¿Eres un trabajador autónomo o tienes una empresa y no consigues que el cliente proceda al pago de la factura? ¿Tras numerosos intentos de cobro de un importe al cliente y contactar con él sigue sin querer abonar ese importe? En este artículo hablaremos de cómo funcionan los procedimientos de impago de una factura, en el caso de que necesitemos. Lamentablemente, a lo largo de nuestra vida laboral, nos encontraremos en esta situación difícil de manejar y de conseguir algo. Como en todo sector comercial, siempre hay desacuerdos o incumplimientos de acuerdos anteriormente pactados que se rechazan en un futuro. A lo largo de este texto hablaremos de las posibilidades que tenemos y de lo aconsejable para lograr el objetivo. Dependiendo del importe que esté pendiente de cobro, podremos optar por una serie de decisiones u otra en nuestra comunicación. Ante todo, hemos de respetar la ley y sus pasos.
Procedimiento por impago de una factura
Esta situación nos deja varias alternativas que podemos sopesar, dependiendo de las circunstancias concretas de ambas partes. En este apartado, hablaremos de un procedimiento monitorio como alternativa final ante el impago de una factura.
– Procedimiento monitorio. Dicho procedimiento judicial tiene el objetivo de reclamar una deuda, al margen de la cantidad de la misma. Ha sido creado por nuestra Ley para Enjuiciamiento en el año 2.000 y es un proceso sencillo, eficaz y ágil. A su favor hemos de decir que, según expertos, tiene un alto porcentaje en cuanto a las gestiones de cobro y su éxito. Siendo considerado como un procedimiento fiable para empresas, comunidades de los propietarios y profesionales, estos pueden conseguir en poco tiempo su objetivo. Si queremos reclamar un crédito documentado, exigible y vencido (ha de reunir estos tres requisitos para este procedimiento), es una de las mejores opciones disponibles.
Un juicio monitorio se encuentra regulado desde el artículo 812 hasta el artículo 818 de la ley anteriormente citada. Basándonos en él, vamos a poder solicitar este proceso si deseamos reclamar un pago referente a un impago. Antes, deberemos de tener en nuestro poder los documentos que puedan acreditar la relación comercial y la deuda. Normalmente, con facturas, contratos, telegramas, albarán de entrega y otros documentos similares se consigue este paso. Con ello, vamos a presentar una petición inicial para el pago en un Juzgado que corresponderá al domicilio de la parte deudora.
Características del procedimiento
– El tipo de la deuda. Como sabemos, este procedimiento sirve para reclamar una deuda que sea dineraria, exigible, vencida y líquida. En otras palabras, lo que se puede exigir es el dinero en curso legal, ya sea una moneda internacional o nacional. El plazo para dicho pago ha de estar finalizado, verificando esta situación utilizando nuestra documentación pertinente.
– El importa para reclamar. En este caso, no existe ningún tipo de límite para iniciar el proceso de reclamación. Cualquier cantidad podrá ser exigida.
– Juzgado en competencia. Este Juzgado ha de pertenecer al domicilio de la parte deudora o en la ubicación en la que pueda ser localizado para el requerimiento del pago. En cada Juzgado Decano correspondiente a cualquier partido judicial disponemos de formularios o impresos para iniciar este proceso.
– Intervención del procurador y abogado. Para una petición inicial, no se necesita que intervenga un procurador y abogado, si la cantidad no supera los 2.000 euros. Para poder presentar dicha demanda, no es obligatoria una intervención del procurador ni abogado, al margen de la cantidad tratada.
Sin embargo, si la parte deudora niega la deuda, el juicio será ordinario o verbal. En este escenario, es obligatorio que intervenga el procurador y abogado si esa cantidad es de 2.000€.
Cuando se ha presentado esta petición inicial, habiendo oposición por la parte deudora, desembocará en un juicio ordinario cuando la cantidad supere los 6.000 euros. Aquí también es necesario que intervengan el procurador o abogado.
En el caso de que esa cifra no sea superior a los 6.000€ y sea remitida a un juicio verbal, intervendrán el procurador y abogado cuando estemos hablando de una cantidad superior a 2.000€.
Trámites, fases y tasas para el procedimiento monitorio
– La petición inicial. Comenzamos esta tramitación adjuntando un escrito complementado por los documentos acreditativos de la presente deuda. El Juez, cuando reciba esta petición, solicita a la parte deudora y reclamada que en el plazo no superior a 20 días, proceda al pago.
