Factura rectificativa – ¿Qué es una factura rectificativa?

¿Te ha pasado que a la hora de enviar una factura, la has revisado después y has detectado un error? ¿Quieres saber con qué documento concreto puedes deshacer este descuido que has tenido con el cliente y enmendar el error? En este artículo hablaremos de qué es una factura rectificativa y qué uso le podemos dar para que nos beneficie. Es completamente normal que, tarde o temprano, tengamos un error a la hora de emitir una factura a un cliente. Eso no es tan mala señal como parece, ya que podría ser porque enviamos muchas facturas y distintas a compradores. Es una buena señal, ya que tendremos una clientela y nos estaremos asegurando una determinada facturación, pero hemos de fijarnos. Aún pudiendo asumir la posibilidad de equivocarse en estos documentos, es una fase de la venta absolutamente importante y comprometedora. Dicho esto, hemos de saber que podemos corregir nuestro descuido.

Mucha gente que tiene un negocio nunca se ha puesto en la situación de haber enviado una factura con errores. En este escenario hay dos opciones; darnos cuenta del error o no. En el caso de que nos demos cuenta, no está todo perdido ya que podemos hacer dicha factura rectificativa. Este documento legal, como su nombre nos puede sugerir, sirve para rectificar una factura con algún error, ya sea que necesite ser modificado o ampliado con relación a la factura original. Puede que la decisión más coherente que nos pueda parecer y el primer pensamiento sea corregir esa primera factura. Esta no sería la opción correcta, ya que habría que crear otra nueva, corrigiendo la anterior. A lo largo de este artículo hablaremos de las posibles causas de emitir una factura con datos a corregir, así como qué hacer en dichos casos. Ante todo, tiene una solución bastante sencilla.

La factura rectificativa

Hay varios factures muy comunes en los «descuidos» a la hora de enviar una factura. Si es un hecho que nos ocurre a menudo, hay que poner especial atención y revisar antes de enviar, además de hacer este paso. Sin embargo, si nos ha pasado de manera aislada, no debemos preocuparnos en exceso. Solamente corregir el error y tratar de evitarlo en el futuro. Los motivos por los que hemos de hacer una factura rectificativa son:

• Redactar mal algún dato profesional relacionado con la factura
• Un error de cálculo cuando hacemos la operación para saber qué importes expuestos se corresponden
• El IVA que tiene asignado ese producto o servicio, o puede que también calculemos mal la cuota
• Falta de información trascendental en la factura

Si nos hemos equivocado a la hora de poner el importe, es aconsejable y crucial modificar ese descuido antes de que pasen cuatro años. En esa factura que nos vale para rectificar, incluiremos, de manera exclusiva, el importe correspondiente a la modificación. Pudiendo ser este negativo o positivo. Tanto la factura inicial como la que la rectifica son válidas. Si emitimos la factura para rectificar con la totalidad de los datos redactados correctamente, se sobreentiende que esa factura es una sustitución de la original, anulando a esta última. También se puede emitir una factura rectificativa que haga referencia a varias facturas erróneas. En este caso, hemos de identificar cada una de las facturas a modificar.

Como podemos comprobar, no es un problema que no tenga solución. Por ello, hemos de mantener la calma y concienciarnos para que no se vuelva a repetir. Lo ideal es no caer en este descuido nunca, pero eso es algo que parece inevitable. Es parte de un proceso y está dentro de las probabilidades que nos puede tocar.

La factura rectificativa y composición

Para hacer este tipo de facturas de la manera adecuada, hemos de tener en cuenta que debemos incluir:

 

1. Todos los datos con los que se pueda localizar e identificar a la factura que se está corrigiendo, como la fecha y el número
2. El motivo para hacer esta factura y, en referencia a la rectificación que queremos efectuar, el detalle
3. Dejar de una manera clara e inequívoca que el tipo de factura que es
4. Su numeración es diferente en comparación con la original

Debemos tomar precauciones, más aún si se trata de una factura rectificativa negativa. Cuando existe una devolución del producto o servicio y la factura está emitida, se puede hacer esa factura negativa para rectificar este movimiento. Pero hemos de saber cómo hacerla exactamente, ya que la agencia tributaria puede rechazarla, dependiendo de si es un servicio o bien material. Esto tiene un sentido, ya que en el caso del bien material es algo tangible y fácil de demostrar. En este caso, no tendremos ningún problema. En el caso de que se anulen los servicios prestados y emitamos dicha factura, puede que tengamos problemas para justificar con credibilidad ante Hacienda.

La importancia del IVA

Una táctica empleada por ciertos profesionales en régimen de autónomo es beneficiarse de este tipo de facturas. En un trimestre, si creen que no pueden enfrentar los pagos que conlleva la declaración oportuna, emiten estas facturas después de haber negociado con los clientes. De esta manera, se pospone el pago a otro trimestre y salen del apuro.

Cuando las cuotas que se repercuten del IVA han sido calculadas de manera incorrecta, se ha de emitir esa factura para modificar el IVA. En el caso de que hayamos emitido esas facturas, declarando y pagando el IVA, pero no las hayamos cobrado, podemos hacer rectificarlas, recuperando así el IVA. Se modifica así esa base imponible perteneciente a la factura original y se anula esa cuota que se ha repercutido.

Pasos para emitir la factura rectificativa

Es un proceso muy sencillo en el que solamente tendremos que tener un par de cosas claras.

 

• Tenemos como margen de maniobra un mes en el que podemos hacer la emisión de esa factura rectificativa
• Cuando hayamos hecho el primer paso, tendremos otro mes de plazo, desde su emisión, para comunicar mediante un escrito dirigido a la Agencia Tributaria. En dicho escrito haremos constar que hemos modificado esa base imponible, anulando la cuota que se tenía que repercutir en su factura inicial. Como prueba, adjuntaremos una copia de dicha factura inicial más la rectificativa. También deberemos acreditar que el cliente está en una situación de quiebra o bien de concurso de acreedores. Recordemos que es nuestra responsabilidad financiera estar al día y seguir los pasos establecidos por ley.

Consejos

Puede que te interese saber cómo hacer facturas, si no sabes o no estás muy seguro del proceso. También tienes como opción poder hacer una factura en PayPal, que nos facilita la labor pudiendo crear plantillas. Aunque no lo hagamos mediante esta plataforma de pago, es conveniente tener plantillas para cada tipo de factura que emitimos. De esta manera, evitamos o disminuimos la posibilidad de que haya algún tipo de error en estos documentos. Puesto que no somos máquinas, es totalmente normal que de muchas facturas, alguna tenga que ser modificada posteriormente. Es justamente por eso que dicha situación está perfectamente contemplada y dispone de un proceso para enmendar.

Si tienes un negocio que te ocupa mucho tiempo o no quieres tener que preocuparte de cada factura que envíes, tienes la opción de contratar a un gestor o administrativo. Este profesional te ayudará y revisará la contabilidad de tu negocio.