Factura alfanumérica – ¿Qué es?

¿Eres un emprendedor y tienes planes de crear tu propia empresa o trabajar como un autónomo y desarrollar una actividad profesional? ¿Estás buscando información que te permita conocer más a fondo la gestión de esa actividad y las operaciones con el cliente? En este artículo hablaremos de qué es la famosa factura alfanumérica exactamente y todo lo que deberías saber sobre ella. Como su propio nombre nos ayuda a suponer, su numeración la forman letras, números y distintos signos aceptados.

Es obligatorio que cada factura tenga una numeración concreta e individual, respetando así nuestra normativa para facturar legalmente. La autoridad fiscal, que es nuestra Agencia Tributaria, establece que una numeración de varias facturas, si pertenecen a esa misma serie, deberán ser correlativas. Lo cual no prohíbe crear facturas con una serie numérica formada por letras. También podemos añadir distintos símbolos que pueden ser la barra del teclado (/) o el guión.

La gran utilidad que se le encuentra a crear nuestra propia factura alfanumérica es que podemos diferenciar dos tipos de factura. Puede que no sea nuestro caso, pero existen autónomos que realizan, al mismo tiempo, dos tipos de actividad económica diferentes y sin ninguna relación profesional entre ellas. Sería muy confuso usar solamente números en esas facturas generadas por ambos trabajos. Lo ideal es distinguirlo con el signo o letra que deseemos, así nada más ver una factura, ya sabemos a qué actividad pertenece. Otra prestación que nos da este tipo de facturas es poder distinguir la factura rectificativa de otra factura ordinaria. El objetivo es conseguir un orden y organización para poder llevar nuestra contabilidad al día y cumplir mejor con nuestra responsabilidad financiera.

Primero, hemos de saber perfectamente cómo hacer facturas, saber qué datos necesitamos y el proceso. También tenemos la opción de hacer una factura en PayPal.

Factura alfanumérica

Si nos vamos a la normativa que redacta las distintas obligaciones a cumplir para facturar, nuestra Agencia Tributaria permite que se emita esa serie numérica con los siguientes requisitos que más adelante detallaremos:

• Hemos de contar con más de un establecimiento desde los que emitimos facturas.
• Podemos crear esta serie si estamos señalando un año fiscal.
• El emisor ha de realizar una operación de naturaleza distinta. Es el caso en el que un autónomo, por ejemplo, desarrolla más de una actividad económica diferente.

Además de estos requisitos a cumplir, si optamos por esta posibilidad, existen casos en los que sí estamos obligados a crear las series específicas si:

• Cuando es un procedimiento judicial y administrativo con ejecución forzosa.
• Si es una factura emitida por el destinatario o un tercero (facturación por destinatario).
• Si es un tipo de factura rectificativa.

En cualquiera de estos casos, el empresario o autónomo precisará de esa factura alfanumérica para diferencias con símbolos y letras cada uno de los supuestos.

Es importante estar al tanto y conocer la legislación vigente sobre todo lo que rodea a una factura. La mayoría de los profesionales no tienen una formación específica en este terreno, simplemente cuentan con la ayuda de su asesor. Otros, han ido aprendiendo a base de la práctica y la información conseguida por sus propios medios. Esto da lugar a errores que también son útiles como parte del aprendizaje. Nosotros, recomendamos la primera opción. Es la más segura y protegemos nuestro inicio en una actividad de situaciones que no tengamos que lamentar al de unos años. La ventaja que tenemos, si contratamos a un asesor, es que podemos formarnos en este aspecto y preguntarle las dudas que nos vayan surgiendo.

Otra información que te puede interesar saber, relacionada con la contabilidad, es cómo recuperar el IVA de una factura impagada.

Programa para facturar y factura alfanumérica

Si estamos pensando o ya disponemos de un programa para facturar que nos de un rendimiento y unas garantías excelentes, nuestra labor será mucho más sencilla. Un buen programa, que esté debidamente actualizado, nos va a permitir crear facturas y asignarles una serie numérica diferente con signos y letras para cada una. En ciertos programas ya reconocidos y aceptados por los profesionales, se pueden definir esas series en nuestros modelos para facturas.

Para llevar una contabilidad más limpia y ordenada, esta alfanumeración es aplicable a albaranes y presupuestos, para que los podamos diferencias de nuestras facturas. De esta manera, nuestro método de facturación no facilitará que caigamos en algún error.

