¿Estás al cargo de una empresa o tienes pensado crear una y emprender un nuevo negocio para cumplir tus sueños? ¿Es una gran preocupación la gestión de la contabilidad empresarial y las repercusiones que pueden tener en el actual funcionamiento? No hay por qué preocuparse, ya que existen técnicas muy avanzadas y sencillas de manejar. En este artículo, hablaremos de qué es una partida doble exactamente, de qué trata y cuáles son las ventajas de su uso.
Los avances tecnológicos ha tenido, tienen y tendrán un gran impacto en nuestra sociedad, a todos los niveles. En lo que a nosotros nos incumbe, en el apartado contable, también se ha experimentado una mejora notable. Existen programas y herramientas que nos permiten controlar hasta el más mínimo detalle, desde cualquier parte del mundo. Algunas opciones nos pueden parecer que no son asequibles por el precio, pero si hacemos cálculos, son muy rentables.
Siempre es una buena inversión destinar parte de nuestros beneficios a mejorar, de manera interna, nuestra organización. Aunque suponga una cantidad importante, a medio y largo plazo veremos los gastos reducidos. Por lo tanto, si tenemos visión y elegimos bien la herramienta, nuestro negocio puede experimentar una increíble mejora. No solamente ahorramos costos en el funcionamiento, sino también en la fluidez.
Como todos sabemos, el tiempo se traduce en dinero. Si hacemos una operación en menos tiempo, estaremos ahorrando o gastando menos dinero. El sistema del que hablaremos hoy, la partida doble, nos permitirá tener la contabilidad y nuestras finanzas al día. Esto es un aspecto crucial en lo que se refiere a la gestión de una empresa. Ya que, estamos sujetos a plazos y obligaciones fiscales. Nuestra responsabilidad financiera nos exige cumplir con la legislación vigente y, para ello, hemos de tener la información bien organizada y totalmente accesible.
Qué es una partida doble
Este sistema llamado partida doble hace referencia al sistema o método con el cual se registran las operaciones contables. Es la opción más utilizada por parte de las empresas, ya que les permite llevar un control limpio, claro y efectivo sobre la empresa. En este método, cada operación realizada es registrada dos veces, una de ellas en el haber y la otra en el debe. De esta manera, podemos establecer cierta conexión entre esos elementos patrimoniales diversos. Esa anotación que hace referencia a esas dos partidas (haber y debe) es conocida como asiento contable. El sistema es semejante en equilibrio a la balanza, al entrar en cada asiento contable y ver que la suma de los conceptos del haber y deber han de tener siempre el mismo resultado.
Con los sistemas que nos ayudan a procesar todos nuestros datos, se mantiene esta estrategia de separar conceptos como pasivo, activo o resultado en ambas columnas. El objetivo es convertir el diario para tener un soporte y elevar la calidad informática.
Contabilidad y su historia
Es muy interesante conocer históricamente las mejoras y los sucesos acaecidos en la contabilidad. De esta manera, podemos apreciar un desarrollo increíble del que disponemos actualmente. Su historia, al igual que su técnica, está estrechamente relacionada con la evolución y desarrollo de la industria, agricultura y comercia como una actividad económica.
Ya en sus inicios, se buscaba una forma de guardar todo registro de transacciones y los resultados que se han obtenido en dicha actividad comercial. Es muy interesante los hallazgos de arqueólogos, al encontrar métodos de contabilidad de civilizaciones importantes en la historia como el Imperio de Roma, Antiguo Egipto y el Inca. Esas manifestaciones para registrar de manera contable movimientos, contaban con un control de salidas y entradas de dinero y de varios productos comercializados.
La creación y el uso de las monedas fue un hecho que ha marcado toda nuestra historia, ya que permitió desarrollar la contabilidad, entre otras cosas. Esta necesidad surgió por la evolución de la economía y la incapacidad de sostener el «trueque».
El método que ahora conocemos como partida doble fue creado por Luca Pacioli, un fraile europeo del Renacimiento.
Funcionamiento de la partida doble
El lema de este método es que no debe de haber ningún deudor sin que haya acreedor. Ni tampoco debe existir un acreedor sin que haya un deudor. En otras palabras, teniendo en cuenta todos los elementos de patrimonio pertenecientes a una empresa, si uno de ellos disminuye su tamaño, otro ha de aumentar. Dicho de otra manera, al crear una entrada referente a cualquier elemento, al mismo tiempo existe la salida de otro. Por eso mismo, si hacemos un cargo para una cuenta, haremos un abono en otra cuenta.
