Cómo transformar una factura proforma en factura

¿Estás desarrollando una actividad o tienes intención de hacerlo y te gustaría saber los diferentes documentos que puedes utilizar? ¿Necesitas variedad en tu documentación para respaldar las diferentes acciones comerciales que realizas con el cliente en una transacción? En este artículo hablaremos de cómo transformar una factura proforma en factura y todo lo que has de saber sobre la variedad documental que existe a tu disposición. Para comenzar, es necesario que sepamos exactamente qué es la factura proforma. Se trata del documento en el que está la información que será añadido a esa factura final, siendo únicamente un documento que sirve para informar. Es muy común el uso en comercios internacionales y por ello ha de cumplir requisitos específicos. La característica esencial que ha de cumplir es que aparezca en la parte superior la palabra proforma, de manera que se vea fácilmente. El objetivo es evitar cualquier tipo de confusión. Además, debe contener:

• Identificación del proveedor.
• Descripción del servicio o producto en venta, el precio total y unitario.
• Identificación del cliente.

Estos datos, como mínimo son necesarios para que haya un entendimiento completo del cliente, pues carece de cualquier valor en contabilidad. Al no formar parte de nuestro campo contable, no se registra ningún movimiento. Por lo demás, es muy similar a la factura comercial. Hemos de saber que la factura proforma no es vinculante de cara al cliente, aunque sí el vendedor obtiene el compromiso de respetar esas condiciones ofrecidas en un plazo determinado.

Seguramente nos interesará saber para qué sirve una factura proforma o cómo pasar de presupuesto a factura. Es importante que sepamos las características de los diferentes documentos, así como de las obligaciones para cumplir con nuestra responsabilidad financiera. Son pasos muy sencillos, pero que es aconsejable saber los pasos a dar y los tiempos disponibles.

Factura proforma

– Validez de la factura proforma. Como no se clasifica como una factura definitiva o real, puede haber dudas respecto a si es vinculante o hasta qué punto. Como hemos señalado anteriormente, su utilidad es la de informar, sin ningún impacto en contabilidad. Aunque sí debemos guardar esas condiciones proporcionadas al cliente en el plazo que hemos indicado en este documento.
– Justificante. Este tipo de factura, al no tener ninguna validez, no es posible que valga para justificar un pago ya que no cuenta con ningún tipo de incidencia fiscal.

– Objetivo de este documento. Una factura proforma es provisional, cuya emisión se realiza para que nuestro cliente posea la información necesaria sobre el servicio o producto para facturar. En otras palabras, suele tratarse del documento solicitado por la persona que compra o adquiere y que es emitida por el vendedor. Podemos tratarla como si fuera el presupuesto previo a la compra, que nos vale para que se comprueben y acepten los datos de la transacción.

– Diferencia con factura ordinaria. La más importante es que una factura comercial sí es vinculante en términos fiscales, al ser el documento final. Es la razón por la que no hay posibilidad de realizar ninguna modificación. En su lugar, una factura proforma es todo lo contrario.
– Momento para emitirla. Si la venta está avanzada, pero no termina de producirse, seguramente sea por falta de información o confirmación. Este documento puede desatascar esa situación, ofreciendo toda la información de esa transacción. Una vez que le parezca bien al cliente, se puede cambiar este documento a la factura final en la que el cliente ha de abonar el precio estipulado previamente.

Ante cualquier duda, señalamos que tenemos a nuestra disposición las distintas fuentes para solucionar dudas en la página web de Hacienda.

Consejos

Aunque se trata de un documento meramente informativo, no hemos de descuidar la presentación. Cualquier documento emitido a un cliente potencial relacionado con nuestra actividad, ha de estar perfectamente redactado. Existen programas de contabilidad y facturación en las que podemos crear estas facturas en cuestión de segundos. Mediante plantillas en las que están incluidos nuestros datos como profesional y la base de datos de nuestros clientes, solamente cargamos esa información haciendo clic al botón.

Actualmente, es improbable que se emita una factura proforma escrita a mano y se haga la modificación de la misma manera. Lo más seguro es que enviemos por e-mail ese documento al destinatario. Si contamos con este programa para facturar, hay diferentes opciones dentro del menú para su modificación de manera automática. No hemos de preocuparnos de cómo llevar a cabo este paso, ya que el programa lo hace por nosotros. El dato diferenciador que hemos de saber, si no contamos con estos programas, es la parte superior del documento. En el lugar que aparece ‘Factura Proforma’ se elimine la palabra proforma, ya puede servir para proceder a la venta. Recordemos que esta factura y la definitiva son muy similares en cuanto a la información que contienen y la manera de presentarlas.

Si nuestra actividad es muy compleja o tenemos una facturación alta, es conveniente contar con un programa que nos ayudará con el almacenamiento y funcionamiento.