¿Eres autónomo, empresario o estás desarrollando una actividad profesional y quieres tener más conocimientos en los métodos correctos de gestión? ¿Quieres saber cuál es tu obligación a la hora de emitir facturas y el proceso a realizar en tu contabilidad? En este artículo hablaremos de qué es la normativa de facturación y cómo la debemos cumplir en las distintas situaciones. Dicha normativa respecto a la facturación que las empresas, profesionales y autónomos han de hacer son regulaciones establecidas en la ley. Dichas regulaciones para la emisión de factura afectan a los gremios anteriormente nombrados. Se entiende por facturación el proceso que comprende esa emisión de dichas facturas por parte del empresario o autónomo. El organismo público que las regula es la Agencia Tributaria, mediante un reglamente que se estipulas estas obligaciones. En este punto, es importante, si no tenemos los conocimientos necesarios, contar con la ayuda profesional de un asesor.
Hay una práctica, totalmente fuera de la ley, que consiste en la no emisión de la factura correspondiente. Estas tácticas responden a reducir el pago de impuestos al final de trimestre y cobrar dinero sin regular. En el caso de un profesional, como puede ser fontanero o mecánico, hace una oferta que favorece económicamente al cliente. Consiste en hacerle cobrarle sin hacerle factura y por siguiente esquivar el IVA. De esta manera se ahora un porcentaje importante y tiene un margen para bajar el precio de dicho servicio. Por su parte, el cliente se ve beneficiado en el precio final a pagar. En una obra, reforma o arreglo importante es una cantidad considerable. Sin embargo, existe la responsabilidad por ambas partes de no caer en este tipo de actos. La responsabilidad financiera ha de ser cumplida por todo tipo de empresas, desde las grandes hasta los pequeños y medianos comercios.
Qué es la normativa de facturación
Todas esas personas que lleven a cabo cualquier actividad económica, ya sea persona jurídica o física, tiene que proceder a la documentación de las operaciones. Esto significa que tanto empresarios como profesionales que prestan servicios o hacen entra de bienes a terceros han de emitir facturas. Independientemente de si el destinatario sea un particular, un profesional u otra empresa.
En esta normativa de facturación se encuentran regulados varios importantes aspectos que son:
- Qué partes tienen obligación de la expedición de las facturas
- En cuanto al modelo de la factura, simplificada y completa, establece los contenidos de las mismas
- Los diferentes tipos de facturas y los contenidos que han de constar en ellas. Existen facturas completas, simplificadas, recapitulativas y rectificativas
- La manera de emitir las facturas que sean electrónicas con destino a la correspondiente Administración Pública
- El idioma, la moneda o el plazo en que la factura es expedida
- La forma de remitir una factura a nuestros clientes
- El tiempo de conservación obligatorio de esas facturas y cómo conservarlas. Esto hace referencia a su soporte
Para poder emitir una factura que cumpla con la ley vigente, han de cumplirse estos requisitos. Para ello es importante saber cómo hacer facturas y hacerlas concentrados, ya que, de lo contrario, podemos cometer algún tipo de fallo. En el caso de que cometamos cualquier tipo de error en la emisión, debemos saber que tiene una solución sencilla. No hay motivo para preocuparse o perder los nervios, ya que este escenario ya se encuentra planteado con sus correspondientes arreglos. El primer paso es no eliminar ninguna factura, ya que hay que presentar todas. El paso a dar es hacer una factura rectificativa en la mayoría de los casos. Para más información es aconsejable consultar con un asesor o una gestora.
Programas de facturación
Seguramente conozcamos algún programa de facturación, ya que es el tipo de herramienta más utilizada en el mundo empresarial y profesional. Estos programas nos ayudan con la emisión de esas facturas y a cumplir con las obligaciones para facturar. Un problema que puede aparecer es la seguridad del programa o la garantía de que cumpla con la normativa vigente de España. Para realizar esta comprobación tenemos que comprobar si podemos ver los siguientes campos:
- El número que pertenece a la factura. También la serie numérica, que tendrá que estar sin ningún salto de números y secuencial.
- La fecha en la que se emite la factura.
- La fecha de esa operación, en el caso de que no coincidiera con la fecha en la que se ha emitido.
- Datos completos de quién emite la factura y del destinatario. La razón social o nombre completo, NIF (si se trata de un autónomo) o CIF (si es empresa) y la dirección. En una factura simplificada no es necesario que aparezcan los datos que pertenecen al destinatario.
- Que aparezca descrita la operación, al lado del precio por cada unidad antes de la aplicación de impuestos (la base imponible).
- Los tipos impositivos; IVA. Si pertenece al grupo de autónomos, el IRPF dependiendo si así lo indicase la normativa vigente.
- La cuota tributaria
- El importe o cantidad final que se ha de pagar.
Estos modelo también deben contener el suficiente espacio para detallar un caso especial, como puede ser:
- Se factura por el destinatario.
- La inversión correspondiente al sujeto pasivo.
- Las exportaciones o entregas intracomunitarias.
- La exención del IVA, que se hará alusión al respectivo precepto según esté establecido en el IVA y su ley.
- Mencionar al régimen especial, como por ejemplo una agencia de viaje. O un régimen especial como de bienes usados, objetos que son de colección o de arte y antigüedades.
Por otro lado, debe contar con que su software para facturar esté capacitado para manejar la facturación respectiva a los gastos que son relacionados con esa actividad económica. Aunque, como el IVA que se puede deducir, no se encuentra regulado por la normativa vigente de facturación.
Consejos
Hoy en día existen muchas plataformas y ayudas para el empresario o autónomo. Una famosa y popular plataforma de pago ofrece el servicio de facturación. Por eso, si nos interesa, es aconsejable que sepamos cómo hacer una factura en PayPal. De este modo, podremos hacer facturas profesionales para autónomos y microempresas, por ejemplo.
Aunque contemos con algún programa de facturación y este cumpla todas nuestras expectativas, no debemos desechar los servicios profesionales de un asesor. Por muy completo que sea la ayuda de esta útil herramienta, no está toda nuestra contabilidad cubierta. En lo que a plazos, ventajas y obligaciones tributarias se refiere debemos ponerle la misma atención. Puede que no necesite contratar a otra persona, por las circunstancias de tu negocio o por tus conocimientos y tiempo libre. Pero si no estas no son nuestras circunstancias y tenemos una economía completa, es el paso más importante que debemos dar.
Por otra parte, resaltar la obligación de que nuestras facturas tengan esa numeración sin ningún salto. Podemos pensar que si no hacemos factura, no existe y, por tanto, no se puede demostrar nada. Si queremos hacer las cosas bien y llevar nuestra contabilidad al día, este tipo de prácticas han de quedar excluidas. No merece la pena, ya que puede que salga mucho más caro de lo que hayas querido ahorrar. Sin contar las preocupaciones o el estrés que ello provoca. Llevar una contabilidad bajo la mesa no es rentable desde un punto de vista global.
