Cómo eliminar una factura

¿Has añadido u omitido un dato, de manera inconsciente, que no querías en una factura y quieres borrar el error? ¿Quieres empezar a desarrollar una actividad o emprender un negocio y te gustaría saber qué hacer si te equivocas facturando? Si es as y te encuentras en estas situaciones, este artículo va a ser de gran interés para tu profesión. Aquí podrás encontrar información de cómo eliminar una factura y más opciones que tenemos en este apartado de nuestra contabilidad. Es totalmente normal que, en ocasiones muy puntuales, podamos cometer un error con algún que otro documento realizando un cobro. Es por este motivo que hay un proceso que la ley ya ha establecido para que podamos rectificar el fallo. Lo que no debemos hacer, bajo ningún concepto, corregir a nuestra manera sin tener en cuenta a la Agencia Tributaria. Cualquier alteración o acción en contabilidad ha de estar registrada.

Hoy en día, existen muchos programas y plantillas para tener una factura completa y personalizada para su cometido por defecto. Aun así, es posible que a la hora de poner el importe o la dirección del destinatario no seamos exactos. Como no somos máquinas, siempre hay una pequeña posibilidad de error y es casi imposible tener todos los documentos correctos. Aunque tampoco sería normal cometer este tipo de errores de vez en cuando, ya que significaría una falta de atención. No solamente sería grave por la falta de interés o de capacidad, sino porque nos retrasaría para otros aspectos profesionales. Imaginemos que de cada diez facturas, tenemos que rectificar o eliminar cinco de ellas, con la consiguiente pérdida de tiempo. Seríamos nosotros mismos los que estaríamos poniendo trabas y obstáculos a nuestro propio negocio. Es algo que no debemos hacer, ya que pondríamos en peligro nuestro futuro y su bienestar.

Eliminar una factura

Para empezar, es necesario saber que no debemos eliminar una factura, al margen de que nos hayamos equivocado en su redacción. Ante cualquier deseo de modificación o cancelación, hemos de registrar con la respectiva nota de crédito o, si procede, la factura rectificativa. Si bien, en consecuencia de nuestro desconocimiento, nuestra primera reacción puede ser rectificar a nuestra manera, no es lo correcto. Por muy importante y urgente que parezca hay que seguir un trámite que, por otro lado, no es ni mucho menos lento. El motivo es que una factura, aunque sea errónea, no se puede borrar como si nada hubiera pasado. Puede que no pase nada, pero también nos exponemos a que nos pidan explicaciones o nos revisan la contabilidad de los últimos años. En este caso, tendríamos un problema importante ya que no podríamos justificar la desaparición de esa factura en ese preciso momento.

Seguramente conozcamos o trabajemos con un programa para facturar en el que tengamos la opción de eliminar esa factura. Aunque tengamos esa posibilidad, hemos de ser conscientes que fiscalmente nuestra legislación no lo permite. El paso a dar, y que se encuentra dentro del marco legal, es proceder a la emisión de la factura rectificativa o nota de crédito. En el siguiente apartado veremos los pasos a dar en el caso de que hayamos emitido una factura que no queríamos. Otro motivo que podría provocar dicha intención es que el cliente cambie de opinión o quiera algún cambio. Esta situación sí que puede ser más común en un negocio y no estaría provocado por un descuido nuestro. Ante todo, hay que saber dar ese servicio a nuestra clienta, aunque no estemos de acuerdo o nos sea una situación comprometida. Lo único que estaría en nuestra mano sería resolver este paso.

Modificar o anular una factura

Como hemos señalado anteriormente, tenemos dos opciones; emitir una factura rectificativa o la nota de crédito. Ante estas dos elecciones, surgen dudas sobre cual sería la mejor o la más adecuada. Se dan muchos casos en los que los asesores le exigen a su cliente que ha de hacerse mediante una factura rectificativa. Por algún que otro motivo, ellos prefieren este método, aunque no sea lo más sencillo para nosotros. Hemos de saber que en lo que se refiere a la Agencia Tributaria, no hay ningún problema con cualquiera de estos dos documentos. Acepta tanto la primera opción, como la segunda.

Otra duda que nos puede venir a la cabeza es, que si se puede proceder con ambas, dónde está la diferencia. Principalmente una factura rectificativa es emitida para la anulación de dicha factura que tiene un IVA ya liquidado. En resumen, sirve para la anulación de la factura correspondiente a algún trimestre anterior.

Crear la nota de crédito

Desde aquí, queremos detallar todos los caminos que tenemos a nuestra disposición a la hora de iniciar dicho trámite. Al margen de cuál prefiramos o cuál nos aconsejen, es una cuestión personal y profesional. A continuación, vamos a redactar los pasos a dar para la creación de la nota de crédito:

• Dejar claro que se trata de la nota de crédito en primer lugar y crear una factura nueva.
• Este documento aclaratorio o modificador ha de tener correlatividad en la serie. Por ejemplo, si hemos emitido cinco facturas, este documento tendrá el número seis. Independientemente de que este cambie o anule otro documento o factura que lleve uno de esos cinco primeros números.
• Lógicamente, se ha de saber qué factura estamos modificando o queriendo anular. Por tanto, hemos de relacionarla con nuestro documento. En este caso escribiríamos un campo para el número de la factura original.
• Todas las cantidades e importes irán en negativo.
• Aunque creamos que se puede, no se ha de tirar la factura que hemos modificado o anulado. Se mantendrá, por si se da el caso que Hacienda nos pida explicaciones respecto a esa factura.
• Enviar esta nota de crédito al cliente. Si omitimos este paso, descuadraremos su contabilidad con las consiguientes consecuencias negativas para él.
• Si hemos querido modificar motivado por una equivocación u olvido de un dato trascendental, crearemos la nueva factura. Esta última seguirá la numeración que tiene la serie. No debemos hacerlo sin antes haber emitido dicha nota de crédito.

Redactar la factura rectificativa

En el caso que nos decantemos por la emisión de una factura rectificativa, hemos de:

• Dejar claro que es una factura rectificativa
• En cuanto a su numeración, es diferente respecto a la original. En este caso, la primera sería Rect 01.
• Especificar qué cuota se repercute y el tipo impositivo que lleva. En esta factura no debe constar su IVA, aunque en la original si estuviese.

Para terminar, hemos de saber perfectamente qué es el IVA y cómo hacer facturas. Si nos encargamos de la contabilidad, hemos de dominar este tipo de conocimientos. En caso contrario, es mejor contratar a un asesor, ya que es una tarea crucial para el desempeño de la actividad.
Una comodidad que nos da Internet, y en este caso una plataforma de pago, es que podemos hacer una factura en PayPal. Es un proceso realmente cómodo y rápido en el que podemos tener ya nuestras facturas preparadas. En cualquier caso, dos características indispensables son el orden y la organización para poder localizar en todo momento la documentación necesaria. Esta es la base de una economía saneada, limpia y fluida que nos permita únicamente preocuparnos de cómo generar más ingresos.