Con este procedimiento que tiene el sistema de una partida doble, en toda operación realizada buscaremos la doble modificación referente a elementos patrimoniales de esa misma. Este registro de contabilidad se lleva a cabo al anotar en dos ocasiones esa cantidad que corresponde a la operación; una de ellas en la cuenta del haber y la otra en la cuenta del debe.
Toda transacción es registrada por entradas, como mínimo, en las dos cuentas. El resultado de la suma de valores que pertenecen al débito ha de ser el mismo que la suma de valores correspondientes al crédito. Lo más común es que cada transacción tenga dos entradas, aunque puede que tengan tres o hasta más. El nombre de partida doble tiene como significado y objetivo hacer referencia al equilibrio entre el crédito y débito, ya que tienen que tener el mismo importe.
En la historia, las entradas que pertenecen al débito se han registrado en la parte izquierda y la parte restante en el lado derecho dentro de la cuenta general. Esta es la de Mayor. Esas cuentas están establecidas como T. Esta letra recuerda cuando estén llenas o vacías, y si esto pasa, se anulará la cuenta.
Ejemplos de partida doble
En este apartado pondremos un ejemplo. Esto nos servirá la hora de imaginarnos el funcionamiento del método de una partida doble. Es trascendental que seamos conscientes de la importancia del balance de situación en tu contabilidad. Para ello, usaremos el siguiente ejemplo ilustrativo:
- En el caso de que una persona o empresa contraiga una deuda con nosotros. Esa persona la paga dentro de unos cuatro meses, vamos a apuntar dicho ingreso cuando se haya hecho la operación. Por otro lado, el cobro de esa transacción la añadimos cuando se haya efectuado el pago correspondiente. En ese lapso de tiempo entre el apunte de la operación y el pago, la cantidad en cuestión quedará apuntada en la cuenta de los deudores. Ya que, eventualmente, hemos de cobrar ese importe.
- Cuando compramos un producto (inventario débito), obviamente hemos de hacer el pago (cuenta crédito). Al igual manera, si vendemos cualquier elemento (inventario crédito), se lo cobraremos a la otra parte (cuenta débito).
Consejos
Todo el mundo que quiere empezar o está empezando un camino para conseguir sus sueños se pregunta cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad. La desinformación o la poca accesibilidad a la misma nos genera un miedo a la hora de la gestión de nuestro negocio. Es algo totalmente normal, ya que, si no nos hemos formado, no tenemos la capacidad de hacer esta tarea. Para ello, tenemos dos opciones que no son excluyentes.
El asesor: La figura de este profesional es imprescindible para el correcto funcionamiento de una empresa. Al margen del tamaño, de su facturación o de su contabilidad, es necesario contar con esta ayuda. Debemos ver nuestro tiempo como un activo que nosotros tenemos y podemos invertirlo de cualquier manera. La más adecuada es poder invertir ese tiempo que nos pertenece de manera efectiva. En este caso, la gestión de una empresa conlleva dedicarle mucho tiempo para cumplir con la legislación vigente. Esto quiere decir que ese tiempo no lo dispondremos para hacer crecer o funcionar nuestra empresa. Por este motivo, y otros más, es de mucha ayuda la contratación de un profesional.
Formación. Además de contar con la ayuda de un asesor, podemos invertir un porcentaje pequeño de nuestro tiempo en adquirir una formación básica o más avanzada de la contabilidad referente a una empresa. Como no necesitamos estos conocimientos, al contar con el asesor, no tendremos ninguna prisa ni urgencia. Pero, sí es importante tener cierta constancia. Ya que, en unos años tendremos esa formación que nos vendrá muy bien para tomar decisiones importantes en la vida de nuestra empresa. No es obligatorio y no todo el mundo lo hace, pero nos resultará muy beneficioso contar con este «extra».
No solamente nos familiarizaremos con algunos términos, también podremos llevar toda la contabilidad por nosotros mismos. Si contamos con la preparación adecuada y nuestra empresa no necesita de un asesor, podremos ahorrarnos esta inversión. Esto último no es recomendable, ya que al día nosotros tenemos un tiempo determinado. No hay mejor uso para ese tiempo que destinarlo a mejorar nuestra empresa.
Con estos consejos, nuestra única preocupación será la de innovar y atraer a más clientes. Así aumentaremos nuestros ingresos y beneficios. Hemos de tener en cuenta que para ganar dinero, más que los ingresos, lo que importa es la diferencia entre la facturación y los gastos.
