La contabilidad es una de las partes mas importantes en cualquier empresa o negocio. Gracias a la contabilidad se puede ver reflejada de manera correcta la situación patrimonial de la organización. También, y no menos importante, se puede ver cual ha sido la evolución del patrimonio. Cómo ha subido o bajado el activo, la cuenta de resultados… En sus orígenes la contabilidad era una tarea muy complicada. Hacía falta tener una mente prodigiosa capaz de realizar muchos cálculos simultáneos.
Era necesario tener libros enormes llenos de apuntes sobre la situación contable. Hay que tener en cuenta que si bien hoy día los contables disponen de calculadoras y programas informáticos que les ayuden en esta actividad, en el pasado todo se hacía a mano.
Menudo trabajo, ¿te lo puedes imaginar?. En cambio, hoy en día gracias a las nuevas tecnologías es posible llevar la contabilidad de manera adecuada a través de programas informáticos e internet. Y es que las nuevas tecnologías de la información y la comunicación han cambiado el mundo el que vivimos hasta en los aspectos menos insospechados como es el caso de la contabilidad.
Este es precisamente el objeto de el artículo. Programas que sirvan para facturar y llevar la contabilidad de un negocio mediante el uso de las redes e internet.
Programa de facturación y contabilidad online
Si no estas familiarizado con el tema te preguntarás que es esto. Los programas de facturación y contabilidad online son herramientas de software que permiten realizar la contabilidad tradicional de en una empresa a través de internet. Normalmente estos programas ni siquiera necesitan descargarse y directamente funcionan en una página web vía streaming. El streaming no solo sirve para ver HBO, tiene otros muchos usos
Como podrás imaginar estos programas facilitan mucho el trabajo contable. Suponen toda una ayuda para cualquiera que quiera emprender un nuevo negocio o incluso para grandes corporaciones que quieran adaptarse a las nuevas tecnologías, aunque estas suelen tener programas hechos a medida dada la complejidad y envergadura de su apartado contable.
Estos programas informáticos son todo un alivio para los negocios online. De hecho el principal cliente de los creadores de software son negocios pensados para funcionar en internet como; tiendas online, empresas de servicios en la red…
Hay muchos donde elegir
Bien, ahora que ya sabes lo que es un programa de contabilidad online llega el turno de elegir uno. Aquí es donde tenemos el primer problema.
Internet tiene muchas ventajas. Una de estas ventajas es que no pone límites de ningún tipo para lanzar nuevas páginas web, contenido… Esto se traduce en que la red está plagada de cientos de contenidos similares.
En el tema que nos ocupa significa que hay muchos programas informáticos que circulan por la red dedicándose todos a lo mismo, la contabilidad. En cierto modo esto es bueno, porque quiere decir que tenemos mucho donde elegir y también porque hay mucha competencia que por lo general garantiza servicios mejores. Pero también es cierto que tanta variedad dificulta mucho la decisión a la hora de elegir uno de entre todos ellos.
Y es que literalmente hay cientos de programas que prácticamente hacen lo mismo que solo tienen pequeñas. Y luego también otros que son radicalmente diferentes entre ellos, están pensados para un tipo de empresas concreto… Por esto a continuación te voy a decir una serie de criterios que deberías tener en cuenta a la hora de elegir cualquier programa de contabilidad.
Criterios de selección
Como ya dije al comienzo del artículo la contabilidad es muy importante para una empresa. Por ello debemos seleccionar de un modo muy cuidadoso cual va a ser nuestro programa online para el área contable.
Conocer cual es tu negocio
Esto es lo primero que debemos de tener claro. Cuales son las características de tu negocio. Cada programa es distinto y no todos son igual de efectivos para el mismo tipo de empresa. No es lo mismo una multinacional que una microempresa por ejemplo. En este aspecto te debes fijar mucho en los siguientes detalles:
- Número de facturaciones mensuales.
- Cuantía media por facturación.
- Procedencia del cliente.
- Domicilio fiscal de la empresa.
- Sector en el que opera la empresa.
- Estructura patrimonial de la empresa.
Con todos estos detalles ya deberías hacerte una idea de que tipo de programa de contabilidad tu empresa va a necesitar.
Si por ejemplo tienes una empresa que se dedica a hacer servicios de consultoría a otras empresas, seguramente hagas pocas facturaciones pero estas serán de gran cuantía, también posiblemente tus clientes serán de tu propio país. En cambio si tienes una empresa que se dedica a vender bisutería barata seguramente tendrán muchos clientes que gasten poco dinero en cada facturación.
Además tus clientes podrán proceder de cualquier parte del mundo. Estos detalles afectan en gran medida a la decisión de elegir un programa de contabilidad u otro.
Conocimientos de contabilidad previos
Otro punto a tener en cuenta es el nivel de conocimientos de contabilidad propios. Con esto me refiero a que preparación se tiene sobre la práctica contable.
Activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos… En contabilidad hay muchos conceptos por conocer.
Si ya se sabe como funciona la materia previamente o en cambio esta es desconocida por el empresario. Entre todos los programas hay algunos que son mas apropiados para aquellos empresarios que no estén familiarizados con la práctica contable. Estos suelen tener un funcionamiento mucho mas intuitivo y simple, mas adaptado a alguien que no sepa. Estos programas son los mas apropiados para empresas pequeñas o microempresas por su simplicidad. Pero tienen una gran desventaja y es que cuando se trata de llevar empresas grandes suelen ser inefectivos. Esto es así porque al dar tanta sencillez restan de flexibilidad a los usuarios que pueden ver limitadas las opciones a la hora de trabajar en el área contable.
