Contabilidad Básica – Lo que has de saber para empezar

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¿Eres empresario o estás pensando en iniciar una nueva actividad, pero te frena el hecho de no tener conocimientos contables? ¿Tienes contratado a un asesor, aunque te gustaría estar más involucrado en la gestión de tu negocio y tomar decisiones? En este artículo hablaremos de la contabilidad básicas y de todo lo que has de saber para empezar a funcionar. Cuando hemos de registrar los movimientos de nuestra actividad dentro del sistema contable con la ayuda de algún programa, nos damos cuenta de que no es tan fácil como podíamos pensar. Por lo tanto, tenemos solamente dos opciones; contratar a un asesor que nos gestione este aspecto del negocio o tener unos conocimientos suficientes para encargarnos nosotros. A excepción de que hayamos estudiado o formado en este campo, es improbable que tengamos la capacidad suficiente para gestionar un negocio, por más que se trate de una contabilidad básica o media.

Aunque en la actualidad contemos con programas contables muy completos e intuitivos, eventualmente vamos a necesitar algo más para tomar ciertas decisiones. Por tanto, si tu intención es no contar con los servicios de un asesor, has de asegurarte estar preparado tanto a nivel de conocimientos, como de tiempo y energía. Desde un punto de vista teórico, solamente nos hace falta saber qué hacer y cómo registrar los movimientos en nuestro sistema contable. Otra situación totalmente distinta es cuando se trata de nuestros números, ya sean buenos o malos. Cuando estamos atravesando una mala racha y solamente obtenemos pérdidas, seguramente nos causará mucho estrés actualizar la contabilidad. Si lo mejor en estos casos es desconectar, haremos totalmente lo contrario. Asiento por asiento veremos como nuestro negocio apenas sobrevive y eso genera un malestar más allá de nuestras capacidades contables. Por este motivo, hemos de analizar las consecuencias y el impacto.

contabilidad básica

Contabilidad básica

Dentro de la contabilidad básica, lo primero es saber realizar asientos sin ningún fallo y que sean totalmente fieles a la realidad. Para ello hemos de aprenderlos que una cuenta del activo tienen su origen y crecimiento en Debe y reducen en Haber. Por otro lado, una cuenta del Neto o una cuenta del Pasivo se originan en Haber y reducen en Debe. Este concepto no es muy largo de memorizar, pero sí más complicado de entender. Y es que, a partir de ahí, se desarrolla toda la contabilidad.

Son los cimientos sobre los que construimos un edificio y si son débiles o no están completos, toda nuestra contabilidad se derrumbará eventualmente. Por eso, no basta solamente con aprender de memoria, hay que entender para que lo podamos aplicar. En consecuencia, debemos saber a la perfección qué son el haber y debe, qué cuenta pertenece al pasivo, activo y neto patrimonial. Por último, saber en qué momento nacen, crecen y disminuyen.

Esta información ha de estar en nuestra cabeza y salir de manera automática, como cuando circulamos con un coche e interpretamos las distintas señales en carretera. Cuando vayamos a crear el asiento, antes hemos de seleccionar la cuenta correspondiente y ver si tiene de destino el haber o debe, dependiendo de si se trata de un pasivo, activo o neto o si nace, disminuye o crece. Al principio puede sonar un tanto complejo, y lo es, pero a medida que nos vamos familiarizando con términos sabremos interpretarlos al momento. Ahora seguramente tenemos que dedicar unos segundos a pensar a qué asiento corresponde y en qué circunstancias está. Cuanto más veces hagamos ese proceso, el camino trazado por nuestro cerebro queda grabado y por cuestión de práctica, tardaremos menos de un segundo.

Otra información que debemos conocer, y esta sí es simple, es que la parte izquierda pertenece al debe y la parte derecha al haber. Cuando cargamos estamos anotando en nuestro debe y si abonamos estaremos anotando en nuestro haber.

Vocabulario imprescindible

En este apartado hablaremos de las diferentes palabras y conceptos fundamentales en una contabilidad básica. Damos por hecho que si estás leyendo este texto es que tu objetivo es formarte en este apartado, por lo tanto, somos principiantes o con conocimientos justos. Por eso, hemos creído conveniente repasar lo más importante para aquellas personas que no sepan y de repaso para las que tengan nociones básicas.

– Activo. Derechos y bienes correspondiente a una empresa. El bien puede ser el elemento, físico o no, que tiene la empresa. Un derecho se trata de la deuda que otras partes han adquirido con dicha empresa.

  • Bien con una entidad física: La maquinaria, ordenadores, dinero, mercancía, etc.
  • Bien sin entidad física: Un programa informático, inversión financiera, derecho para traspaso entre otras.
  • Deudas a cobrar: Cuando un cliente nos debe dinero, Hacienda ha de devolvernos cierta cantidad, etc.

– Pasivo. Las obligaciones y deudas que la empresa ha de pagar. Esto puede ser un préstamos que el banco ha concedido, importes pendientes de pago al acreedor o proveedor, sueldos de trabajadores, etc.
– Neto patrimonial. Se trata de las partidas en las que encontramos las diferentes aportaciones del titular o titulares, las pérdidas en anteriores años, el beneficio no repartido y el resultado obtenido en el ejercicio presente. Aquí podemos encontrar el capital que un socio aporta al comienzo, el resultado negativo en anteriores ejercicios, reserva legal obligada en caso de beneficios, reserva voluntaria, beneficios del presente ejercicio, saldo en cuenta de ganancias y pérdidas, etc.

