¿Es obligatorio guardar el original de los documentos?

¿Eres un trabajador autónomo o empresario y cuando emites las facturas no sabes con cuál has de quedarte para declaraciones? ¿Eres de las personas que no suelen prestar atención a los papeles, una vez ya se ha realizado la operación? Entonces, te interesará leer este artículo, ya que hablaremos de si realmente es obligatorio guardar el original de los documentos. Dependiendo del tipo de negocio que tengas o la actividad que realices, es más sencillo almacenar o no cierta información. Hace tiempo, este tipo de documentos se guardaban de manera física, ya fuese en el hogar o en el trabajo. Al tener un pequeño comercio, es complicado habilitar un espacio solamente para este cometido, ya que también está la mercancía. Por este motivo, que muchas veces lo llevaban al hogar. Sin embargo, el empresario o trabajador autónomo que funcionaba en una oficina, lo tenía más fácil para poder guardar papeles.

En la actualidad, gracias a los avances en la tecnología, la solución es mucho más simple y efectiva para almacenar. Lo más común es guardar el documento original de dos maneras, tanto en su formato digital como en el físico. De esta manera, nos aseguramos tener al alcance ese original de los documentos y prevenir cualquier posible pérdida que suceda. La comunicación y el envío o emisión de facturas, por ejemplo, se ha modernizado, dejando grandes beneficios en los trámites. El miedo a perder esos documentos originales o a no encontrarlos ya no tiene cabida en el actual siglo XXI. Disponemos de todas las herramientas para asegurar la posesión de esta información y, al mismo tiempo, salvaguardar nuestra propia privacidad. Bien sea utilizando nuestro dispositivo móvil o un ordenador, podemos gestionar cualquier tipo de datos y acceder al documento requerido. En cuestión de segundos, conseguimos nuestro objetivo sin perder tiempo.

Original de los documentos

El mantenimiento de cierto orden en el almacenamiento de nuestros documentos es clave. Así como saber en qué plazo prescriben y hasta cuando podemos exigir nuestros derechos al respecto. Sin embargo, por muy importante que sea, esta tarea se antoja muy densa. La percepción que solemos tener sobre ella es que nunca es buen momento para ponerse a organizar papeles. La procrastinación, en cambio, parece una mejor opción para tal cometido y es una decisión que tomamos continuamente.

Otra decisión que nos hace dudar y nos preocupa es cuando tiramos algunos papeles. Si esa información ya no es relevante, no pasa nada por deshacerse de ella. Si nos quedamos más tranquilos, podemos guardar una copia en nuestro dispositivo móvil, ordenador o en la nube. Además, es importante saber cuáles son los impuestos y obligaciones de los autónomos para cumplir con nuestra responsabilidad financiera y tener todo en orden.

En muchas ocasiones, seguramente nos hayamos visto en la tesitura de clasificar este tipo de documentos. Saber qué información sigue siendo relevante y qué otra información ya no hace falta es imprescindible para este trabajo. La mayoría de las veces, solamente necesitaremos almacenar el original de los documentos durante un determinado período de tiempo. El almacenamiento de esos documentos y su plazo depende de durante cuánto tiempo hay opción de proceder a reclamar ciertas obligaciones contractuales. Por ejemplo, si tenemos una factura, hemos de guardarla hasta que su validez expire.

En el caso de que nos reclamen el pago de la misma, podemos adjuntar dicha información vinculante. También es útil a modo de verificar o apoyar nuestra versión sobre un conflicto administrativo. Por estas razones, se recomienda tener ordenado esos documentos y organizados por temas. Al margen de que hagamos una copia o escaneemos, se ha de conservar la original.

Ejemplos y plazos

Si estamos dudando entre deshacernos de cierta información o guardarla, siempre optaremos por la segunda opción. Si tiramos un documento original, esta decisión ya no tiene vuelta atrás. En cambio, si la guardamos, aunque ya no nos haga falta, siempre podemos tirarla cuando hayamos disipado todo tipo de duda. A continuación, hablaremos de ciertos productos y la conservación de sus documentos.

El coche. Por lo general, es un tipo de producto que solemos pagar a plazos, durante un determinado tiempo. Independientemente de las condiciones de la compra, es conveniente siempre guardar la información relevante. Mas aún si la compra está motivada por motivos laborales.

