Facturas profesionales para autónomos
¿Trabajas como autónomo o tienes una empresa y envías constantemente facturas a los clientes para las distintas operaciones comerciales? ¿Te gustaría saber más sobre la documentación pertinente que has de tratar en el desarrollo de la actividad y comercial? En este artículo hablaremos de facturas profesionales para autónomos y de todo lo que has de saber sobre ellas. Para empezar, aunque no debería ser necesario, definiremos qué es una factura. Se trata del documento con carácter mercantil en el que se añade la información relevante y correspondiente a una compra venta o transacción de servicios o bienes. Al redactar este tipo de documento, es necesario conocer su normativa aplicada por nuestro Reglamento para Facturación. En ella, se establece que Pymes y autónomos tienen la obligación de realizar la emisión de facturas con cada uno de los trabajos efectuados. Otro de los aspectos importantes a tratar es la presentación del documento.
Cuando hablamos de facturas, existen varios tipos que cumple determinadas funciones o son útiles para según qué momentos. El presupuesto, albarán, una factura proforma, entre otros, son opciones que nos ayudarán a cerrar una venta o dar al cliente la seguridad necesaria. También puede que nos interese saber cómo funcionan los procedimientos de impago de una factura, si no somos capaces de cobrar alguna venta realizada o servicio prestado. Además, es importante conocer cuáles son los impuestos y obligaciones de los autónomos para que cumplamos con nuestra responsabilidad financiera. Son aspectos de la contabilidad que, ya sea por nuestra cuenta o mediante un asesor, hemos de tener actualizados y correctamente ordenados. Existen muchas dudas y problemas en los distintos procedimientos sobre cómo almacenar las facturas profesionales o los diferentes programas para este cometido. Sin duda, los avances tecnológicos nos brindan grandes oportunidades que puedan transformar nuestros hábitos en el trabajo.
Facturas profesionales
Para empezar, hablaremos del sistema que ya conocemos y que hemos utilizado hasta ahora. Se trata de emitir la factura con el uso del papel y entregada en persona o por correo. En un inicio, eran documentos escritos a mano, que ahora se realiza mediante ordenador y se imprimía. Últimamente, se omitía este último paso, al poder enviar por correo electrónico este documento y llegar al instante. La mayoría de los negocios, sino todos, están informatizados y, por tanto, sus facturas son creadas a través de programas como Excel o Word, enviadas en formato PDF. Con estas herramientas, contamos con plantillas ya redactadas que nos ahorrarán mucho tiempo en estas transacciones. En estas plantillas, añadimos por defecto nuestros datos y, si tenemos al cliente en base de datos, se vuelvan en cuestión de segundos para completar dicho documento. Con esto, a parte de comodidad, disminuímos la posibilidad de error.
Otra opción que se recomienda activamente es el uso de otras soluciones para facturar ubicadas en nuestra nube. Están pensadas para las circunstancias y situaciones actuales de Pymes y autónomos. Esto nos permite contar con la aplicación para facturas profesionales que completen la contabilidad y cálculo de tributos. No solamente tiene estas ventajas, también es un sistema más seguro en cuanto a confidencialidad de los datos, pérdidas o errores en la redacción. El acceso es otro punto clave, ya que desde un dispositivo móvil conseguiremos cualquier documento enviado o recibido, independientemente del momento o lugar que nos encontremos. La comunicación con nuestro asesor experimenta una mejora sustancial, ya que le ahorramos un trabajo tedioso que le puede estar impidiendo enfocarse en aspectos más importantes de nuestra contabilidad.
Datos a incluir
– Número y serie, si corresponde. Numerar cada factura es imprescindible, ya que han de guardar una correlatividad entre sí. Es posible que pertenezcan a una serie diferente si se trata de más de un establecimiento, factura rectificativa u operaciones con otra naturaleza. Generalmente, la serie nueva corresponde al inicio del ejercicio.
– Fecha en la que se expide la factura.
– Nombre, apellidos, denominación social o razón completa. Se añade la información correspondiente al obligado y a la persona que se emite esa factura profesional.
– Número para identificación fiscal otorgado por nuestra Administración. Si se trata de una empresa extranjera, esa identificación aprobada por su país que ha utilizado para tal operación.
– Domicilio. Como con el nombre y apellidos, ha de constar tanto el domicilio del que expide el documento como el domicilio perteneciente a la parte destinataria.
– Describir las operaciones. Se comprueba la información necesaria para establecer una base imponible respecto al impuesto.
– Tipo de IVA. Si procediera, el recargo equivalente y porcentaje correspondiente a retención de IRPF.
– Cuota tributaria. Si es repercutida, se consiga de manera separada.
– Cantidad a abonar.
– Fecha de operaciones documentadas. Si recibimos el pago de maner anticipada, se especifica al ser una fecha diferente de la expedición.
Esta información es obligatoria para que sea una factura válida y vinculante relativa a la operación comercial efectuada. La presentación de una factura profesional depende de que esté completa y el diseño que elijamos.
