Línea de facturación – ¿Qué es?

¿Quieres ser o ya eres un autónomo o profesional con una actividad económica que estás desarrollando a un nivel profesional? ¿No estás seguros de cómo llevar la contabilidad de ese negocio o actividad y te preocupa facturar de manera errónea? En este artículo hablaremos de qué es la linea de facturación exactamente y para qué sirve concretamente en nuestras finanzas. Seguramente podamos imaginarnos de qué se trata este término financiero, pero debemos de conocerlo a la perfección para no errar. Con el objetivo de cumplir con nuestra responsabilidad financiera, es nuestro deber conocer o cumplir con los requisitos exigidos actualmente. No todos están al tanto o tienen la formación adecuada para llevar a cabo esos trámites que pueden ser complicados. Sin embargo, eso no es motivo para el incumplimiento de esa obligación, ya que tenemos otros medios para actuar correctamente. En las páginas oficiales del Gobierno encontraremos la información oportuna.

A lo largo de este texto hablaremos de otros conceptos parecidos o que pueden dar lugar a una confusión importante. Además, podrás encontrar información sobre los programas de facturación existentes. Con estas herramientas, conseguiremos una contabilidad perfectamente ordenada y actualizada. No es nada efectivo guardar información delicada en papeles, con el peligro que eso conlleva. Fácilmente, un documento físico se puede extraviar, perder o destruir sin que haya una solución al respecto. En cambio, al guardar toda la información en un programa o nube, tendremos acceso en todo momento a cualquier documento que podamos necesitar. Otra ventaja es que no hay riesgo de que se pierda esa información, ya que esta en ese programa al que podremos acceder desde cualquier dispositivo electrónico u ordenador. Es una manera de que puede un emprendedor llevar su contabilidad sin morir en ese intento. Y si tenemos un asesor contratado es una perfecta combinación.

Línea de facturación

Todas las facturas que hemos emitido desde una concreta actividad económica se encuentran en nuestra línea de facturación. Si una misma persona está desarrollando otra actividad económica al mismo tiempo, dispondrá de otra linea de facturación. Es la manera de diferenciar esas facturas emitidas de la actividad a la que corresponden. Hay varias empresas que ofrecen la organización o el control de las diferentes líneas de facturación que tenemos de manera online. En apenas dos minutos puedes crear la primera factura de tu negocio y enviarla.

Son muchos los autónomos profesionales que desarrollan varias actividades económicas. Lo que es importante tener en cuenta es que cada una de esas actividades tiene que disponer de su facturación independiente. No importa que sea la misma persona, ya que es otra actividad. El motivo es que una factura no puede interferir en la serie numérica de otra factura correspondiente a una distinta actividad. Por ese motivo, nuestra línea de facturación tiene su serie numérica personal, respetando la correlación.

Para diferencias esa línea de facturación de las otras, se utiliza la correspondiente serie numérica para cada una de ellas. Consciente de ello, nuestra Agencia Tributaria, nos da la posibilidad de tener distintas series para diferenciar la línea de facturación. Esta opción se encuentra reglada y vigente en la normativa para la facturación. Es muy importante no mezclar esas facturas, ya que estaremos enredando nuestra contabilidad. Tiene que haber una manera de diferenciar una factura que tenga origen de una actividad con la de otra. Un buen planteamiento es pensar que no somos la misma persona, sino tantas como profesiones tengamos. Dicho de otra forma, si trabajamos como contable pero también como escritor independiente, tenemos dos profesiones. Tendremos para cada actividad una línea de facturación, ya que somos dos personas; abogado y escritor.

Línea de facturación mediante programa para facturar

Gran cantidad de programas para la facturación nos habilitan plantillas de varios tipos de factura. Estos documentos nos dejan maniobra para la numeración flexible, utilizando letras, números y otros signos del teclado. Este tipo de numeración recibe el nombre de factura alfanumérica y nos da la posibilidad de ampliar las distintas combinaciones. De esta manera se puede diferenciar de una manera más clara una actividad de otra. También tenemos más posibilidades, si contamos con más de una actividad.

