El precio sin impuestos añadidos. Y el número de unidades pedidas.

También deberá aparecer en la factura cualquier información relevante en cuanto al producto que sea extraordinaria.

Impuestos

Separadamente a los otros datos deberán aparecer en la factura los impuestos que graven la operación de compraventa. Lo habitual es que esos impuestos sean el IRPF y el IVA. Deberá aparecer el tipo de gravamen. Y la cuantía total a pagar por cada impuesto.

Otra información

En la factura también deberá aparecer el número de la misma. Podemos dividir las facturas en función de una serie de condiciones, por ejemplo el cliente en concreto o el tipo de producto. También debemos poner la fecha en la que se emite la factura y la fecha en la que se realiza la operación de compraventa.

Por útlimo también debe aparecer en la factura el monto total al que asciende la misma. Es decir, la cantidad total que el cliente va a tener que desembolsar.

Hacer la factura

Para hacer la factura debemos seleccionar un formato apto para ello. Si queremos hacer la factura nosotros mismos podemos utilizar Word, Excell o incluso Paypal. Aunque lo mas habitual y práctico es usar una plantilla predefinida

Recomiendo usar Excell ya que en una factura vamos a tener que hacer muchos cálculos y en Excell realizar cualquier cálculo es muy sencillo. Además en Excell se puede añadir el texto que sea necesario. En caso de que se necesite añadir mucho texto podemos utilizar Word pero solamente lo haría de manera subsidiaria.

Además otra de las ventajas que nos aporta Excell como programa para realizar facturas es que se puede pasar facilmente de un formato Excell a un formato Word o PDF. Por lo que no supone ningún problema pasar la factura luego a una impresora para sacarla en papel.

Factura en Excell

A continuación voy a explicar de un modo sencillo como se pueden hacer facturas usando Excell.

Antes de empezar a redactar la factura es importante que seleccionemos un formato tipo hoja DIN A 4.

Lo primero que tenemos que poner son los datos del vendedor y del comprador. A un lado de la hoja ponernos los datos del vendedor; nombre, teléfono… y a otro lado de la hoja los datos del comprador.

A continuación ponemos el número de la factura. La fecha de expedición y la fecha en la que se realice la operación

Después ponemos los datos de los productos. Una descripción breve, el precio y la cantidad total. Con estos datos podemos sacar el coste total sin impuestos.

Después debemos añadir los impuestos. Recuerda los impuestos deben estar separados unos con otros y debe aparecer tanto el tipo de gravamen como la cuantía total a pagar por cada impuesto.

Por último debemos poner el monto total de la factura y cualquier incidencia de importancia no reflejada anteriormente.

En la factura también podrán aparecer en caso de que los hubiera descuentos de compra.

Usar plantillas

Usar una plantilla es la manera mas sencilla de hacer una factura. En la red circulan cientos de modelos de facturas que podemos adaptar a nuestro caso particular. Utilizando plantillas ahorramos mucho tiempo .

Además existen muchas plantillas que están hechas en Excell o en Word. Esto quiere decir que podemos utilizar la plantilla como la base para la realización de nuestra factura y luego modificarla según sea nuestras necesidades en ese momento.

Vuelvo a repetir que lo mejor es usar plantillas de Excell por su sencillez a la hora de hacer operaciones matemáticas.

Tipos de facturas

No todas las facturas son iguales. A continuación veremos cada tipo y sus diferencias.

Factura ordinaria

Este tipo de factura es el mas habitual en la economía y el que con mas frecuencia se realiza. La factura que podemos hacer siguiendo los pasos e información dada en este artículo es una factura ordinaria.

Factura rectificativa

En una factura rectificativa lo que se realiza es una rectificación de una factura anterior. Los motivos que pueden generar una factura rectificativa son varios, pero el mas habitual es haber cometido un error en la realización de la factura original.

Una factura rectificativa contiene todos los datos de una factura ordinal. Pero además se debe añadir como información que se trata de una factura rectificativa, el motivo de la rectificación y la variación en el importe a facturar.

No se puede rectificar una factura si han pasado cuatro años desde su expedición.

Factura recapitulativa

Una factura recapitulativa es como una factura ordinal, solo que en este caso se juntan varias facturas ordinales en una.

Factura proforma

Este tipo de factura no tiene validez ni contable ni legal. Solo sirve para reflejar la existencia de una operación entre cliente vendedor en caso de que sea aceptada.

Factura electrónica

Es una factura igual que la ordinal, la única diferencia es que se envía vía telemática.

Factura simplificada

En una factura simplificada no aparecen todos los datos requeridos para una factura ordinal. Por ejemplo los datos del comprador en los tickets de compra.