Al ser posible escribir distintos caracteres y letras en esa serie que corresponde a nuestras facturas, albaranes y presupuestos, tendremos todo ordenado. Una de las ventajas es que podemos separar visualmente los números de las letras utilizando los signos del teclado como el guión o la barra. Gracias a estos signos, se respeta esa serie correlativa en nuestras facturas. Es importante tener en cuenta, al margen de la serie, la obligada secuencia que ha de ser correlativa. Para ello, no ha de tener ninguna repetición o salto en esa serie.

Otra situación que debemos contemplar es saber cuál es la mejor serie numérica en nuestra facturación para conseguir esa contabilidad fácil de llevar. Nuestro gestor o asesor nos estará eternamente agradecidos con estas decisiones que vamos a tomar. No simplemente le permitirá tener un trabajo más cómodo, sino que lo podrá hacer mejor y con más eficacia. Para ello, la serie numérica deberá tener su orden correlativo y aclarar en qué punto comienza nuestra primera factura. Es importante cumplir con esta serie de requisitos, ya que es lo exigido por la ley.

Agencia Tributaria

Nuestra Agencia Tributaria española, como ya hemos señalado anteriormente, nos da la posibilidad de otorgar distintas series numéricas. Todo permiso ha de estar regulado para que pueda llevar un orden y cada uno no haga lo que crea más conveniente o beneficioso. Para un bien común, Hacienda únicamente nos deja tener distintas series numéricas, o si se corresponde cambiar dicha serie, si:

• Estamos señalando un año fiscal o nos encontramos en pleno cambio del año.
• Cuando son operaciones que pertenecen a una naturaleza diferente y se quiere distinguir dos actividades económicas diferentes. Este es el caso de, por ejemplo, un autónomo que redacta artículos de manera independiente y también es abogado. En la práctica de ambas actividades va a tener las correspondientes facturas de esos dos trabajos.
• Si queremos emitir una factura de abono o rectificativa.
• Si tenemos más de un local desde el cual podemos facturar. En este caso se refieren a comercios o locales que pertenezcan a un mismo negocio. Puede ser dos locales de copas, dos inmobiliarias, etc.

Habiendo quedado claro los casos en los que sí tenemos permitido este tipo de factura, ahora hablaremos de esas situacioens en las que está prohibido. No vamos a poder establecer una facturación alfanumérica cuando:

• Queramos crear por cada cliente series numéricas.
• Si nos estamos planteando crear esa serie numérica para cada mes, hemos de saber que tampoco podemos.

Es trascendental que nuestra serie numérica se mantenga correlativa. Esto quiere decir que no puede haber ninguna duplicación o salto numérico entre ellas. Con un programa para facturar, no caer en este error es muy fácil. Esta herramienta contable asigna de manera automática el número siguiente de la factura que está disponible. Gracias a este sistema, es imposible que un buen programa para facturar uso un número en dos ocasiones distintas para una misma factura.

Consejos

El momento ideal para empezar con nuestra factura alfanumérica es cuando finalice el año fiscal; el día 1 del mes de enero. Si hemos decidido no esperar a ese momento, hemos de considerar lo siguiente. En el caso de que ahora mismo tengamos un número de la factura «031» y vamos a cambiar su serie, se hace desde aquí. Es decir, la siguiente factura ha de ser, por ejemplo, «19-FAC-032». Como podemos ver, antes de cambiar la serie, la última factura era la número 031. Cuando hemos procedido a dicho cambio y creamos su factura siguiente y correlativa, utilizamos el número 32. Independientemente de las letras o signos anteriores que hayamos elegido, lo importante es respetar ese orden.

Otro consejo que podemos dar desde aquí es contratar a un asesor. Puede que creas que no es realmente necesario y que tú solo puedes. Dependiendo de tu actividad o de la complejidad de la contabilidad, es posible que así sea. Sin embargo, ya esa por falta de tiempo, descuidos o conocimientos, terminamos por cometer algún error administrativo. La mejor decisión que podemos tomar para nuestro negocio y actividad es esta contratación, al margen de que dispongamos de un programa para la contabilidad. En este caso, esa es la mejor opción; programa para facturar y el asesor. Es una simbiosis perfecta que nos ahorrará todavía más tiempo y elevará la calidad de la comunicación entre nosotros.

Recuerda que un buen empresario siempre ha de hacer el trabajo más sencillo a sus trabajadores. Con esto se gana una mayor eficacia, al hacer que esa persona esté más cómoda o pueda desarrollar mejor sus habilidades en el trabajo. Aunque sea de manera egoísta, es una decisión que nos conviene tomar y tener en cuenta. Todo suma, hasta cualquier mínimo detalle.