En el caso de que seas profesional autónomo y tengas varias actividades profesionales, puedes nombrar cada línea de facturación. En el caso de que tengas dos actividades, puedes usar A1 para la primera actividad y A2 para la segunda. De esta manera, estarán claramente diferenciadas. Por ejemplo, en esa línea de facturación A1, su serie empezaría de la siguiente manera: A1-19-0001. El 19 hace referencia al año fiscal y el 1 se corresponde a esa primera factura realizada de dicha serie. El cero o los varios ceros que podemos ver son espacios que se crean. El motivo es que si tenemos pensado hacer diez facturas, nos hará falta un cero de esos. El número de ceros depende de nuestras previsiones en cuanto a la emisión de facturas para esa actividad.

Como podemos apreciar, es un buen sistema para estar organizados en lo que a nuestra contabilidad se refiere. Con esta ayuda, la posibilidad de error o de usar una factura de otra actividad de disminuye considerablemente. En el caso de que tengamos una economía complicada o mucho volumen de trabajo, es probable que necesitemos a un asesor. Esto no quiere decir que no debamos seguir haciendo esto, o en su caso el profesional contratado. Cuanto más clara sean las finanzas, mejor va a ser la comunicación entre nuestro asesor y nosotros. Esto desemboca en una relación beneficiosa para ambos.

Línea de facturación y de factura

Es trascendental no caer en la confusión de mezclar estos dos conceptos. Una línea de factura explica o se refiere a un concepto que aparece en nuestra factura. Como podemos comprobar, tienen un nombre muy parecido, casi idéntico. Al margen del nombre, no tiene nada que ver una con la otra. Por esto, hemos de ser conscientes de las diferencias entre ambas y no mezclar conceptos.

Un servicio o producto determinado en una factura equivale a esa línea de factura. Por otro lado, una actividad económica desarrollada por un profesional corresponde a su línea de facturación totalmente independiente.

Esta línea de factura, exactamente, es esa parte de la plantilla de una factura en la que se puede ver esa descripción del servicio o producto. En muchos programas de facturación se puede realizar una factura profesional indicando cualquier concepto en dichas líneas. Es una tarea que se puede hace en apenas dos minutos. La finalidad de este tipo de líneas es señalar la sección correspondiente a esa descripción de nuestras operaciones. Estas siempre tienen que ir documentadas respetando nuestra normativa para facturar.

Como hemos aconsejado anteriormente, podemos contratar a un asesor o gestoría y que nos ayude a manejar el programa de facturación. Otorgándole un acceso privado para operar, nos liberamos de mucha carga de trabajo y le hacemos más fácil la tarea a él o ella. Ya no hará falta ir a su oficina para entregar o recoger ciertos documentos. Simplemente con un clic y en pocos minutos dispondremos o mandaremos esa información. Es un modo de trabajo muy efectivo que le permite al profesional atender a más asuntos y a nosotros estar en nuestro trabajo. Por si fuera poco, cada año se implementan nuevas mejoras y servicios más personalizados para el autónomo.

Línea de factura y detalles

En nuestra factura aparecerá esa línea de factura relacionada con un servicio o producto. Si en dicha factura hay más productos o servicios, tendremos que añadir una línea para cada uno de ellos. En el caso de que hagamos la factura para certificar un intercambio de tres productos, en esa factura aparecerán tres líneas. Cada línea en una factura tiene que estar formada por:

• Nombre del servicio o producto
• Descripción del servicio o producto
• La cantidad
• El precio por cada unidad
• Tipo del IVA, si es del 4%, 10% o el 21%.
• Tipo de la unidad. Esta información es opcional.

Toda esta información ha de constar en dicha línea. El fin de ello es que tengamos un servicio para el cliente totalmente transparente. Al mismo tiempo, lo tenemos documentado y registrado para nuestra Agencia Tributaria. Al usar el programa para facturar homólogo, veremos la información de manera automática. Es una manera de facilitar esa facturación y asegurar de que sea legal y correcta.

Hemos de ser conscientes de que ser autónomo y desarrollar una actividad profesional no sólo consta de ganar dinero. Principalmente, hay que estar dados de alta según lo establecido en la ley. Además, hemos de cumplir con toda la normativa y los procesos para facturar y declarar esos ingresos e impuestos. A no ser que tengamos una actividad con su economía sencilla y con poca facturación, necesitaremos ayuda. Cualquier servicio que contratemos y nos mejore nuestra contabilidad será una buena inversión. La figura del asesor es imprescindible en estas situaciones. Como opción, podemos tener un programa para facturar online que ayudará a ambas partes a conseguir el mismo objetivo. Además, con el tiempo, podemos ir aprendiendo y saber qué necesitamos en cada momento y qué trámites hay que realizar a lo largo de un año fiscal.