Por eso también hay otros programas mucho mas completos y complejos. Estos programas permiten llevar la contabilidad de la empresa con todas las opciones posibles que permite la legislación vigente. Por supuesto también son mas difíciles de usar. Por ello solo se recomiendan para usuarios expertos en la materia. Aunque debo decir en este punto que los programas complejos son casi una obligación para las grandes y medianas empresas. O en aquellas que por su naturaleza singular deban llevar una contabilidad mas compleja que lo habitual, como pudiera ser un fondo de inversión.
Conocimientos de informática
Esto es una obviedad. Aunque estemos tratando el tema de la contabilidad, al ser un programa informático también debemos ser conscientes del nivel de manejo de tecnologías que tengamos. Si eres hábil con las nuevas tecnologías y el tratamiento de software puedes usar cualquier programa que haya por la red.
En cambio si eres algo torpe con el ordenador deberías elegir un programa simple. Aunque de esto también depende del tipo de empresa que tengas como dije en el primer punto. Así que si tu empresa por sus circunstancias necesita de una programa complejo lo que deberías hacer es contratar un servicio externo de contabilidad.
O bien también podrías aprender cuanto antes a manejarte con un ordenador. Tu decides. En mi opinión si quieres ser un buen empresario deberías saber de contabilidad, pero también deberías saber usar las nuevas tecnologías.
Presupuesto
Factor limitante en todas las decisiones que se han de tomar en el ámbito empresarial. El presupuesto siempre ha de tenerse en cuenta, no puedes gastar mas de lo necesario. Por suerte en este aspecto tenemos a nuestra disposición muchos programas informáticos gratuitos que no supondrán coste alguno para la empresa.
Eso sí, como ya dice el viejo dicho a veces lo barato acaba saliendo caro. Así que en este aspecto no conviene que seas tacaño. Es mejor gastarse algo de dinero en un buen programa que no acabar lamentado tener el registro contable mal llevado. Como ya he dicho este aspecto es uno de los mas importantes para la empresa y debe trabajarse lo mejor posible.
Disponibilidad
Otro punto mas a tener en cuenta. Es muy importante que dada la condición de ser un programa online, este nos permite acceder en cualquier parte del mundo y momento. Queremos tener la información contable disponible siempre por si sucede cualquier imprevisto. En este aspecto deberíamos fijarnos en si el programa dispone una aplicación para android o si tiene algún tipo de limitación en cuanto al dispositivo en el que se use. También queremos tener la posibilidad de realizar ajustes contables en cualquier parte y momento. Así como la posibilidad de realizar facturas a clientes y proveedores en iguales condiciones.
Facturas
En este aspecto ningún programa debería fallar pero nunca está de mas recordarlo. Es esencial que el programa elegido te permite total libertad a la hora de confeccionar tus facturas. Deberías poder crear distintos tipos de facturas atendiendo a los servicios o productos diversos en los que tu empresa trabaje. También variará en función de los tipos impositivos correspondientes.
Programación
Este es un punto genuinamente exclusivo de los programas de contabilidad informáticos. Y es que te permiten programas tareas que se realizarán solas una vez las hayas programado. Para cualquier empresario esto constituye una gran ventaja. Pues libera al empresario de tener que realizar el personalmente las tareas que se programen. Además aumenta el volumen de trabajo de la empresa automáticamente. También permite realizar tareas que por pura logística (no estamos en el puesto de trabajo, no tenemos internet…) no se podrían hacer. Así que ya sabes comprueba que el programa que elegido permita la programación de tareas.
Prueba gratuita
Este es el último detalle en el que fijarse. Es verdaderamente útil que podamos probar primero una versión demostración del programa a utilizar, antes de que lo compremos. Con esta prueba podemos hacernos una idea totalmente realista de como va a funcionar el programa en nuestra empresa. De hecho te recomiendo que deseches los programas que no incluyan una versión prueba. Y por supuesto te recomiendo encarecidamente que utilices la prueba gratuita siempre.
Algunos ejemplos
Ahora que ya sabes cuales son los aspectos mas importantes a tener en cuenta cuando se elige un programa informático de contabilidad, llega el momento de que veas algunos ejemplos que te pueden servir para decidir cual es el mas conveniente.
El primero de estos ejemplos es la aplicación que pone a nuestra disposición infoautonomos. Esta aplicación, que por cierto es anunciante de la prestigiosa revista elEconomista, nos permite realizar todos los aspectos comentados durante este artículo, pero en su vertiente mas sencilla. Y es que está aplicación destaca por su sencillez. También hay que decir que está aplicación es de pago en dos modalidades, una normal por 6´99 euros sin inlcuir IVA, y otra premium por 9´99 euros sin IVA.
Ahora verás uno completamente gratuito en su versión mas básica. Selfconta, esta aplicación informática permite ver tus ingresos, gastos y tu facturación vía online, esto solamente en la versión gratuita. Luego tiene una versión de pago que por solo 9´99 euros al mes te permite contar con asistencia fiscal para el tratamiento de impuestos, y asistencia contable 365 días al año .
