Cómo categorizar tus gastos

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¿Vives en una constante sensación de descontrol en lo que a tu economía, ya sea personal o profesional, se refiere? ¿Te gustaría ser más organizado en este aspecto y adquirir unos hábitos que te ayuden a gestionar tu contabilidad general? En este artículo hablaremos de cómo categorizar tus gastos y de todo lo que has de saber sobre este aspecto. Desde una cierta edad, la educación que recibimos en el colegio está orientada a que nos desarrollemos todo nuestro potencial. Este objetivo se fusiona con el de enseñarnos una profesión para que lo desempeñemos en un futuro y ganemos dinero. Hasta aquí, todo es aceptable o lógico desde un punto de vista en concreto, pero que se queda totalmente incompleto. En otras palabras, nos enseñan a ganar dinero de la forma que nos guste o estemos capacitados, pero ahí acaba la lección. No hay ningún tipo de enseñanza para administrarnos.

Un conocimiento básico para saber llevar una contabilidad personal, por ejemplo, no debería estar sólo al alcance de ciertos estudiantes. Si bien a partir de la E.S.O. (Educación Secundaria Obligatoria) o Bachiller pueden especializarse en temas contables, los que deciden no hacerlo no tienen esta opción. Existen muchos puntos de vista diferentes sobre la educación que estamos recibiendo y algunos expertos o docentes no están de acuerdo con el plan actual. Un gran número de expertos abogan por una actualización de la educación en consonancia con los cambios que han habido esta última década. La gran preocupación de estas personas es que los estudiantes reciben esta preparación para un mundo que ya no existe como tal. Uno de los apartados a tratar y que desde aquí defendemos es la educación financiera como asignatura, a partir de ciertas edades. No defendemos que sea una asignatura principal, pero sí encontrarle su sitio.

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Categorizar tus gastos

En el anterior apartado hemos creído conveniente empezar por la base del problema que nos lleva a esta situación, ya que es un buen momento para rectificar esta carencia. Otras opiniones contrarias sostienen que son los padres quiénes deben educar en este aspecto a los hijos, pero es complicado cuando ellos no han recibido tampoco una educación financiera. La mayoría de asalariados y otra gran parte de autónomos, profesionales y empresarios tampoco tienen unos conocimientos básicos ni una educación que les respalde.

Es como si la educación se encargara de enseñarnos a ganar dinero y desde ahí que el trabajador se las apañe como pueda. En este punto es cuando entramos a la sociedad de consumo sin ninguna preparación para que estemos en constante gasto. Puede que una de las razones por las que no exista esta formación previa es precisamente para que ganemos dinero, pero consumamos constantemente, aunque no lo necesitemos. Con una sociedad más avanzada en estos términos, los bancos y entidades financieras se hacen menos necesarias y perderían ventas de una gran cantidad de productos o servicios. Quizás esta decisión o inacción responde a otros intereses más profundos sobre la sociedad y la manera de orientarnos.

Lo que queremos transmitir es la importancia de tener consciencia sobre el hecho de que la sociedad nos va a empujar a no estar organizados en nuestra contabilidad. Siempre va haber una tele nueva, un crédito con buenas condiciones o el nuevo smartphone. Sabiendo estas dificultades, vamos a ser capaces de identificar mejor las situaciones que se pueden dar y tomar las decisiones correctas en este sentido.

También puede que nos interese saber las reglas básicas de finanzas personalesqué son Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Además, nos ayudará a cumplir con nuestra responsabilidad financiera (impuestos, etc).

Primeros pasos

Si has identificado esta necesidad de categorizar tus gastos para tener la economía (familiar o profesional) más controlada, es necesario analizar nuestra situación actual. Lo primero que vamos a hacer para ello es crear dos categorías; ingresos y gastos mensuales. En el apartado de los ingresos, sobre todo en el caso de empresarios, esta cifra puede variar, pero seguramente tendremos una media hecha. En caso de no disponer de una cifra, basta con acudir a nuestra contabilidad y consultar el anterior ejercicio para tener como punto de referencia. Como empresario o autónomo es casi obligatorio saber cuáles son los beneficios anuales de tu actividad. Obteniendo esta cifra, ya solamente queda dividir entre doce meses para saber los ingresos mensuales. Lo mismo ocurre con los gastos.

Si eres empresario, lo ideal es que lo hagas dos veces (una para tu economía empresarial y otra para tu economía personal). En el apartado de los gastos es importante llevar un control exhaustivo para poder categorizarlos con mayor exactitud. Para ello, basta con llevar una libreta o en el móvil mismo y apuntar cada gasto, por mínimo que sea. La manera correcta es escribiendo la cantidad exacta y en qué se ha gastado exactamente. Esta tarea se ha de realizar todos los días, por un mes. Aunque lo ideal es por tres meses, ya que si lo hacemos en agosto no serán los mismos gastos que en octubre. Lo que sí hemos de tener claro y saber con exactitud son los gastos fijos (electricidad, agua, hipoteca, seguros, etc). Además de estos gastos, hemos de saber cuánto gastamos en ocio durante un mes normal y otros pagos que realizamos con frecuencia. El objetivo es hacer una especie de presupuesto en tu economía durante los doce próximos meses. Por ejemplo, si estamos apuntados al gimnasio y pagamos 30 euros, sabemos que es un gasto de 360 euros al año.

