Haz facturas profesionales para autónomos y microempresas

En el ámbito de la empresa se deben realizar una serie e trámites que permitan la correcta circulación de bienes y servicios. En el caso de las actividades de compra venta uno de los trámites que se han de realizar siempre y en todo momento es la realización de facturas. Esto es de obligatorio conocimiento si quieres ser autónomo o ser emprendedor

La legislación española obliga a que las actividades económicas dejen constancia y queden grabadas mediante la facturación. Todas las personas que desempeñen alguna actividad económica ya sea por cuenta propia o por cuenta ajena (en el caso de los encargados de facturar) deberían conocer esto. Todo el mundo está obligado a ello, incluso las empresas mas pequeñas y los autónomos

Por desgracia no todo el mundo sabe como hacer una factura de un modo correcto. Especialmente los que han comenzado y llevan poco tiempo en la actividad empresarial.

Los principiantes, personas que están empezando a trabajar o a emprender un negocio, no saben realizar estos trámites por falta de experiencia y conocimientos.

Por suerte hoy vamos a aprender a realizar facturas que sigan la normativa vigente, facturas profesionales que puedan ser válidas tanto para autónomos como para microempresas.

Haz facturas profesionales para autónomos y microempresas

Aunque este artículo va a estar centrado en explicar como realizar facturas para autónomos y microempresas, lo cierto es que la metodología y procedimientos para confeccionar una factura son similares en todos los niveles de actividades económicas. Es decir, lo dicho en este artículo podría valer también para aprender a facturar para grandes corporaciones.

Antes de comenzar a explicar como se debe realizar una factura debemos saber una serie de conceptos que nos van a ayudar a comprender todo el procedimiento.

Comenzamos con el mas obvio y necesario

¿Que es una factura?

Una factura no es mas que un documento contable en el cual quedan registrados todos los datos de importancia acerca de una transacción económica. Este documento se debe realizar por tanto cuando una empresa o empresario realiza una compra-venta de bienes o servicios.

En una factura aparecen entre otros datos:

• Fecha y hora.
• Valor de la transacción.
• Impuestos.
• Datos del artículo vendido o del servicio prestado.
• Información de la entidad emisora.
• Forma de pago y devolución.
• Descuentos en caso de que los hubiera.
• Destinatario de la factura.
• Número de factura

Estos son los datos mas importantes que deben aparecer en una factura. Aunque  no todas las facturas son iguales, en algunas puede haber mucha mas información de la que aquí se ha expuesto.

Actividades en las que se deba realizar factura

Esto lo he estado repitiendo en varias ocasiones durante la realización del artículo pero para que quede bien claro lo vuelvo a decir.

Todo los empresarios y profesionales por cuenta propia están obligados a expedir facturas por cada actividad de compra venta o cualquier otra transacción que tengan en el desarrollo de su actividad económica. Deberán además mantener en posesión las facturas que hayan emitido y también de las que sean receptores, a fin de llevar un correcto registro contable y fiscal.

Legislación

Casi toda la legislación que concierne al tema de las facturas está contenida en la el Real Decreto Ley 1619/2012. En el se legisla acerca de como se han de realizar las facturas y de otros detalles relacionados con las mismas.

Como hacer una factura

Vamos por fin al centro de la cuestión. Primero veamos en que formato se han de realizar las facturas.

Formato

En un principio el formato escogido puede ser cualquiera, mientras se puedan incorporar en el de manera clara los datos que se deben documentar en una factura. Por simplicidad muchas empresas tienen expendedores de facturas ya programados para resolver una facturación adaptada en cada momento con los datos necesarios, esto seguramente lo has visto en cualquier establecimiento como un supermercado. No es necesario poseer ninguno de estos dispositivos. Aunque.

Si vas a realizar muchas facturas con cierta frecuencia deberías hacerte con uno de estos. Normalmente van incorporados a cajeros aunque también hay opciones portátiles. También si vas a permitir el pago mediante tarjeta de crédito deberías saber que se incorpora uno de estos en el dispositivo que posibilita el pago mediante tarjeta.

Si vas a realizar pocas facturas no va a ser necesario.  De todas formas si las facturas las vas a hacer tu mismo el formato que te recomiendo es el siguiente.

Excell es una buena opción

Eso es, excell es una opción excelente para la realización de facturas profesionales. Gracias a Excell podrás llevar todas las cuentas de la factura de un modo sencillo y simple, además las opciones actuales de Excell permiten una gran personalización el lo que a documentos se refiere, permitiendo la introducción de textos, algo necesario para redactar una factura.

Por último debo informar de que ya existen muchas plantillas de Excell predefinidas y preparadas para funcionar como facturas por lo que gran parte del trabajo de hacer la factura ya está hecho.

Información en la factura

A continuación veremos que información y que datos se deben documentar en un factura. Debes prestar mucha atención en este apartado ya que es lo mas importante en cuanto a realizar una factura, y cualquier error puede tener consecuencias muy graves de cara al tratamiento con Hacienda y con el cliente.

Número de factura

Debemos numerar nuestras facturas. Podremos realizar divisiones en cuanto a facturas se refiere. Por ejemplo podemos realizar divisiones en distintos tipos tipos de facturas basándonos en lo siguiente:

• Clientes.
• Productos.
• Establecimientos

Por ejemplo si dividimos las facturas por clientes. Cada cliente nuevo debe tener una factura número uno, por cada factura consecutiva con el mismo cliente se debe sumar una mas. Si dividimos por establecimientos cada vez que vendamos en un determinado establecimiento la factura se realizará contando como una mas para ese establecimiento sin contar las de otros.

En este sentido es muy importante mantener un orden, y no cambiar el criterio escogido salvo que exista un motivo de peso para hacerlo.

Datos de vendedor y del cliente

Debemos aportar la información personal de nuestro cliente y la de nuestra empresa. En caso que seamos autónomos nuestros datos como autónomos. En la factura debe aparecer:

• DNI.
• NIF.
• Nombre y apellidos.

Fecha

Por supuesto en la factura también debe aparecer la fecha en la cual fue emitida. Incluso cuando se realizan facturas para ventas anticipadas.

También debe aparecer en que momento en el que se realizó la transacción, es decir, cuando se realizo la compraventa independientemente de cuando se emitió la factura.

Información del bien o servicio

En la factura debe aparecer claramente que producto se vende y cuales son sus características definitorias. También se debe hacer mención a cualquier tipo de circunstancia especial que afecte al producto, por ejemplo si sufre algún daño o no.

Debe aparecer el precio de venta sin contar impuestos del producto o servicio. Esto es crucial para calcular lo siguiente.

Impuestos

En la factura debe aparecer que impuestos afectan a la operación y que tipo impositivo es el que graba la transacción.

Normalmente serán dos los impuestos el IRPF y el IVA.

Total a pagar

Debe aparecer también una cuenta que refleje el total a pagar por parte del cliente. Contando tanto con el precio del bien o servicio sin impuestos, mas los impuestos añadidos.

Descuentos

En la factura podrán figurar descuentos realizados por el vendedor

Otras incidencias

En la factura deberá aparecer cualquier otra información que tenga relevancia en la operación.