Libro diario – ¿Qué es el libro diario?

¿Estás buscando trabajo como administrativo o gestor de una empresa y no sabes qué hace falta para llevar gestionarla correctamente? ¿Tienes una empresa y eres tú quién se encarga de la contabilidad, pero no te aclaras lo suficiente para hacerlo? Seguramente te interesará este artículo, ya que hablaremos de qué es el libro diario y para qué te puede servir. Para llevar una contabilidad de una manera eficaz y legal de una empresa se necesitan ciertos conocimientos y documentos legales. Como una empresa está sujeta a declaraciones de impuestos y otras obligaciones financieras, se ha de registrar cualquier movimiento relacionado. La manera de llevar dicho registro y cumplir lo establecido por ley es presentando una serie de documentos legales  vigentes. Para llevar las riendas de una compañía, al menos en el aspecto contable, hemos de saber cuál es esa documentación. De lo contrario, podríamos incurrir en faltas o delitos administrativos.

Entre esas herramientas que tenemos en nuestro poder, hoy explicaremos al detalle el funcionamiento del libro diario para la contabilidad. Hemos de saber la obligación que tiene una empresa de hacer la presentación de unos libros contables en los que se refleja la posición de la compañía en su reciente ejercicio fiscal. Esta comunicación entre Hacienda y las empresas es muy fluida, gracias al sistema implantado para la información inmediata. Esto permite, y obliga, a las empresas para hacer entrega esa información al momento. Existe también un libro mayor, al margen del libro diario, que a continuación explicaremos y detallaremos las diferencias entre ambos.

El libro diario

En este libro están registrados cualquier movimiento ubicado en cuentas de empresa, sin importar su asiento contable que se ha asignado. Cualquier acción reflejada en esa cuenta, debe aparecer en este documento. Una de las principales diferencias entre el libro mayor, que explicaremos más tarde, y el libro diario es que en el mayor los movimientos divididos en asientos contables están definidos. Este libro no es obligatorio, a diferencia del libro diario. La cuál no es razón suficiente para no completarlo, por la sencilla razón que gracias a este libro se puede sacar información abundante de la empresa.

El libro diario, donde están registradas por orden cronológico cualquier operación económica hechas por la empresa, es obligatorio y nos ayuda a llevar ese registro. Aunque ha de estar reflejado a diario esos movimientos, está permitida la anotación de manera conjunta de los totales referentes a esas operaciones. Dichos movimientos no pueden tener un período superior al mes. La condición para poder obrar de esta manera es que se han de detallar en otro libro esas operaciones. Esto nos habilita para apuntar la totalidad de ventas realizadas a un cliente, si al mismo tiempo se han desglosado en nuestro libro de registro referente a facturas que hemos emitido.

Para redactar este libro podemos hacerlo de manera informática o manual. Gracias a los avances tecnológicos, lo más común es llevar esta información utilizando dichas mejoras. De esta forma ganamos mucho tiempo y reducimos la probabilidad de error cuando traspasamos las anotaciones a los otros libros de contabilidad. Esto se debe a que esos sistemas contables desarrollados por la informática se encargan de manera automática.

Contabilidad empresarial

Un principio básico de la normativa de España es el de la partida doble. Esto quiere decir que no puede haber un acreedor sin la existencia de un deudor, y viceversa. Los asientos contables tienen que estar cuadrados, lo que significa que entre el HABER y el DEBE la diferencia será 0. Puede que nos interese saber qué es un activo para tener un mayor conocimiento contable. Cuando anotemos en el haber, la cuenta de activo (derechos y bienes) reducirá su valor y lo aumentará con las anotaciones que hacemos en el debe. El pasivo sufre los mismos cambios, pero en el sentido contrario.

Para entender este concepto, hemos de saber qué son los asientos contables. Simplemente son anotaciones que se hacen en el libro contable. Cuando creamos una entrada para el libro diario contable, creamos dos asientos (HABER y DEBE). Se ha de hacer, en teoría, una anotación en el haber por cada una que se haga en el debe. Este procedimiento es conocido como la partida doble contable.

Puede que no sepamos qué son el haber y debe o cómo se organizan. Para el libro diario, este tendrá dos columnas, el HABER ubicado en la derecha y el DEBE en la izquierda.

• DEBE. Cualquier tipo de débitos e ingresos han de estar reflejados en esta columna. En otras palabras, los abonos pertenecientes a la cuenta o cargos los pondremos aquí.
• HABER. Al mismo tiempo, los créditos o gastos de esa cuenta estarán reflejados en esta columna.

Información en el libro diario

Una vez nos ha quedado claro qué es este documento y su utilidad, detallaremos la información que debemos incluir en el mismo.

• La fecha de cada una de las operaciones. El día, mes y año correspondiente al registro de contabilidad.
• Columnas de créditos y débitos.
• El número del asiento.
• Describir los conceptos y el nombre de esa cuenta. Esta descripción quiere decir que debemos explicar ese registro que estamos efectuando.
• El número del folio en su mayor.
• Número del folio diario.
• El código perteneciente a la cuenta en cuestión. El código que pertenece a la cuenta que está asignada. También a la cuenta que acredite o debite.
• Número de linea.

Para hacer un apunte en nuestro libro diario, hemos de tener en cuenta varios conceptos y pasos a dar. Por ejemplo, los asientos de contabilidad que tiene el libro diario están clasificados en referencia a la fecha realizados en:

• Asientos de saldo inicial. Estos asientos se crean en el inicio de cierto período, que coincide con el cierre del anterior.
• Asientos de cierre. Son los asientos que hacemos en el final de un período con el objetivo de saldar esas cuentas. Este deja paso al de inicio.
• Asientos de Hacapertura. Si la empresa hace la anotación de esas aportaciones por parte de sus socios, en el inicio de la empresa, se crea este asiento.

El libro mayor contable

Aquí es en el libro que reflejamos los movimientos correspondientes a cada una de las cuentas, por separado, que pertenecen a la empresa. Como hemos aclarado anteriormente, no tenemos ninguna obligación. Aunque sí es muy recomendable tenerlo, al permitirnos tener al alcance esa información importante de los movimientos empresariales. Por eso, podríamos decir que su objetivo es saber qué saldo nos va a quedar en las cuentas por esas operaciones que hemos registrado.

Consejos

Si queremos llevar la gestión y la contabilidad de nuestra empresa en su totalidad, puede que la mejor opción sea formarse. De esta forma seremos conscientes de nuestra responsabilidad financiera y de reglas básicas de finanzas, tanto personales como empresariales. Nunca está de más tener algunos conocimientos en este sector, ya que siempre son útiles. Saber cómo funciona la economía, en general, nos ayudará a tomar las decisiones más acertadas. En lo referente a tener un negocio, su gestión es el aspecto más importante. Por mucho dinero que ganemos, podemos estar perdiendo el doble por malas decisiones contables o incumplimientos en las declaraciones pertinentes. También tenemos la opción de contratar a un gestor para que nos lleve todas nuestras finanzas y así no correr ningún riesgo.