¿Cómo cambiar la serie numérica de las facturas?
¿Eres autónomo o tienes una empresa y te encargas de toda la gestión referente a contabilidad y facturación? ¿Estás un poco perdido en ciertos temas que tienen que ver con la documentación, su procedimiento y presentación formal? En este artículo hablaremos de cómo cambiar la serie numérica de las facturas y de todo lo que has de saber sobre este proceso. Cuando nos referimos a una factura para probar una relación comercial de esa transacción, hemos de poner bastante atención en los detalles.
Se trata del documento con más obligaciones en legalidad y fiscalidad para con Hacienda, al participar el comprador y vendedor en esa operación. Como la factura tiene dos interesados, ha de identificarse con un número concreto para que no haya ningún tipo de confusión y se localice fácilmente. Por este motivo es obligatorio que cada una de las facturas pertenezca a un serie y guarde correlatividad en el número respecto a las demás.
En cuanto a normativa vigente, no se ha estipulado ningún contenido o formato concreto para que las numeremos. Esto quiere decir que estas dos características del documento queda pendiente de nuestra decisión o preferencias. Sin embargo, como hemos señalado en el párrafo anterior, es obligatorio que este número y su respectiva serie numérica mantenga esa correlatividad, sin ningún salto. En otras palabras, si se comienza por una Factura numerada con el 1, la próxima que hagamos ha de tener el 2, y así de manera sucesiva.
Puede que también sea de tu interés saber cuáles son los impuestos y obligaciones de los autónomos o si vas a ser autónomo y no sabes cómo rellenar el modelo 037, informarte al respecto. Dentro del territorio nacional hay otra legislación especial, según circunstancias y características, por eso recomendamos conocer cómo he de facturar a las Islas Canarias, Ceuta y Melilla en el caso de desarrollemos alguna actividad comercial allí.
Serie numérica de factura
La correlatividad que hemos mencionado anteriormente ha de respetarse, como mínimo, hasta que termine el ejercicio fiscal y económico. Generalmente, este acontecimiento suele darse el último día del año. Después del día 31 del mes de diciembre podremos cambiar esta serie, no antes. Por lo tanto, queda descartado modificar la serie por plazos de tiempo o cualquier otro baremo que se nos ocurra, ya que está prohibido. En resumen, todo este año, al margen del día que se empiece la actividad, el número de nuestras facturas irá aumentando, manteniendo la serie y el formato.
Es decir, hasta el 31 de Diciembre debes ir incrementando el número de tus Facturas utilizando el mismo formato y serie. Aun así, es importante que sepamos que no tenemos obligación alguna para cambiar esta serie numérica al comienzo del nuevo ejercicio. Solamente aclaramos que, en caso de querer hacerlo o tomar la decisión, se podrá al cerrar dicho ejercicio e iniciar otro. Casi todos los negocios y autónomos aprovechan esta oportunidad para comenzar su nueva serie numérica, al permitirles estar mejor organizados. Separar de manera visual los documentos correspondientes a diferentes ejercicios es una gran decisión para tener todos nuestros datos localizados e identificados.
Desde aquí aconsejamos que se haga este cambio para separar los ejercicios y llevar nuestra contabilidad más clara. Esto nos ahorrará mucho tiempo y estrés cuando estemos en plazo para presentar cualquier documentación ante Hacienda. Si estimas que no es necesario o tienes dudas, únicamente hay dos opciones para elegir. Hacer el cambio o continuar sin modificación alguna tu serie numérica actual. Al final, se trata de la manera que tengamos para organizar y que más se amolde a nuestra forma de ver las cosas.
Consejos
Es posible que el número utilizado para las facturas sea el 1 más el año actual (1/2018). Únicamente, para llevar a cabo esta modificación que hemos decidido realizar, esperamos a que termine el ejercicio. Una vez llegue este momento, la primera factura podremos numerarla, por ejemplo, de la siguiente manera: 1/2019. No ha de ser así exactamente, pero es una manera por la que podemos optar. Esto varía dependiendo de tus circunstancias o tus gustos. Si nuestra actividad se desarrolla en más de un local o nos dedicamos a varias actividades, la serie numérica es distinta. Por lo tanto, tendremos más de una serie con diferente formato. Esta medida nos permite saber con ver sólo el número a qué actividad o local corresponde.
En el apartado de la facturación, durante los últimos años se ha experimentado un gran cambio y mejoras. Debido a los avances tecnológicos, podemos tener a nuestra disposición programas para contabilidad y facturar de manera muy cómoda e intuitiva. Gracias a estas herramientas informáticas podemos crear una factura en cuestión de segundos y se guarda automáticamente en nuestro fichero. Con el programa podemos crear varias plantillas en las que automáticamente se vuelcan nuestros datos, con el número de la factura correspondiente. Nuestra función es únicamente seleccionar la plantilla, seleccionar el cliente y clicar en enviar.