Seguimiento para categorizar tus gastos

En este punto, ya hemos estado un mes apuntado todo gasto que hemos realizado, por insignificante que pueda parecer. Con los datos en nuestro poder, ahora vamos a crear subcategorías dentro del apartado gastos. Por ejemplo, si la factura de la luz es 120€ creamos esta categoría junto al importe. En otros gastos no tan sencillos hemos de registrarlos de otra manera. Si ese mes hemos salido de fiesta, por ejemplo, y hemos gastado 100 euros, creamos una categoría llamada ‘ocio’ y en ella, la subcategoría ‘Fiesta’. La razón es que dentro de la categoría de Ocio puede haber otros gastos como son comidas con amigos, suscripción a Netflix, o HBO, etc. De esta manera, tenemos un tipo de gastos con su cantidad total y el desglose pertinente.

Lo ideal es poder hacer este cálculo no solamente de un mes en base a lo que hemos apuntado las cuatro semanas anteriores, sino de todo el año. Además, conviene crear otra categoría de gasto que llamaremos ‘extras’. El importe irá en consonancia con nuestra economía y nuestras circunstancias. Esta cantidad llamada ‘extras’ responde a los imprevistos que pueden darse y que suponen cierto gasto. En el peor de los casos, hemos de hacer frente a este gasto pero ya habiéndolo previsto y en el mejor de los casos, no pasará nada y es un dinero del que disponemos y no contábamos.

Una regla que nos servirá de ayuda y nos beneficiará es redondear a la máxima nuestros gastos y a la mínima nuestros ingresos. La razón es la misma que hemos dado, en la peor situación habremos acertado y sino, siempre tendremos dinero que no teníamos previsto. A la hora de realizar un presupuesto, que es básicamente lo que estamos haciendo ahora es importante el cálculo y los límites que ponemos.

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Análisis de gastos

Cuando tengamos toda la información organizada y con el seguimiento pertinente, es hora de analizar de manera objetiva nuestro comportamiento en consumo. Si nuestro objetivo es «apretarnos el cinturón» o simplemente reducir gastos innecesarios, el enfoque es totalmente distinto. En el primer caso, hemos de poner en cuarentena todos los gastos que hemos recogido y buscar posibles alternativas o preguntarnos si ese gasto es realmente necesario. El problema de las pequeñas cantidades es que, al no categorizar tus gastos, no parecen relevantes. Si las sumamos todas durante ese mes, podemos ver que fácilmente llegan a 50 o 100 euros. Esto al año supone un gasto entre 600 euros a 1.200 euros.

Expuesto de esta manera ya tiene otra apariencia y capta mejor nuestra atención. El café con pincho diario puede estar en 2 euros, lo que diariamente supone un gasto mensual de 60 euros. Sin reducir este consumo, solamente con optar por hacer el café en casa y un pequeño aperitivo, podemos reducir a la mitad este importe. Solamente con una pequeña decisión, ya estaríamos ahorrando alrededor de 300 euros al año. Estas posibilidades son aplicables a todas las demás categorías, sean gastos fijos o no.

No queremos que pasen desapercibidos o no mencionar casos extremos y también reales en España. Hay familias que tienen un margen mínimo para ahorrar o directamente no pueden ni afrontar el gasto de la luz. En este caso, cada céntimo cuenta y aunque no es una solución justa es importante valorar todas las alternativas posibles. Debería ser una preocupación y responsabilidad del estado y esperemos que en este tema se mejore.

En resumen, hemos de poner en duda cualquier tipo de gasto y buscar las alternativas más económicas sin bajar las prestaciones, en caso de que queramos mantener nuestros servicios.

Consejos para categorizar tus gastos

En este artículo, has podido leer algunos consejos que nos ayudarán a tener un control más exacto de los hábitos de consumo. No queremos olvidar el apartado mental, ya que las emociones siempre juegan un papel clave, incluso determinante. A veces, necesitamos evadirnos o intentar estar de buen humor y para ello puede que salgamos. Es una medida que no acaba con el problema, solamente lo aplaza hasta la semana siguiente. Podemos sustituir estas «escapadas» por un paseo o cualquier otra actividad que nos cueste menos dinero. Si nuestra situación es de ansiedad o cualquier otro problema de salud mental, es necesario acudir a un psicólogo. El dinero empleado antes en ocio o distracciones podemos reinvertirlo a este servicio, que será mucho más efectivo.

Antes de realizar un gasto, hemos de tomar un respiro para saber si es realmente necesario o profundizar en lo que nos ha llevado a esa decisión. Puede que responda a un impulso provocado por un estado de ánimo pasajero. Hemos de dejar de ver como una solución o distracción el consumo para tapar los problemas reales. Es difícil, ya que es así como nos han educado y a lo que nos empujan a diario por los distintos medios de comunicación y publicidad. Es como si tuviéramos que crear un muro para que estas ideas no penetren y echen raíces en nosotros.

Una vez que hayamos mejorado nuestra situación económica y organizado la contabilidad, vamos a tener una base de ahorros mensual y un conocimiento mayor. En este punto, ya estamos capacitados para seguir aprendiendo sobre economía básica y decidir de la manera correcta. Hasta podemos poner una cantidad determinada en la categoría ‘Ocio’ y destinar ese dinero a las diferentes opciones que consideremos. Cuando carecemos de esta organización, nos da la sensación de que vamos con prisa a todos lados y no llegamos a ninguno. O lo que es lo mismo, tenemos dinero para pagar casi todo, pero no podemos pagar nada. Esta es la situación a revertir con las pautas dadas para organizar y categorizar tus gastos.

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