¿Para qué sirve una factura proforma?

¿Te gustaría saber más información de los distintos documentos de los que necesitarás para llevar a cabo tu propio negocio? ¿Estás pensando en ser autónomo, pero no sabes los tipos de facturas que existen o para qué sirven cada una? En este artículo hablaremos de para qué sirve una factura proforma y qué ventajas puedes tener respecto a una normal. Si eres tú la persona que se encarga de la gestión del negocio, has de saber que documento es recomendable. En el transcurso de una actividad profesional y la comunicación de clientes se suelen dar varios escenarios con diferentes soluciones. Es por este motivo que es aconsejable conocer a la perfección el tipo de documentos del que disponemos y usaremos. A veces, mandamos documentos completos que son innecesarios, ya que con un documento más simplificado puede ser mucho más efectivo. Únicamente tenemos que enviar lo que el cliente nos pide.

Un error que podemos cometer es enviar demasiada información o un documento muy extenso. Sobrecargar de información al cliente le aleja de tomar una decisión, por los datos que ha de procesar. Un documento simple, con todo lo que necesita saber en ese momento la otra persona, será más que suficiente. Siempre hay tiempo de detallar cualquier dato o información que desee, pero es clave manejar los tiempos. Al margen de los documentos a elegir, debemos saber cómo hacer facturas. Tenemos una opción disponible en una plataforma de pago para hacer una factura en PayPal. Es una herramienta que se nos antoja muy útil, ya que nos clasifica estos documentos pudiendo crear plantillas. Además, tendremos las facturas emitidas guardadas y con fácil acceso a ellas. Solamente necesitaremos estar registrados en PayPal y adjuntar nuestros datos para la facturación. Una vez generadas, se pueden enviar por correo electrónico u otra cuenta.

Factura proforma y su utilidad

Una factura proforma se trata del documento para informar que usa el proveedor para detallar su oferta concreta al que compra. Los datos que contiene y el formato de este documento son idénticos a las de una factura común. La única diferencia con esta, es que la proforma no tiene validez contable, ni fiscal. Esto quiere decir que, al generar y enviar la factura proforma, no hay obligación para realizar el pago. No es vinculante, es meramente informativa. En la parte superior del documento aparecerá el nombre de ‘proforma’. Seguramente nos estaremos preguntando su utilidad. Si es un documento igual al de una factura normal, es difícil encontrar el sentido de su emisión. Sin embargo, hay una gran diferencia entre emitir una factura o hacer una factura proforma. A continuación, hablaremos de esas diferencias considerables y en qué situaciones es cada una la mejor opción.

Al ser empresario o trabajador autónomo, seguramente tendremos un cliente que nos pida este tipo de factura. En algún momento de la fase de compra, nos piden este documento relativo a una concreta transacción. Realmente lo que necesitamos es emitir el documento que equivaldría a la oferta comercial o al presupuesto pertinente. El objetivo es simplemente dotar a ese comprador de toda la información pertinente respecto a la transacción. Es de un uso masivo en comercio internacional. El motivo es que todas las partes involucradas son capaces de reunir todas las condiciones y términos de una operación en este documento. Se puede utilizar para obtener licencias para importación, enviar muestras comerciales o realizar operaciones con leasing.

También podemos darle uso para presentar un presupuesto de apariencia más oficial o solicitar cualquier subvención a la administración pública. Al mismo tiempo, nos permite enviar alguna muestra sin valor comercial o que la parte compradora pida financiación.

Requisitos para una factura proforma

Una vez que sabemos realmente qué es la factura proforma y para qué sirve, hemos de conocer los requisitos exigidos para emitir una. En cuanto a su formato, es el miso que el de la factura que todos conocemos, con los campos de la misma. Los requisitos que ha de tener son:

1. En la parte superior del documento, llamado encabezado, ha de aparecer proforma escrito. De esta manera, no hay lugar a confusión ni que la otra parte piense que realmente tiene la factura comercial.
2. La fecha en la que se emite ese documento.
3. Identificación del vendedor y sus datos, como los del cliente. Entre ellos; razón social, identificación fiscal, domicilio y nombre. Si es una transacción ubicada en la UE (Unión Europea), se habrá de incluir un número identificador fiscal comunitario.
4. Una descripción detallada de mercancía o servicio. Puede ser el peso, la cantidad de unidades o el volumen.
5. En cuanto a su precio, debemos indicar el total y unitario. También la divisa que se cotiza.
6. Gastos relacionados con el seguro y transporte.
7. Los impuestos que se aplicarán.
8. Condiciones de pago y entrega.
9. Referente a numeración, ha de guardar una diferencia con las facturas comerciales. No es obligatorio que esta lleve un número.
10. No es necesario que se firmen o sellen, si el cliente no lo expresa así.
11. Tenemos la opción de incluir el plazo para su validez. En ese lapso de tiempo seguirán vigentes esas condiciones redactadas.