– Cargar a la cuenta. Es añadir la cantidad en Debe (parte izquierda).
– Abonar a la cuenta. Añadir la cantidad en Haber (parte derecha).
– Descuadre. Resultado obtenido al no sumar la misma cantidad los importes correspondientes al debe y los importes en haber.
– Plan contable. La manera de regular este aspecto. Necesario saber si estamos iniciandonos en la contabilidad y queremos crear un asiento dentro del marco legal establecido y respetando la normativa vigente.

Una máxima que se debe cumplir en contabilidad es que ha de cuadrarse la totalidad de asientos. En otras palabras, la suma del debe ha de tener el mismo resultado que la suma del haber. En caso contrario, se trata de una equivocación o error a localizar y corregir.

Además de saber qué es el activo y el pasivo en contabilidad, hemos de conocer qué son Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados ya que nos ayudará a cumplir con nuestra responsabilidad financiera.

Conceptos en contabilidad básica

Una información totalmente necesaria en lo que se refiere a conceptos en una contabilidad básica y que no puede faltar es la siguiente:

– Entender en profundidad y saber qué función cumple el haber y debe.
Concepto contable relacionado con los bienes en empresa. Es uno de los aspectos más importantes; diferenciar a la perfección qué movimiento es un gasto y cuál es inversión. A veces, estas dos acciones están relacionadas, ya que un gasto en una parte puede ser una inversión en otra área. Además, cualquier empresa precisa de ciertos bienes que le permiten desarrollar la actividad y se conocen como inmovilizado.

– Conceptos correspondientes al balance. Un balance de la situación nos informa del estado patrimonial en la empresa, ya que ahí tenemos los datos correspondientes al patrimonio. Al desglosar los gastos e ingresos en un ejercicio, la diferencia obtenida como resultado de nuestra actividad está en nuestra cuenta de ganancias y pérdidas.
– Conceptos para empresas cuya función es solamente vender productos. Cuando el negocio de una empresa solamente consiste en la venta de sus productos, en casi todos los casos existe un almacén. El almacén donde guardan los productos se valora al inicio y término del año con el objetivo de saber si hay pérdidas o beneficios. Esta acción recibe el nombre de cálculo de variación en existencias y es sumamente importante para esta clases de compañías.

Financiación empresarial

Las posesiones de una empresa se han dado de dos maneras, utilizando recursos ajenos o recursos propios. A continuación, explicaremos este concepto para una mejor comprensión.

– Posesión de la empresa. Es el activo y lo componen los derechos y bienes con un contenido económico en los que la empresa consta como titular. Mobiliario, dinero en caja o banco, existencias, maquinaria, inversión financiera, construcción, deudores, clientes, etc.
– Recurso propio. Se trata del fondo propiedad de una empresa formado por el beneficio no repartido y las diferentes aportaciones de socios.
– Recurso ajeno. Deudas que ha contraído la empresa y que tiene la obligación de devolver.
– Ecuación clave. El activo es igual al pasivo más el fondo propio.

Hemos de darnos un poco de tiempo y ser pacientes si no entendemos todos los conceptos a la primera. Es cuestión de que nuestro cerebro vaya asimilando la nueva información y vayamos viendo ejemplos.

contabilidad básica

Aprender contabilidad básica desde inicio

Si lo que queremos es lograr un conocimiento muy básico en contabilidad, lo conseguiremos en un tiempo relativamente corto. Se estima que adquirir estos conocimientos nos puede llevar entre 150 y 180 horas. Si bien es formación justa, con ella vamos a tener claros los conceptos más importantes y situarnos con ciertas garantías. Llegar a este nivel puede durar meses o años, esto depende de nuestra planificación, las ganas que tengamos y el estudio que realmente dediquemos por disponibilidad. Si el trabajo nos permite sacar una hora al día para formarnos en este aspecto, tardaremos bastante menos que si solamente podemos formarnos los fines de semana.

Los distintos organismos públicos para encontrar trabajo también suelen tener una sección y cursos disponibles para las personas que deseen formarse. Estas clases pueden ser online o presenciales, dependiendo de si estamos trabajando o en paro. Nuestro consejo es que no nos formemos por nuestra cuenta, ya que la organización puede ser inestable o imprecisa. Es una mejor opción estar pendiente de los distintos cursos que tenemos a nuestra disposición y que están financiados en su totalidad.

Por otra parte, si nuestra actividad es gestionada por el asesor, siempre podemos acercarnos a él y pedirle consejo, información o guía. Esta persona nos dará la mejor solución para formarnos, aunque hemos de ser cautos. Su función no es esa ni puede dedicar su tiempo a hacernos de profesor, simplemente en una ocasión puntual nos puede aconsejar un curso o recomendar un libro que nos pueda servir de ayuda. Llevar la contabilidad de una empresa no es sencillo ni requiere poco tiempo. Los profesionales dedican una carrera a adquirir los conocimientos necesarios y la mayoría siguen especializándose en materias o situaciones concretas.

Hemos de ser realistas y saber que ese nivel no vamos a alcanzarlo en seis meses estudiando media hora al día o ni siquiera en años. El esfuerzo y dedicación no es comparable. La formación que han recibido estas personas es totalmente distinta. Si nuestro objetivo es tomar mejores decisiones en una contabilidad básica o ser más consciente de la repercusión que puede tener nuestros movimientos contables, entonces sí es una buena opción ampliar estos conocimientos. Seguramente nos capacite para cuidar más nuestra economía y saber cómo funciona a nivel superficial las diferentes áreas de la empresa.

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