Factura recurrente – ¿Qué es?
¿Eres un trabajador autónomo, pero encuentras muchas dificultades a la hora de gestionar las finanzas y los cobros emitiendo facturas? ¿Te gustaría saber los diferentes modelos de documentos de los que puedes disponer y sus ventajas para facilitar las tareas? En este artículo hablaremos de qué es una factura recurrente exactamente y qué grandes ventajas te puede llegar a dar. Normalmente, las personas que están obligadas a emitir una factura por sus servicios o productos, solamente conocen la factura ordinaria. Hay más tipos de facturas que debemos conocer, ya que en el transcurso de su emisión, pueden pasar varias cosas. Además, se pueden dar varias situaciones en las que no son necesarias la emisión de la factura ordinaria al cliente. Como responsable de gestión de nuestra actividad, hemos de saber identificar todas las situaciones que se dan, tomando una decisión. Es algo que nos dará una ventaja en la gestión.
Como todos sabemos, la organización de todo tipo de documentos legales, puede llegar a darnos dolores de cabeza bastante intensos. Si hacemos un pequeño esfuerzo diario en formación y organización, veremos una mejora cuando llegue el momento de la declaración. En este caso, la factura recurrente, nos puede dar mucho juego y poner en una situación más cómoda para proceder. Siempre hemos de tener en cuenta que para cada problema, podemos encontrar una solución que nos servirá para evolucionar positivamente. A lo largo del texto también daremos varios consejos para que nuestra contabilidad no sea tan complicada para su control. Para la emisión de facturas, tenemos la obligación de saber cómo darse de alta como autónomo y cómo hacer facturas. A la hora de la facturación, podemos tener en cuenta diversos programas que nos van a ayudar en esta tarea. No olvidar la importancia de la figura de nuestro asesor.
Factura recurrente
Cabe la posibilidad de que no estemos al tanto de qué es una factura recurrente o de lo útil que nos puede llegar a ser. Para empezar, hemos de saber que una factura recurrente. En el caso de que vendamos un producto y emitamos la factura al cliente de una manera regular en el tiempo, podemos utilizar este tipo de facturas. Si el mismo día de todos los meses facturamos a esa persona, utilizaremos la opción para factura de manera recurrente. Es una solución increíblemente cómoda, en el caso de que no haya ningún tipo de modificación en los datos.
No tiene mucho sentido, con los actuales avances tecnológicos y herramientas, que hagamos la misma operación todos los meses. Puedo que no nos resulte excesivamente molesto, en el caso de que tengamos una, dos o pocas. Imaginemos que cada mes, afortunadamente, tenemos que enviar cien facturas. Esos documentos siempre son los mismos, el mismo día y para el mismo cliente. Seguramente estarías interesado en una alternativa que te libere de esta tediosa tarea. Puede que no sea gratis, pero si calculamos el tiempo invertido en estos trámites y cuánto dinero ganamos la hora, nos parecerá una excelente inversión. Al invertir ese tiempo en generar ingresos, saldremos ganando en todos los sentidos.
Programando este tipo de tareas, nos veremos liberados también para ocuparnos de otros asuntos más apremiantes que puedan requerir de nuestra atención. Muchos de los trabajadores autónomos aprovechan la noche en casa, quitando horas de sueño, para encargarse de este tipo de trámites. Ellos, con toda seguridad, preferirían dormir o dedicar a pasar ese preciado tiempo con su familia. Gracias a esta solución, se verán liberados para desconectar, aunque sea unas horas, del trabajo. La conciliación familiar, una utopía, parecerá menos si utilizamos una factura recurrente para la contabilidad.
Facturar de manera recurrente
En términos de envío y cobros de factura, estamos acostumbrados a hacerlo una por una. En el caso de que no tengamos ninguna persona que se encargue de estas gestionas, esa responsabilidad cae siempre en nosotros. Esto ha cambiado últimamente, ya que muchas empresas ofrecen el servicio de este tipo de facturación. No solamente esto, ya que elevaremos nuestra contabilidad a otro nivel totalmente superior. Un envío automático y programado para las facturas nos simplificará y acelerará todo el proceso. Desde enviar una factura hasta su último paso, el de cobrar dicho servicio o producto.
Todo buen autónomo de éxito y con experiencia sabe que una de los campos más importantes son las facturas. Este perfil de trabajador autónomo suele buscar alguna herramienta que le permita facturar de manera profesional y sencilla. Y, además, si consigue rapidez en el proceso, mejor que mejor. Existen plantillas para las facturas y varias empresas ofrecen hasta aplicaciones. Estas aplicaciones para dispositivos móviles permiten llevar un control máximo desde cualquier lugar. Al mismo tiempo, podrás programar y autorizar todas esas emisiones de facturas recurrentes.