Diferencias entre factura proforma y comercial

Como hemos señalado anteriormente, es trascendental tener claro la diferencia entre ambos documentos. Podría ser un error grave con consecuencias negativas si pasamos por alto estas características. Una factura comercial tiene validez y vinculación fiscal, contable y legal. Es ilegal modificar este documento sin hacerlo por el proceso creado mediante la legislación vigente. Con una factura rectificativa podremos anular o modificar la factura comercial. Su numeración ha de guardar una correlatividad, de lo contrario estaríamos en un problema a la hora de declaraciones.

Una factura proforma nunca puede sustituir a una comercial. Las proformas son como anticipos de la definitiva, o una especie de borrador. Si, una vez emitida la proforma, el cliente acepta esas condiciones y sus contenidos, podríamos enviar una ordinaria.
Aunque sea utilizada para enviar un presupuesto, no se le puede considerar así. En un presupuesto no está sujeto a condiciones, ya que siempre puede haber alteraciones que cambien el precio final, entre otras.

La proforma se encuentra entre una factura normal y un presupuesto. El motivo es que no es un documento definitivo, como una factura ordinaria, pero sí existe un compromiso. Ese acuerdo del vendedor con el que compra o contrata vincula y compromete a que se respeten esos precios y condiciones. Por ello, es como un presupuesto pero sin opción a cambiar. Además, a la persona que compra le sirve para ver el detalle de una transacción realizada.

Validez legal y modelos

No podemos utilizar este tipo de facturas para justificar un pago, no existe un compromiso definitivo con la persona que la emite. Dado su carácter no definitivo, no existe la posibilidad de que nosotros, como proveedor, podamos exigir el cumplimiento del acuerdo. Aunque si se debe cumplir con esas condiciones que se han especificado, en ese lapso de tiempo que se haya indicado en el documento.
En cuanto a nuestra contabilidad, carecen de toda validez. Al tratarse de un documento informativo, no cumplen la función de justificante. Igual repercusión tiene en el ámbito fiscal. Nuestra Agencia Tributaria no puede aceptar esa factura proforma catalogado como documento válido, si hubiera un requerimiento o inspección.

Al ser un empresario o trabajador autónomo, puede que te interese utilizar este tipo de facturas. En Internet, podemos encontrar una gran variedad de modelos que podemos elegir según nuestros criterios o necesidades. Como otra opción y herramienta, tenemos la posibilidad de acceder a estos documentos en varios idiomas y formatos. El Excel o Word son los más comunes y podremos hacernos con ejemplos reales de cualquier profesión que estemos interesados.

 

Consejos

Si bien la factura proforma es un documento muy útil, hemos de tener especial atención para no equivocarnos. Como ya sabemos, la apariencia a simple vista es idéntica. Únicamente se diferencia en que en la parte superior reza el nombre de proforma. Una de las medidas oportunas que desde aquí aconsejamos es separar estas diferentes facturas. Puede sonar muy obvio, pero sabemos que por falta de tiempo puede que, en un momento dado, se nos junten o las guardamos en el mismo sitio. Ya sea en una carpeta diferente en nuestro ordenador o, cuando las imprimimos, en diferentes cajones perfectamente identificados.

Para cumplir con nuestra responsabilidad financiera, hemos de tener los documentos oficiales de la empresa perfectamente ubicados. Periódicamente, es aconsejable revisar las carpetas de ese mes para comprobar que no haya ningún error. En su defecto, podemos tener a un empleado al cargo de esa tarea, o bien nuestro asesor. Otro punto a destacar es la revisión antes de mandar el documento al cliente. Tal y cómo sabemos, existe un compromiso de mantener esas condiciones en ese período de tiempo que hemos indicado. Por tanto, lo aconsejable es revisar que esté todo como queremos y que no haya ningún tipo de error en la redacción de la factura proforma. Una vez tengamos claro que la organización es trascendental, reduciremos los riesgos de errores en la gestión de documentos de empresa.