Línea de factura – ¿Qué es?

En términos generales la línea de factura es la parte de una plantilla de factura que recoge la descripción de un producto o servicio en concreto. La plantilla o modelo de factura está conformado por distintas secciones.

Es decir, es la manera de señalar la sección referente a la descripción de las operaciones que han de estar siempre documentadas conforme a la normativa de facturación.

La normativa de facturación son todas las normas que regulan las obligaciones de empresarios, profesionales y autónomos de emitir facturas. Está establecida y bajo la supervisión de la Agencia Tributaria a través del Reglamento por el que se estipulan las obligaciones de facturación.

Otro concepto a conocer es el de facturación, el proceso por el que un trabajador autónomo o propietario de una sociedad ha de emitir facturas.

¿Cómo se determinan las líneas de facturas?

Una factura puede y debe estar compuesta de tantas líneas de factura como cantidad de productos o servicios se encuentren en la transacción. Si por ejemplo, se emite una factura para informar sobre el cambio de dos productos, en ésta figurará dos líneas de factura, una por cada artículo.

¿Qué debe incluir una línea de factura?

Cada línea de factura deberá incluir sin excepción alguna, la siguiente información:

• Nombre completo del producto o servicio;
• Descripción detallada del producto o servicio;
• Importe/precio por unidad;
• Cuantía;
• Tipo de unidad, aunque es opcional;
• Tipo de IVA (puede ser 4%, 10% o 21%).

Toda esta información debe estar contenida en la línea de factura para hacer más transparente el servicio al cliente y para tenerlo debidamente documentado de cara a la Agencia Tributaria. De esta forma, es posible evitar malentendidos.

En caso de utilizar algún programa de facturación homologable, te mostrará esta información por defecto, facilitando así una perfecta y legítima facturación.

Líneas de facturas vs líneas de facturación

Es muy importante que los siguientes conceptos con nombres prácticamente parecidos no se confundan ya que no significan lo mismo. Por un lado, líneas de facturas aquí explicadas y por otro lado, la línea de facturación.

Éstas últimas hacen alusión a una situación en la que un trabajador autónomo realiza distintas actividades económicas y ha de crear una línea de facturación por cada actividad.

Como hemos visto anteriormente, el primer concepto se limita única y exclusivamente al campo de la propia factura, específicamente a la de los artículos y/o servicios, mientras que la segunda, la línea de facturación, hace mención a las facturas emitidas para una actividad económica establecida. La finalidad es diferenciar esas actividades de otras desarrolladas por un mismo profesional.

De acuerdo a la normativa de facturación, las facturas de cada actividad realizada por un autónomo no pueden juntarse entre ellas. La Agencia Tributaria permite para ello crear varias series numéricas para cada línea de facturación. Esto permite diferenciarlas con más facilidad.

Si necesitas crear líneas de facturación, te recomendamos que lo hagas a través de alguno de los muchos programas de facturación que permiten establecerlas con una numeración flexible. En contabilidad esto se conoce como factura alfanumérica, aquellas que pueden expresarse con números, letras y otros signos.

Normativa de facturación: a quién afecta

Con respecto a la línea de factura, es imprescindible comprender a quién afecta y que regula la normativa de facturación. Afecta a todas las personas jurídicas y físicas que desarrollen una actividad empresarial y han de notificar sus operaciones a Hacienda.

Ya sean empresarios o profesionales autónomas, si entregan productos o prestan servicios a terceros, estarán afectados por esta normativa.

Esta norma regula varios aspectos, entre los que destacan:

• Quién está obligado a emitir facturas;
• Lo que debe contener un modelo de factura, ya sea completa o simplificada;
• Tipos de facturas y la información que debe mostrar;
• Forma de emisión de facturas electrónicas a las administraciones públicas;
• Plazo, idioma y moneda en el que se expiden las facturas;
• Forma de remitir las facturas a los clientes;
• Tiempo por el que se han de conservar las facturas y el soporte en cuestión.

Programas de facturación

La mayoría de los programas de facturación cumplen con la normativa de facturación española, pero debes asegurarte que las plantillas de factura contengan los siguientes campos para completar:

• Número de la factura y serie numérica;
• Fecha en la que se ha emitido la factura;
• Datos del emisor y destinatario de la factura como: nombre/razón social, NIF o CIF y dirección/domicilio. En el caso de las facturas simplificadas, no es obligatorio constar los datos del destinatario;
• Detalle y descripción de las operaciones/productos/servicios y precio por unidad antes de impuestos. Esto es lo que se conoce como base imponible;
• Tipo impositivo de IVA en caso de autónomos e IRPF acordado por la normativa (7%-15%);
• Cuota tributaria;
• Cuantía final a pagar.

Asimismo, estas plantillas de facturas han de disponer espacio para señalar cierta información especial:

• Facturación por el destinatario (cliente);
• Entregas intracomunitarias, es decir, dentro de la Unión Europea o exportaciones;
• Exención de IVA. En en caso, se ha de hacer alusión al precepto concreto de la ley de IVA;
• Regímenes especiales tales como el régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, así como el régimen especial de las agencias de viaje.

Cabe indicar que los programas/software de facturación han de estar capacitados para llevar a cabo la facturación de gastos relacionados con la actividad económica o el IVA deducible. A pesar de que éstos no están regulados por la Normativa de Facturación.