– Requerir el pago. Cuando el asignado secretario judicial hace dicho requerimiento a la parte deudora, se pueden dar tres escenarios:
- La deuda es pagada en su totalidad, finalizando así este proceso legal.
- La parte deudora muestra oposición. Depende de la cantidad para que este trámite continúe por un camino u otro. Si dicha deuda cantidad se encuentra entre los 2.000 euros y los 6.000 euros, pasaremos al juicio verbal.
- La parte deudora no comparece en los 20 días establecidos por el juez. El juez dicta e inicia la ejecución contra esa parte deudora para que se proceda a embargar el bien proporcional saldando así la deuda. Esta medida se ejecutará en el plazo de 5 años, incluyendo cualquier tipo de gasto derivado por esa reclamación.
– Tasas del procedimiento. En una petición inicial para un juicio monitorio no hay que pagar ningún tipo de tasa, si la cantidad no supera los 2.000 euros. Si se trata de una cantidad mayor, el proceso no es gratis. Se calculará teniendo en cuenta la deuda reclamada y la tarifa del profesional o profesionales que intervengan. A este importe se le suman tasas judiciales por 100 euros correspondiente a personas jurídicas. Este gasto se puede sumar a la presente deuda en un juicio posterior, si dicha parte deudora se opone a esta demanda. Cualquier pago referente a las tasas es efectuado de manera anticipada.
Vías informales
Cuando nos hemos cerciorado de que la factura no está abonada, hemos de tener en cuenta unos factores importantes respecto al cliente y a la factura. Ante todo, lo importante es manejar bien los tiempos y las formas en las que se va a proceder. No menos trascendental es el tipo de relación que tenemos con ese cliente. Por ello, hablaremos de las circunstancias o información para analizar.
– La relación establecida o por establecer con el cliente. No es lo mismo que sea un primer contacto con la parte deudora o que ya exista una relación comercial estable. No solamente hay que centrarse en cobrar la deuda, aunque sea el principal objetivo. Según como manejemos la situación, podemos ganar o perder un cliente para el futuro. Esto se traduce también en dinero, por lo que hay que sopesar y medir nuestras reacciones.
- Cliente nuevo. Si es la primera vez del cliente con nosotros, no hay mucha confianza. Esto quiere decir que la manera y la comunicación ha de ser formal, pero con un punto de cercanía. Es en los primeros contactos que vamos a marcar la postura adoptada y encaminamos el conflicto. A veces, por querer resolverlo de manera rápida o pensando sólo en el dinero, nuestro lenguaje es demasiado imperativo. Esto genera un rechazo en la persona para futuras compras.
- Cliente habitual. En este sentido, hay que tener cierto cuidado con que la confianza no gane terreno al compromiso. Muchas veces, se establece una relación de casi amistad con el cliente. Esto no quiere decir que existe menos compromiso, pero su presencia puede volverse más opaca. En este sentido, si existe una deuda, es más sencillo de solucionar. No hace falta iniciar ningún proceso, ya que existe cierto trato cordial o amistoso. Ya sea en persona o por teléfono, podemos preguntar por su situación y el motivo del impago. Al mismo tiempo, le ofreceremos alternativas cómodas, si lo creemos oportuno.
Opciones para el reclamo de la deuda
Un impago de una factura es un momento que, tarde o temprano, vamos a experimentar con algunos clientes. Antes de iniciar cualquier proceso legal, hemos de estar seguro que efectivamente la deuda se encuentra pendiente para su pago. Puede ser que, dependiendo de las entidades bancarias, la transferencia todavía no ha llegado, pero esté enviada. Hay muchas razones e infortunios por los que una deuda no aparece. Esto no quiere decir que no se vaya a pagar o, incluso, que esté iniciado el pago. Otro motivo puede ser que hemos enviado un documento erróneo. En ese caso, es necesario cerciorarse de saber cómo hacer facturas o conocer qué es la emisión de deuda.
Como consejo, es más efectivo y sutil ponerse primero en contacto con el cliente preguntando por la factura. Recordemos que no hay marcha atrás, una vez hemos iniciado ese proceso para exigir el pago. Para una comunicación fluida y un envío de documentos eficaz y rápido, podemos hacer una factura en PayPal.
En cuanto al reclamo, podemos optar por enviar una serie de cartas en función de las respuestas o falta de ellas.
- La primera ha de ser meramente informativa, habilitando una opción para el pago.
- La segunda carta es un recordatorio de la deuda y del impago de una factura, señalando las formas de pago disponibles.
- Si no hemos obtenido respuesta o satisfacción alguna, la tercera carta ya ha de ser más distante y formal.
