Cómo enviar un recordatorio de una factura

¿Estás al cargo de un negocio o desarrollas una actividad profesional y los clientes suelen tardar en pagar el servicio? ¿Te gustaría conseguir, de alguna manera, enviarles un documento o nota para que se acuerden del compromiso que han adquirido? Si, por desgracia, te suele pasar esto, es posible que te interese este tema, ya que podrás solucionar ese inconveniente. En este artículo hablaremos de cómo enviar un recordatorio de una factura al cliente para que proceda al correspondiente pago. Es una situación a la que no querríamos llegar nunca, al significar el impago de una factura y sus consecuencias. Es una situación muy delicada e incómoda, sobre todo para el que quiere cobrar, al tener que recordar la deuda. A veces, puede que se trate de un descuido, un malentendido o un imprevisto grave que le haya podido surgir. Por eso, una buena salida es hacer uso del recordatorio.

Antes de actuar y dar un paso del que luego nos podamos arrepentir, conviene saber los motivos del presente impago. Es importante cuidar la relación, por si queremos mantenerla en un futuro y fidelizar al cliente para que siga comprando. A lo largo del texto expondremos varias situaciones y la manera correcta para reaccionar ante ellas, convirtiéndolas en algo positivo. Un aspecto muy importante es la mentalidad, ya que nos puede servir para conseguir el pago de la factura impagada. Además, lograremos mantener la buena relación con ese cliente, y en el mejor de los casos la podemos mejorar considerablemente. También hemos de intentar intuir la reacción que pueda tener el cliente y su forma de ser para saber llevarlo. Estos factores nos pueden dar una ventaja considerable a la hora de tratar el asunto y llevarlo a nuestro terreno. A continuación, hablaremos del recordatorio y de su posible efecto.

Recordatorio de una factura

Antes que nada, hemos de saber qué es exactamente un recordatorio de una factura. Es un documento calificado como aviso que se suele enviar al cliente. De esta manera le avisamos de que actualmente tiene con nosotros una deuda correspondiente al impago de una factura. Según en qué sectores, es común enviar dichos recordatorios al cliente, al no hacerse cargo del importe de la factura en el plazo establecido por ambas partes.

Una vez ya hemos sabido de qué se trata, el siguiente paso es saber cuándo podemos enviar el recordatorio. Como ya hemos podido deducir, nos valemos de este aviso cuando entregamos un producto o entregamos un servicio al cliente y no han pagado. En el momento que nos contratan o compran una mercancía, nosotros expedimos una factura en el que aparece el importe aceptado por las dos partes. En esa factura es aconsejable que aparezca la fecha en la que vence. Esto puede redactarse como un espacio determinado de tiempo, como puede ser «en el plazo de 10 días, después de recibir la factura. También se puede añadir un límite en la fecha. Por otra parte, debemos añadir las condiciones para el pago.

Llegados al punto en el que emitimos la factura, solamente hay dos opciones; nos han pagado o no se han hecho cargo. En el segundo caso, es recomendable que enviemos un recordatorio de esa factura. Tampoco es cuestión de emitir este documento al día siguiente del impago, porque no sabemos la situación de nuestro cliente. Hay personas que se retrasan un día o dos, al no disponer del dinero. También hay que tener en cuenta que las transferencias entre diferentes bancos pueden tardar unos días, dependiendo de la entidad. Por otra parte, no debemos esperar mucho tiempo, ya que queremos cobrar cuanto antes mejor.

Redactar el recordatorio

Obviamente, aunque esa persona no haya cumplido con el pago, no es agradable recibir este tipo de avisos. Aún no teniendo razón, dependiendo el tipo de cliente, se pueden sentir ofendidos y reaccionar mal. Teniendo en cuenta esta posibilidad, el primer recordatorio es mejor que sea de carácter amistoso y no muy formal. Si es un cliente que lleva tiempo con nosotros, este documento será mucho más informal también.

Es posible que se le haya olvidado o que no pase por un buen momento. En este caso, lo ideal es hablar con él, antes de enviar cualquier recordatorio. Preguntarle las causas o si ha habido un error con la transferencia. De esta manera, nos preocupamos por él, le transmitimos que nos importa y sabemos el motivo del impago. Esto nos hace ganar mucho tiempo y conseguimos que nos paguen antes. Es una táctica mejor que avisar de que te tienen que pagar.

Hay varias maneras de cómo redactar este aviso. El primero, como ya hemos dicho, ha de ser amistoso. Por lo tanto, bastará con escribir el siguiente texto:

• No nos ha llegado el importe acordado de la factura (aquí especificamos). Es posible que haya habido algún error con la transferencia. Estamos a su disposición para solventar cualquier problema que haya surgido. Gracias por confiar en nosotros y por tu tiempo.

Si ha pasado varios días y no tenemos respuesta a nuestro aviso ni el pago, procederemos a enviar un segundo recordatorio. En este, elevaremos un poco más el tono, agregándole un poco de preocupación y seriedad. Si se da el caso de que no hayamos conseguido nada, pasaremos a un tercero y un tono menos personal. En ese aviso le podemos escribir que no ha habido respuesta por su parte y que necesitamos contestación y el pago de la factura emitida.

Lamentablemente, esto muchas veces no es suficiente. Aunque sea incómodo para nosotros, es nuestro dinero qué está en juego. En el cuarto recordatorio le podremos notificar de la siguiente manera:

• Habiendo intentado en tres ocasiones comunicarnos con usted, no hemos tenido éxito. Tampoco con el cobro de la factura, que preferiríamos saldar de una manera amistosa en el que ambos estuviéramos de acuerdo. Sintiéndolo mucho, de alargarse en el tiempo el impago, nos veríamos obligados a recurrir a otras vías legales.

No hemos de enviar ningún aviso más. Es aconsejable emitir, como mucho, cuatro. Tres es la cantidad ideal. El cuarto que hemos escrito anteriormente, pasaría a ser el tercero y dejaríamos un poco más de tiempo respecto al segundo.

Intereses por impago

Dependiendo de los términos acordados o del sector al que nos dediquemos, tendremos esa posibilidad. No es recomendable, ya que alargaríamos todavía más la espera del pago. Por no decir que le estaríamos dando un motivo más para entrar en conflictos y desacuerdos, enredando la situación. En España no es algo que se haga por costumbre. Si es verdad que algunas compañías de servicios telefónicos nos avisan que pueden haber cargos por gastos de administración. Suelen hacer referencia a posibles costos de reclamación o incluso judiciales.

Hay que tener presente los errores comunes al consolidar deudas que podríamos cometer. Hay muchas personas que tampoco saben cómo salir de las deudas. Pero si le damos opciones para que el pago les sea más fácil será mucho más efectivo. Podremos proponer un pago a plazos, estableciendo una cantidad mensual. De esta manera, un problema lo convertimos en una solución y en una situación ventajosa, ya que nos ganamos el cariño del cliente.

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