Factura – ¿Qué es una factura?

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¿Estás pensando desarrollar una carrera profesional como autónomo o, tal vez, crear tu propia empresa y gestionar el negocio personalmente? ¿Te preocupa enormemente el aspecto contable que se ha de llevar en ambas opciones y no sabrías gestionar tus finanzas? En este caso, seguramente te interesará el artículo ya que hablaremos de qué es una factura exactamente y cómo gestionarla. A la mayoría de las personas que deciden por emprender y ser su propio jefe les suele surgir estas dudas. No todo el mundo tiene una carrera o una preparación profesional que le permite gestionar sus finanzas laborales sin ayuda. Si eres una de esas personas, que no tiene conocimientos medios o avanzados de contabilidad, es importante encontrar una solución. Un error muy común es enfocarse sólo en que nuestra idea funcione y generar los ingresos que hemos estado buscando. Es una parte vital, pero también la gestión del negocio.

Para cumplir con nuestra responsabilidad financiera, y no tener problemas legales, antes hemos de saber cuáles son todas nuestras obligaciones. El desconocimiento no es una circunstancia que nos exime de hacernos cargo de ellas, ya que nuestro deber es saberlo. O por lo menos encargarnos de ellas, ya sea de manera directa o indirecta, por medio de un profesional preparado. Puede que necesitemos ser autónomo, entonces lo primero que debemos hacer es registrarnos. Para ello, es importante saber cómo darse de alta como autónomo. Una vez estemos dados de alta, hemos de darnos también de alta en hacienda. Con eso, ya estaremos preparados para hacer una factura. Es importante, ya que nos permite empezar a poder generar ingresos y que nuestro negocio o actividad comience a andar. A la hora de hacer la factura, es trascendental que la hagamos de la manera adecuada y sin ningún error en los datos.

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Qué es una factura

Una factura, como es posible que sepamos, es el documento de carácter comercial que nos indica una compraventa de un servicio o bien. Es fiscal y legalmente vinculable. Este documento mercantil, al hacer constar la transacción concreta del servicio o bien, ha de tener toda información relevante a la operación. Es decir, los datos completos del que emite la factura y los datos del cliente. Una factura ya emitida es como si nos acreditaran para cobrar la transferencia acordada anteriormente en referencia al servicio o producto, una vez hecha la adquisición.

Un punto clave es saber si estamos obligados a emitir facturas. Si eres autónomo o tienes una empresa, obviamente tienes la obligación de emitir dichas facturas por cada venta o servicio. No puede quedar ningún movimiento sin registrar, de lo contrario no estaríamos cumpliendo la legislación vigente. En el caso de que sea un anticipo, sin contar una venta intracomunitaria referente a un bien exento, también deberíamos hacer factura. Para dejarlo más claro, a continuación aclararemos los casos en los que sí hemos de emitir la factura:

  • Si se trata de un cliente que es autónomo o un empresario.
  • Al exportar bienes exentos del IVA (no cuenta las tiendas que estén libres de impuestos).
  • Si nuestro cliente es un particular, pero nos pide esa factura para cualquier objetivo o fin tributario.
  • Una operación intracomunitaria
  • Si es una venta que se ha realizado a distancia y para la venta sujeta a los impuestos especiales.
  • Cuando es una venta referente a instalación o montaje de bienes, antes de estar disponible en territorio para aplicar ese impuesto.
  • Si nuestro cliente es una persona jurídica (sin ser autónomo o empresario, aquí se emitirá la factura electrónica) o la administración pública.

El que emite la factura ha de guardar en todas las ocasiones una copia de esa factura y enviarle al cliente otra.

Contenido obligatorio de la factura

Cualquier contenido que pertenezca a la plantilla de una factura está prefijado y condicionado por la existente normativa para la facturación. Dicho contenido tiene un obligado cumplimiento para la persona que deba hacer la factura con el fin de justificar una transacción de un servicio o bien. Al margen de la intención, la omisión de cualquiera de los contenidos obligatorios puede desembocar en la anulación o la no validez del documento en lo que respecta a nuestra Agencia Tributaria. Este organismo público es quién supervisa todo, para hacer cumplir dicha normativa.

Tenemos la obligación de hacer una factura con el fin de que se deje una constancia. Así, se podrá comprobar que esa operación comercial ha existido y se ha hecho. Hacer esa transacción sin emitir una factura está tipificado como delito tributario grave. En consecuencia, está perseguido y castigado por la autoridad fiscal del país.