Para disfrutar de todas estas ventajas, antes hemos de confirmar que necesitamos de una factura recurrente. Si se trata del mismo producto o servicio que es facturado al cliente de siempre se podrá hacer. Además, han de ser operaciones que se hagan el mismo día de cada mes, trimestre, etc. Por ejemplo, varios negocios necesitan de estas emisiones de facturas. Empresas del sector del marketing, servicios para el alquiler, mantenimiento de web o consultora, entre otras.
Motivos para recurrir a la factura recurrente
Como hemos señalado anteriormente, esta opción de facturación nos libera de muchas preocupaciones. Seguiremos teniendo la misma relación, o mejor, con los clientes, sin tener que hacer nada. Al tener disponible también la opción de programar el envío de mensajes, estaremos consiguiendo el kit completo. Procurar al cliente del producto o servicio, facturación y comunicación personalizada. Todo ello sin nosotros hacer nada.
Usando este eficiente sistema, nos podemos despedir prácticamente en su totalidad de esas tareas repetitivas. Quizás es uno de los aspectos que más desmoralizan a un trabajador autónomo. El trabajo en sí puede que sea más duro, pero estás consiguiendo unos beneficios directos. Sabiendo o esperando la llegada de ingresos de una manera directa, nuestra capacidad para sufrir aumenta. Sin embargo, en procesos necesarios, pero sin beneficio tangible, la tarea se hace mucho más dura.
Ahora que sabemos todas las ventajas de usar una factura recurrente, lo único que nos queda es elegir el programa o la empresa adecuada. Existen muchas aplicaciones y herramientas para la empresa, al margen de su complejidad y tamaño. Antes de contratar un servicio, hemos de poner en balance varios factores que resultan importante en la toma de decisiones. El precio, una de ellas, no debe ser definitivo. Puede que si optamos por la opción más barata, resulte la más cara. Con esto queremos decir que es un factor a tener en cuenta, pero no decidir únicamente en base a ello. Seguramente no queremos un servicio barato y con mal servicio. La mejor manera de decidir es saber qué servicios necesitamos y elegir la opción básica. Es en los servicios extras dónde sube el precio y no tiene sentido disponer de ellos si no lo necesitamos. Esta es una de las claves para hacer contratar de manera inteligente y que nos beneficie profesionalmente.
Consejos
Es posible que se nos venga a la cabeza la idea de no contratar este programa, ya que tenemos un asesor. Sin embargo, la figura del asesor es imprescindible para ciertos autónomos. Sería muy conveniente liberar a este profesional de un trabajo que se puede hacer fácilmente por otras vías. De esta manera, nuestro asesor quedaría liberado para lo que realmente importa; ayudarnos con nuestra contabilidad.
Uno de los quebraderos de cabeza más temidos es saber cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad. Tenemos la figura del asesor, programas de facturación y varios modelos de factura según nuestras necesidades. Con esto debería ser suficiente, si hacemos las cosas correctamente. Por otro lado, no es menos cierto que algunos trabajadores autónomos no pueden permitirse un gasto extra como el de un programa o un profesional.
En el caso de que, por nuestra actividad profesional o recursos, no podamos hacer frente a ninguna contratación externa, dependerá enteramente de nosotros. Hemos de decir que estas no son las condiciones adecuadas para trabajar como autónomo. Si nuestro negocio no nos da para una contratación del asesor, por ejemplo, es que no merece la pena seguir con la actividad. Puede que otra razón sea nuestra mala gestión del efectivo de caja.
Hemos de ver a la figura de un asesor como una indispensable inversión. A menos que contemos con el tiempo y los conocimientos necesarios, deberemos de solicitar los servicios de un profesional. Es posible que nos «duela» pagar todos los meses a esta persona, pero sin él no podemos seguir con la actividad en condiciones. Es una inversión que hemos de asumir, a no ser que nuestra contabilidad sea muy simple y tranquila. En caso contrario, y sin ninguna ayuda, nos veremos obligados a elegir dónde invertir nuestro tiempo; generando ingresos o en la contabilidad. Puede que intentemos las dos a la vez y seguramente lo consigamos, pero con una baja calidad en ambos apartados. Hemos de pensar como hombres de negocios y pensar siempre en hacer las cosas bien.