• Facturas de algún arreglo o reparación. Hemos de estar en posesión de esta información original no menos de tres meses. Siendo este el plazo en el que la garantía es válida.
• Justificante de su pago, carta verde y contrato con nuestro seguro. Si hay una reclamación pendiente relacionada con daños o caduque su vigor, se ha de guardar durante los siguientes dos años. En caso de que sea un seguro personal, cinco años.
• La ITV (Tarjeta Inspección Técnica y su permiso para circular. Hasta que figuremos como dueño del coche. Si lo vendemos, hemos de tener la copia, hasta que se efectúe el cambio de titular en la DGT.
• Un coche estrenado y su contrato para la venta. Una vez que conste el cambio de titularidad respecto al vehículo en si correspondiente registro, la DGT (Dirección General del Tráfico). El plazo mínimo desde esta operación hasta los seis meses.
• Impuesto para circulación y justificante que estamos al corriente de pago. Este documento posee cierta influencia tributaria extra. Mínimo, lo guardaremos cuatro años contando a partir de la finalidad de su plazo voluntario respecto a su presentación cuando declaramos la renta.
• Justificante del pago y la factura. Es necesario estar en posesión de dichos documentos mientras seamos el propietario del vehículo y estemos pagando el producto.

Más documentación relevante y plazos

Seguridad social y trabajo. En este apartado, hay información o documentos que simplemente son imprescindibles para ciertas operaciones o acciones. Estos archivos hemos de tenerlos localizados y disponibles en todo momento, dada su relevancia.

• Carné y tarjeta de afiliados en la SS (Seguridad Social). Esta información posiblemente sea de las más relevantes, ya que para cualquier trabajo nos pedirán nuestro número. A efectos de garantizar nuestros derechos, también necesitaremos aportar este tipo de documentos identificativos para ciertos trámites.
• El despido o nuestra carta en la que presentamos nuestra dimisión. Este documento lo preservaremos hasta el momento en el que tengamos, si así lo hemos pedido, una prestación a causa del desempleo. También hasta que se comprueben los sucesos en nuestro respectivo certificado de nuestra vida laboral. Dicho documento lo guardaremos hasta que nos remitan el siguiente.
• Nómina. Un tiempo mínimo de un año, en el caso de que reclamemos a la empresa algo al respecto.
• Contrato laboral y diploma o título. Hemos de conservar nuestro diploma o titulación académica durante toda nuestra vida. Ya sea por necesidad de encontrar un trabajo o seguir formándonos profesionalmente. Hay una gran variedad de posibles escenarios en los que nos exigirán estos documentos y debemos presentarlos en un determinado plazo de tiempo. Es posible que nos haya pasado que no encontramos un determinado título expedido hace ya muchos años. Es conveniente tenerlo en un cajón y en nuestro dispositivo móvil para tener un acceso rápido a él.
• Comprobante del pago respecto a una indemnización a causa de accidente laboral o subsidio por desempleo. Relevancia en cuestión de tributación, por lo que hemos de guardarlo por un tiempo de cuatro años.
• Solicitud o concesión de una pensión. No nos hará falta en el momento que haya una resolución positiva de esa prestación que hemos solicitado.

Consejos y almacenamiento

La duda o la pregunta con una respuesta más valorada es la de cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad y no morir intentándolo. Si no tenemos un asesor o una gestora, la organización y clasificación de toda esta información depende únicamente de nosotros. La tarea se torna más complicada en el caso de que no tengamos un espacio físico en nuestro lugar de trabajo. Es entonces cuando llevamos esa información delicada a nuestro hogar. Si bien en nuestra casa tenemos un espacio personal como puede ser un escritorio, lo normal es que más personas lo usen. Por no ponernos en la tesitura de que tengamos hijos de cierta edad que pongan en peligro su almacenamiento.  La mejor opción para guardar el original de los documentos es hacerlo en dos o tres lugares, al mismo tiempo.

Elegir un lugar en nuestra casa para almacenar esta información es muy complicado. En ciertas empresas de muebles, podemos encontrar pequeños archivadores que nos pueden ser de gran utilidad. Si, además de esta opción recurrimos a la tecnología, aumentaremos la seguridad y nuestra tranquilidad. Lo ideal es que esta opción la podemos ejecutar en nuestro entorno laboral, ya que no conviene mezclar datos. A muchos nos habrá pasado que en busca de seguros relacionados con nuestro negocio, hemos encontrar los de casa y viceversa. Para que esto no pase, es preciso no juntar estos documentos.

En el caso de que tengamos un asesor, la tarea se vuelve mucho más sencilla. Es esta persona la que se encarga de la gestión y almacenamiento hasta que sea requerido. Aun así, siempre es conveniente guardar una copia de todos los documentos que nuestro asesor tenga. De esta manera, si él pierde algún papel lo tendremos nosotros. O si queremos preguntarle o reclamar algo en concreto para que nos solvente dudas.