¿Cómo hacer facturas sin ser autónomo?
Mucha gente piensa que para poder hacer una factura se ha de ser autónomo o se debe estar en una empresa.
Esto no es cierto, la realidad es que cualquier persona puede hacer una factura si lo desea.
Antes de comenzar quiero que veas este artículo sobre como ser autónomo. Puede que si estas leyendo este artículo te plantees en el futuro o te estés planteando actualmente ser autónomo. En el caso de que quieras ser autónomo en el futuro debes saber que este artículo también te sirve. Hacer facturas es un procedimiento general a todo el mundo.
¿Cómo hacer facturas sin ser autónomo?
Para poder aprender a hacer facturas lo primero que debemos de saber para abordar este problema es conocer en que consisten las facturas.
Facturas definición
Una factura no es mas que un documento mercantil en el que quedan reflejadas las transacciones onerosas de bienes y de servicios.
Esto quiere decir que el motivo por el que se emite la factura debe ser una actividad económica o mercantil.
También es necesario explicar en que consiste el carácter oneroso. Onerosos se refiere a la transacción a cambio de algo con valor, generalmente dinero.
Las facturas tienen un valor como registro y de hecho sirven para que quede constancia de la actividad económica acaecida.
Procedimiento
Veamos pues cual es el proceso para hacer la factura.
Para poder ordenar correctamente el planteamiento veremos de manera separada las siguientes cuestiones:
- Información que debe aparecer en la factura,
- Métodos de realización.
- Errores comunes.
Comenzamos con la información que debe aparecer en la factura.
Información en la factura
Nombres de emisor y receptor
En una factura debe aparecer en primer lugar el nombre de la persona que emite la factura. Tanto si esta es persona física como jurídica.
Para poder cumplir con el punto anterior debes tener claro cual es la denominación social de tu negocio, en el caso de que seas una persona física que no es autónoma no te preocupes. Solo debes poner tu nombre personal.
Si fueras una persona jurídica o un autónomo además deberías añadir el NIF. Siendo persona física sin ser autónomo debes poner el DNI.
A continuación debe aparecer el nombre de la persona que recibe la factura o la parte receptora. El procedimiento es el mismo que para la parte emisora, diferenciando si se trata de persona física jurídica, autónomo…
Fecha lugar y número de factura
En la factura debe aparecer el lugar y la fecha en la que se realiza la factura. En cuanto a la fecha debe ser el momento en el que se hace la factura, no cuando nace la transacción. Esto quiere decir que si por ejemplo haces una venta por la mañana pero emites la factura por la tarde la fecha de la factura es por la tarde.
En cuanto a la localización. Siendo persona física y no autónomo es bien sencillo, basta con poner la localidad en la que residas.
También debe aparecer el número de la factura que estés emitiendo. En este sentido el número de factura se corresponde al número de facturas que hayas tenido con cada cliente, es decir hay una cuenta distinta por cada cliente.
Concepto e impuestos
En la factura deben aparecer los productos o servicios que estás vendiendo. También debe aparecer una breve descripción de los mismos a fin de poder diferenciarlos.
Por supuesto en la factura también debe aparecer el precio diferenciado de cada producto. La cantidad también debe figurar en la factura. Un punto importante al respecto de esto es que si el producto tiene una denominación estandarizada oficial por ejemplo SKU2000 basta con poner el nombre oficial del producto, de hecho es de facto obligatorio poner el nombre oficial del producto y no una nomenclatura nueva.
También es muy importante que aparezcan bien detallados en la factura todos los impuestos que gravan la operación de compra venta. Sin ser autónomo posiblemente no debas adjuntar ningún impuesto. Pero en caso de que si debas.
El impuesto debe aparecer diferenciado del producto y aparecer también diferenciado del importe correspondiente al impuesto, es decir, queda reflejado el coste con impuesto y con impuestos aparte.
Monto total y descuentos
Por último en la factura debe aparecer el monto total de la misma. Y, en caso de que los hubiera, los descuentos que se apliquen a la transacción.
Métodos de realización
Por lo general son dos los métodos mas usados para hacer facturas. El Excel y Paypal.
Comenzaremos viendo como poder hacer facturas usando el programa Excel.
Método Excel
Por si no lo sabes Excel es un excelente programa de cálculo que permite hacer operaciones con números de una manera muy sencilla. Además cuenta con algunas funciones de edición de texto e imagen y es por este motivo que resulta tan interesante para poder hacer facturas.
En primer lugar lo que tenemos que hacer es abrir una hoja en blanco y colocarla en tamaño folio DIN A 4 se pueden usar otros formatos de hoja pero de manera estandarizada este es el mas usado.
A continuación debemos poner los datos y la información que anteriormente se ha dicho. El orden es el mismo que el mostrado.
Primero los datos personales del receptor y el emisor de la factura, a continuación la fecha y la hora.
Los datos acerca de los productos cantidades precios impuestos y monto total es mejor ponerlos de tal modo que se vean diferenciados del resto de datos.
Una buena forma de diferenciar la información es crear un marco en el que se pueda ver claramente cuales son los datos diferenciados. Recuerda que en Excel se pueden añadir colores a las celdas y también se pueden crear marcos.
No te olvides de poner cual es el número de la factura que estés haciendo, esto es importante para poder diferenciar bien las facturas unas de otras.
Una vez hecho todo lo anterior ya puedes dar por finalizada la factura, solo queda guardar e imprimir en caso de que sea necesario.
Método Paypal
Esta conocida plataforma de pagos es una de las herramientas mas versatiles para ganar dinero online o hacer e-commercePaypal desde hace ya muchos años incluye una función que permite hacer facturas.
En el caso de hacer facturas por Paypal el proceso es aún mas sencillo si cabe que el procedimiento de Excel.
Paypal tiene unas plantillas preestablecidas para poder hacer las facturas. En las plantillas de Paypal aparece todos los campos que anteriormente se mencionaron; impuestos, productos, nombres…
Pero usar Paypal tiene un problema, y es que solo se puede usar para transacciones que tengan lugar en esta plataforma. Por lo que si quieres hacer una factura a cualquier otro comercio lo mejor es que uses Excel.
Errores
Como has podido ver hacer una factura es un procedimiento harto sencillo. Pero si que hay una serie de pequeños fallos que se suelen cometer.
Un error muy común es no poner bien descritos los productos o servicios que se venden, recuerda la nomenclatura oficial o en caso contrario una pequeña descripción.
Otro error común es poner mal la fecha y lugar.
Y por último un error común es confundir el número de factura, esto suele ser común en casos de tener muchos clientes. Si eres una persona física esto no suele ser habitual.
