¿Cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad?

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Por  fin empiezas esa idea de negocio que tienes en mente desde hace meses. Tienes mucha ilusión y esperanzas puestas en ello y además estás dispuesto a dar el 100% en esfuerzo y dedicación. Aún no sabes muy bien como se debe comportar un empresario pero piensas aprender. Entonces te surge un problema. ¿Cómo puedo llevar la contabilidad de mi negocio?.

A continuación verás como puedes aprender a llevar la contabilidad de un proyecto de emprendimiento y que alternativas tienes para hacerlo.

Antes de continuar te recomiendo1 que veas este otro artículo sobre emprendedores

¿Cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad?

Para poder llevar la contabilidad de cualquier empresa o negocio lo primero que debemos saber es la teoría y la formación básica. 

Al igual que un médico no puede operar sin saber medicina, y un abogado no puede trabajar sin saber derecho. Una persona que quiera hacerse cargo de la contabilidad debe saber por lo menos un mínimo de teoría al respecto.

En este sentido la recomendación mas obvia es que comiences a estudiar desde ya. Lo óptimo sería comenzar una carrera universitaria o un grado formativo en administración. Pero seamos honestos, no simpre es fácil ni útil ponerse a estudiar en una institución formal y oficial como una universidad.

La manera mas práctica de abordar este problema es ser autodidacta. Es decir, aprender por uno mismo lo que nos haga falta para llevar la contabilidad de nuestro negocio.

Aprender de modo autodidacta

El mejor modo de abordar el problema que supone llevar la contabilidad.

Ser autodidacta tiene muchas ventajas.

Ventajas de ser autodidacta

Aprendemos al ritmo que mejor nos convenga, no tenemos porque correr prisas si no es necesario. Y en caso de que se necesite podemos dedicar mas tiempo a aprender aquello que nos hace falta para funcionar.

Elegimos solo el tema que verdaderamente nos hace falta. Si estás cursando estudios superiores seguro que te habrás quejado alguna vez de que en el temario de la carrera se incluyen muchos temas que realmente no te interesan o que nunca vas a utilizar. Esto es un problema general a cualquier estudio. Siempre suele haber un cierto número de contenido «paja». Es decir, materias sin importancia, pero que si tienen que ser estudiadas y aprobadas para conseguir la titulación.

Con el contenido paja perdemos tiempo que podríamos estar invirtiendo en otras cosas mas productivas. Si elegimos prepararnos de modo autodidacta toda la paja nos la saltamos y podemos ir directamente al material que nos interesa realmente.

Además aprendiendo de modo autodidacta no tenemos que hacer ningún tipo de examen o prueba. Esto puede parecer falta de preparación pero nada mas lejos de la realidad. Nuestra auténtica prueba aquí es una bien real y bien válida, tenemos que hacer bien el trabajo, en caso contrario perdemos dinero. Por lo tanto aprender de manera autodidacta es un buen método para conseguir experiencia de calidad.

Desventajas de ser autodidacta

Por desgracia ser autodidacta no siempre es bueno. También trae consigo una serie de desventajas respecto de una educación tradicional.

En primer lugar debemos de buscar nosotros mismos la información necesaria para aprender. En los estudios tradicionales normalmente nos dan facilidades para acceder a la información o directamente nos la dan en forma de apuntes o libros de texto. Con esto se ahorra mucho tiempo en buscar información. Por lo tanto no es recomendable ser autodidacta cuando se trata de aprender cosas muy concretas y específicas o que tienen un temario difícil de encontrar por cuenta ajena.

Debemos tener disciplina de trabajo. En los estudios tradicionales la fuerza de los exámenes y de otro tipo de pruebas obliga a los alumnos a trabajar y a estudiar el temario para aprobar. Por muy Vagos que sean deben estudiar si quieren pasar cada asignatura. Si somo autodidactas no tenemos ninguna obligación en este sentido. Todo lo que se nos puede pedir vendrá exigido por nosotros mismos. Si no eres una persona que tiene disciplina de trabajo no te recomiendo ser autodidacta.

En los estudios tradicionales tenemos un horario predefinido para asistir a las clases, por lo tanto la organización del tiempo suele estar bastante optimizada. Si somos autodidactas nosotros nos administramos el tiempo como queramos, lo cual es una ventaja pero también puede dar lugar a perdidas de tiempo innecesarias. En este sentido conviene hacerse un horario y cumplirlo a raja tabla para así no perder tiempo y ser lo mas productivos posibles.

Otro punto negativo de ser autodidacta es que no tenemos a nadie que nos explique el temario. En enseñanza tradicional siempre hay alguien que pueda resolver nuestras dudas acerca de la materia de estudio. Si aprendemos por nuestra cuenta no contamos con la ayuda de nadie. En este sentido te recomiendo que si eres una persona que le cuesta aprender o si tienes un temario demasiado complicado es mejor escoger una educación tradicional.

En este sentido te recomiendo que si quieres estudiar por este método curses Administración de Empresas.

Empezando a llevar la contabillidad

Una vez ya has obtenido los conocimientos mínimos sobre contabilidad que ya se han mencionado antes es el momento de ponerse a trabajar en ello.

En este apartado no te voy a dar una clase de contabilidad explicando como se ha de llevar las cuentas de un autónomo o de una empresa pequeña. Pero si puedo darte una serie de consejos:

  • Se meticuloso en el tratamiento contable. Lleva un orden fijado.
  • Ten constancia en el aprendizaje de la práctica contable. Es mejor hacer un poco cada día que darse «atracones»
  • Para las partes mas sencillas no solicites ayuda e intenta hacerlas tu mismo. Pero para lo mas complejo como las cuentas anuales solicita la ayuda de un consultor si es necesario.
  • Estate bien informado acerca de la última legislación contable.

Externalizar la contabilidad

Otra forma de que un emprendedor pueda llevar su propia contabilidad es solicitar los servicios de una agencia externa que se encargue de ello.

Podrás pensar que esto no es estar a cargo de la contabilidad pero nada mas lejos de la realidad. Este método de externalizar la contabilidad está muy extendido en el mundo empresarial. Casi todos los nuevos emprendedores y autónomos en algún momento han solicitado los servicios de una agencia fiscal o contable. O incluso de un freelancer

De hecho hay empresas que solamente se dedican a llevar la contabilidad de otras empresas.

Esto es un modo de desvincular el departamento contable de la administración. Aunque eso si, la organización que solicite los servicios de una agencia de contabilidad siempre va a necesitar algún responsable dentro de la organización que se encargue de gestionar la contabilidad junto con la agencia externa, a fin de cuentas la responsabilidad sobre los actos de la empresa no se puede externalizar totalmente.

Por lo tanto si eliges externalizar el tratamiento contable siendo autónomo aún así deberías saber un mínimo de contabilidad ya que en último grado tu serías responsable de cualquier error contable que se pudiera cometer.

Contratar a una empresa para que lleve la contabilidad no siempre es barato

Otro punto negativo de externalizar la contabilidad es el coste. Contratar los servicios de una empresa externa no siempre es barato, para grandes volumenes de negocio va a ser necesario pagar mucho dinero. En este sentido debes saber que si eres un autónomo que no tiene una gran actividad posiblemente te será muy barato contratar una empresa externa para llevar la contabilidad, pero si la situación es la contraria el coste tiende a aumentar en proporción.

Además tampoco tiene mucho sentido externalizar la contabilidad cuando la actividad es reducida, ya que la labor contable que conlleva un nivel bajo de negocio es pequeña y por tanto no se pierde apenas tiempo en ello.

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