Es una costumbre, que muchos piensan que ya forma parte de nuestra cultura, el no constar algunas operaciones. La finalidad es pagar menos impuestos, ya que si cobramos por un servicio o producto sin facturar, nos evitamos pagar los impuestos. En estos casos, suele existir una cierta complicidad entre el autónomo o empresario y el cliente. Este último también se beneficia, ya que se le cobra menos al no tener que declarar una parte a hacienda. Esto genera una economía paralela que repercute en los recursos de un país. Si los impuestos están bien administrados y se usan para lo que deberían, gracias a ellos gozaremos de una sanidad y educación pública de calidad. En los últimos años hemos visto casos de empresarios con una gran influencia en el país que han intentado y conseguido no pagar impuestos. Estos casos son los que «matan» a una sociedad, ya que dan mal ejemplo y los recursos se ven disminuidos en gran parte.

Información que necesitamos para una factura

Como hemos señalado anteriormente, una factura ha de estar correctamente redactada y completada. En este apartado hablaremos de los datos que hemos de escribir para que el documento tenga validez.

  • El número de esa factura. Ha de ser correlativo respecto a nuestra serie numérica. Esto es importante, ya que no puede faltar ninguna factura ni haber saltos de números entre una y otra.
  • La razón social o el nombre, tanto del vendedor como del comprador. Al margen de que trate de persona física o empresa.
  • El NIF (número identificación fiscal) del vendedor y comprador, además de la dirección fiscal.
  • La fecha en la que se expide ese documento.
  • La fecha de las operaciones, en los casos de que no coincida con la fecha en la que se expidió la factura.
  • Una descripción o detallar el servicio o bien.
  • Precio por cada unidad y el precio que tiene antes de cualquier impuesto de cada bien o servicio.
  • Si ha habido un anticipo o se ha establecido un descuento, hemos de señalar.
  • Los impuestos y el tipo que se aplica (IVA), y el IRPF.
  • Cuota de tributación.
  • Importe total.
  • En caso de que la factura se encuentre exenta respecto al IVA, ha de constar. Lo haremos haciendo referencia a la legislación del IVA y al artículo que nos acogemos para que quede exenta.
  • Si es una facturación por inversión de sujeto pasivo o destinatario, se mencionará.
  • Al pertenecer a un régimen especial, ya sea agencia de viaje o bienes usados, se consignará en esa factura.

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Los tipos de facturas

Nos podemos encontrar, principalmente, dos modalidades de factura que son una factura completa y otra simplificada. En el caso de la factura completa, hemos explicado y detallado su contenido en el texto anterior.
Factura simplificada: En este tipo de factura, esos contenidos son idénticos, con excepción de:

  • En una factura que es simplificada no están incluidos los datos correspondientes al cliente
  • Se puede señalar el IVA sin que haga falta desglosarlo e incluirlo en el importe final. Aunque se debe seguir detallando qué tipo de IVA es.

Los autónomos o empresarios que tengan la autorización del Departamento encargado de la Gestión Tributaria (DGT) podrán emitir este tipo de facturas. Aunque se podrá hacer una factura simplificado también si:

  • El importe correspondiente a esa factura no sea superior a la cantidad de 400 euros, con el IVA incluido.
  • Para la emisión de una factura rectificativa.
  • En operaciones concretas, no superiores a la cantidad de 3.000 euros, con el IVA incluido. En esas transacciones, el reglamento respecto a facturación que estaba vigente concedía esa expedición de un ticket.

Estos dos tipos de facturación son los más comunes, pero existen más. Las siguientes facturas son menos comunes y se usarán para casos específicos o necesidades propias:

  • Factura rectificativa. Este tipo de documento nos sirve para anular, modificar o abonar una factura que ya se ha emitido.
  • Factura electrónica. Orientada a las ventas de bienes o servicios para la Administración pública.
  • Factura proforma. La diferencia de este documento con una factura normal (completa o simplificada) carece de toda validez fiscal.
  • Duplicado de una factura. Hemos de tener cuidado para no confundirla con una copa de la factura, ya que tiene idéntico valor respecto a una factura original.
  • Factura recapitulativa. Su función es recoger en un sólo documento las facturas que se han enviado a un cliente, en un determinado periodo de tiempo.

 

Una vez sepamos cómo hacer facturas, solamente nos quedará cuidar de nuestro negocio y mantener al día nuestra contabilidad.

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