Cómo pasar de presupuesto a factura

¿Diriges una empresa o eres un autónomo y quieres saber los distintos pasos a dar de cara a nuestro cliente? ¿No tienes claro el proceso a seguir en el caso de decirle cuánto costará un producto o servicio y facturar? Si es así, este artículo te será de gran utilidad, ya que hablaremos de cómo pasar de presupuesto a factura. En todos los sectores, pero más en los que hay una mano de obra y varios movimientos, es importante saber. Si pertenecemos al gremio de la fontanería, albañilería u otra profesión cualificada (abogados, médicos) es necesario saber hacer un presupuesto. Una vez hecho este documento que nos habrá pedido el cliente, si está de acuerdo pasaremos a dotarle del servicio. Una vez quede finalizado, o según el acuerdo establecido por ambas partes, pasaremos a hacer la factura para poder cobrar. No solamente es importante el documento, sino la presentación hecha.

Hemos de cuidar que todo esté correctamente redactado, ya que un error podría anular la validez de la futura operación. Por otro lado, el diseño y su apariencia es un extra que podemos ofrecer al cliente para dar buena imagen. En todos nuestros documentos siempre se ha de intentar tener una visión clara y ordenada en los mismos. Mucho más cuando se trata de un documento que vamos a mandar a un cliente. Esta información de dominio público es trascendental que esté en perfecto estado. Como empresa o profesional, nos jugamos nuestro prestigio y la confianza con la parte contratante. Para pasar de un presupuesto a factura es necesario saber perfectamente qué son esos dos tipos de documentos y crearlos. Normalmente, las empresas o profesionales tienen unas plantillas ya creadas para cada tipo de servicio o producto, con sus documentos. Esto facilita la agilidad de los trámites y el tiempo.

Presupuesto a factura

En la mayoría de los casos, el presupuesto es el factor determinante a la hora de que nos soliciten un servicio determinado. Se trata del documento en el que hacemos una valoración de los costes que tendría dicho cliente. Aunque es una estimación y esta sujeto a posibles variaciones que pudieran ocurrir, sirve para saber de manera aproximada la cantidad a pagar. Antiguamente, la creación de un presupuesto también se pagaba. Sin embargo, las empresas, ante la poca facturación, vieron una oportunidad de estimular las ventas ofreciendo el presupuesto gratis.

Un cliente, ya sea particular, empresa o profesional, a la hora de ver un presupuesto, se fija en el pago total. Aunque no es menos importante el resto del documento, en el que viene detallado todos los gastos. Por eso, es imprescindible una buena presentación, que parezca profesional. Hemos de pensar que no va a ser el único presupuesto que están estudiando, por lo que deberemos dar un extra. También ajustar el presupuesto es una estrategia efectiva. En gran parte, afectará a que nos lo acepten y procedan a nuestra contratación.

Por otra parte, la factura es simplemente un documento final. Aquí ya sabemos que tenemos el derecho legal de cobrar lo previamente estipulado. Es importante no cometer errores en la redacción de una factura. Aunque tiene una solución sencilla, no transmite mucha seguridad este tipo de descuidos. Llegados a este punto, sabiendo qué son exactamente los dos documentos, tendremos que saber cómo hacer esa transformación. No debemos preocuparnos por este paso, ya que también es simple. Hoy en día, podemos gozar de muchas ventajas, como por ejemplo, poder hacer una factura en PayPal o disponer de un programa de facturación y contabilidad para emprendedores.

Como hemos podido comprobar, ambos son documentos que nos serán familiares, incluso antes de crear la empresa o desarrollar la actividad.

Proceso para pasar de presupuesto a factura

Todos los pasos, trámites y procesos a seguir correspondientes a la contabilidad se encuentran establecidos en la ley vigente. Es por ello, que si queremos facturar habiendo ya presupuestado, hemos de saber qué dice la legislación al respecto. Al mismo tiempo, se ha de seguir un orden en dicho proceso para evitar errores u olvidos totalmente inoportunos.

– Elaboración del presupuesto. Elaborar y gestionar el presupuesto es, como hemos señalado anteriormente el primer paso y el más clave. Al hacer un presupuesto perfecto, estaremos dando al cliente la información completa para que sepa lo que ofrecemos. Podremos añadir los descuentos que podemos hacer, el pago del IVA y el importe total.
Gracias a este documento, podemos enviar una propuesta oficial a los clientes para «seducirlos» y que se decidan a contratar nuestros servicios y productos. Lo más común a la hora de presupuestar es determina una fecha de validez. Pasada esa fecha, el presupuesto ya no sería válido. Con ello, incitamos a la parte contratante a decidirse lo más rápido posible.

– Factura proforma. Puede que necesitemos este documento. Para darle la información más completa todavía, con la factura proforma hacemos una propuesta mucho más firme. En el caso de que el servicio no saliera adelante, esta dejaría de tener validez alguna.

– El albarán. Una vez hayamos hecho una factura proforma o el presupuesto, el paso siguiente es generar el respectivo albarán. Su finalidad es que dicho cliente sea consciente de que ha recibido el envío, confirmando así que todo le ha llegado de una manera correcta. Nos podemos encontrar dos tipos de albaranes, el que no está valorado y el que sí aparece la valoración. Esto hace referencia a las mercancías y los precios de lo que se ha entregado. La diferencia es que en el no valorado no aparecen los precios, aunque sí las cantidades y lo que se ha recibido.
Cuando el cliente reciba dicho pedido o servicio, ha de firmar el documento. Es un paso fundamental, porque esa firma significa su conformidad en cuanto al pedido y la fecha.

 

– Una factura definitiva. Una vez que la parte contratante ya tenga las mercancías y la venta se ha efectuado, pasaremos a generar este tipo de documento. Esta factura es la que todo el mundo conoce, en el caso de haber hecho alguna compra o contratado algún servicio. Es aconsejable tener unas plantillas ya predeterminadas para que sea menos probable caer en algún error.

La gestión para cobrar la factura

Una vez hecho lo más difícil, queda la parte que más nos interesa a nosotros y menos al cliente. Es por esto que hay que conseguir que este paso sea muy cómodo para la parte que nos ha contratado. Parece un detalle menor, pero a la hora de volver a contar con nosotros tiene mucho impacto.
Organizar perfectamente los cobros nos permite que los clientes puedan pagar en el plazo estipulado de tiempo. Ellos no van a estar pendientes, en ocasiones, ni van a pedir la información para este paso. Tenemos que dársela nosotros y de la manera más cómoda para ellos.

Independientemente de que hayamos cobrado o no, tenemos una responsabilidad financiera con la que cumplir. Se trata de que consten esos cobros en la contabilidad propia y proceder al pago de los impuestos correspondientes. Si no hemos cobrado esas facturas, a la hora de hacer la presentación oportuna, podemos usar el criterio de la caja. Permite que se tenga en cuenta las facturas que no hemos podido cobrar todavía. Pero es crucial hacerlo de la manera correcta y tener una comunicación con las entidades públicas fluida y buena.