Cómo hacer una factura

¿Estás pensando en darte de alta como trabajador autónomo y todavía no sabes cómo facturar a clientes de manera correcta? ¿Quieres saber más información de todo el proceso, de los datos a tener en cuenta y de los próximos pasos? Si te encuentras en una de estas situaciones, seguramente este artículo sera de interés, ya que hablaremos de este tema. Para saber cómo hacer una factura no necesitamos una formación o conocimientos avanzados, simplemente poner atención para emitir esas facturas. Muchos emprendedores ponen toda su atención y esfuerzos en ampliar su cartera de clientes, pero no es suficiente para prosperar. Si bien es importante dar un buen producto o servicio, más lo es facturar de la manera que se establece. Todo el proceso de venta y el tiempo posterior a ella es crucial para mantener una buena relación con clientes. Cualquier detalle, hasta el más mínimo, tiene una importante trascendencia.

Si nunca hemos hecho una factura, no debemos por qué preocuparnos, ya que es cuestión de aprender unas pocas cosas. Casi seguro, a lo largo de nuestra vida, hemos visto muchas facturas de productos comprados o servicios que hemos contratado. Por tanto, ya hemos avanzado mucho terreno al saber identificar este documento entre otros y las características de la factura. Puede que nos de cierto respeto emitir nuestra primera factura, pero iremos perdiendo el miedo según vayamos haciendo este proceso. Deberíamos tener miedo a hacer pocas, puesto que significaría unos bajos ingresos en nuestro negocio y sería bastante peor escenario.
Además, en la actualidad, vivimos en la era de la información. Esto quiere decir que tenemos acceso a casi cualquier conocimiento. Esta es la razón que te habrá llevado a esta página y gracias a eso podrás resolver tus dudas. A continuación, explicaremos de manera detallada este paso sumamente importante.

Hacer una factura

Para empezar, es conveniente saber qué es una factura exactamente. Dicho documento tiene un carácter mercantil en el que se recoge esa información que es relativa a la compra-venta de servicios o bienes o una transacción. La primero que debemos sabernos bien es nuestro Reglamento para Facturación y su normativa. Conforme a ella, las PYMES y autónomos han de emitir una factura para cada trabajo que han realizado.

Una vez que sabemos qué es una factura, podemos empezar a ver cómo es el proceso de emisión de la misma. El sistema más tradicional a la hora de hacer una factura es el papel y se hacía llegar en persona o correo postal. En la mayoría de los casos eran facturas escritas a mano, sobre el libro de facturas en formato de papel. Gracias a los avances tecnológicos estamos mejor conectados y tenemos más facilidad para muchos trámites.

Los negocios se han informatizado por estos motivos y ahora casi todas las facturas se hacen por el programa Excel. La manera en la que llega al cliente es en formato PDF o por correo electrónico. En el programa Excel tienes varias plantillas para hacer una factura a tu disposición. A partir de esas plantillas podrás editarlas para darles el aspecto preferido o quedarse con ellas tal y como aparecen. Es una buena solución cuando empezamos una actividad y no tenemos tanto volumen de negocio que nos haga emitir muchas facturas.

Datos e información de la factura

Al margen de la factura y de la personalización que hagamos, toda factura ha de cumplir unos requisitos. En un documento de este tipo es crucial que estén completos, ya que de lo contrario sería inválido. Por eso mismo, toda factura ha de tener:

• Un número de factura y la serie. En las facturas, la numeración perteneciente a una serie ha de ser correlativa. Se podrá tener series independientes en los casos de que tengamos varios establecimiento, hagamos facturas rectificativas u operaciones de diferente naturaleza. Lo más común es tener una nueva serie para un año.
• La fecha de expedición. Este dato es muy importante, ya que indica cuando la factura es expedida. Algunas veces no coincide con la fecha en las que se han hecho las operaciones. En ese caso, quedará totalmente detallado y descrito.
• El domicilio. Aquí debe constar las dos direcciones. Tanto la que corresponde al destinatario como a la persona que está obligado a emitir dicha factura.
• Describir las operaciones. Con los datos completos que son necesarios para determinar la base imponible perteneciente al impuesto. En otras palabras, el importe final por la contraprestación. También se ha de incluir el precio por unidad, excluyendo impuestos en esa operación. Por último, si lo hubiera, hacer constar la rebaja o descuento que no estuviera incluido en su precio por unidad.
• IVA y su tipo impositivo.  A parte del tipo impositivo, su recargo equivalente, si procediera. También ha de estar redactado la retención oportuna del IRPF y su porcentaje, en caso de que sea necesario. Esto pasa con las personas que son profesionales.
• Cuota tributaria. La que se repercute y su consignación debe ser por separado.
• Pago completo. El importe o cantidad total que se ha de pagar
• Fecha de la operación. Esta fecha es en la que se haya realizado dicha operación documentada. También, si la fecha de la operación, no coincide con la de expedición referente a la factura, se puede haber recibido de manera anticipada un pago.

El momento para hacer una factura

Llegados a este punto, ya sabemos cómo hacer una factura, pero no es suficiente. El siguiente paso es saber cuándo existe la obligación de emitir facturas. Como profesional autónomo o empresario se tiene el deber de emitir y hacer la entrega de la factura y cualquier otro justificante, provocados por la actividad realizada. Además, hay que guardar una copa de ese documento entregado y almacenar para tener a tu disposición las facturas recibidas de parte de otros profesionales o empresarios.

Al entregar bienes o prestar servicios, se emiten y conservan esas facturas en las que detallan la operación del IVA soportado por la actividad. También están obligados los que no se encuentren sujetos al impuesto y los sujetos, pero exentos, independientemente de si tienes un régimen de IVA especial. Aunque en ciertos regímenes, en teoría, no hace falta la emisión de las facturas. Las excepciones que fundamentalmente afectan a esas operaciones con los particulares:

• Se encuentran exentas del IVA.
• Las que realizan los profesionales o empresarios en recargo equivalente, en su régimen especial.
• En régimen del IVA simplificado, las operaciones que son realizadas por empresarios o profesionales. Teniendo en cuenta que cuya determinación referente a cuotas devengadas se vaya a efectuar respecto al volumen correspondiente a ingresos.
• Realizas por profesionales o empresarios en régimen especial. En concreto de ganadería, pesca y agricultura.

Si el destinatario es un profesional o empresario y esté actuando como tal, existe siempre la obligación de hacer esa factura. También en los casos que lo exija el cliente por necesidad o deseo de realizar un derecho tributario. Aunque es totalmente recomendable pedir consejo al asesor, para que nos aconseje de la manera adecuada sobre cómo proceder. La ayuda y guía de un profesional es imprescindible si no sabemos cómo hacer facturas.

Por otro lado, nos puede interesar saber cómo hacer una factura en PayPal. Este procesador de pago mundialmente conocido, nos concede esta posibilidad con todas las garantías.