Cómo empezar a hacer facturas

Si quieres saber cómo empezar a hacer facturas porque  has iniciado tu propio negocio o hasta ahora era otra persona la que se encargaba de ello, debes saber que no es algo tan difícil como te pueda parecer en un principio, por lo que no debes tener temor a enfrentarte a ello. Tan solo debes tener en cuenta una serie de recomendaciones e indicaciones que te vamos a explicar con detalle en este artículo.

En primer lugar debes tener en cuenta que hacer una factura es necesario en el caso de que tengas un negocio en el que vendas algún tipo de producto o prestes un servicio, unas ventas que deben ser declarada. En el caso de que se trata de una operación entre autónomos y empresas debes hacer una factura de forma obligatoria, al igual que cuando la venta se realice a un particular por encima de los 400 euros.

Entendemos que antes de estar buscando cómo empezar a hacer facturas ya te has dado de alta como autónomo, un proceso sencillo del que ya hablamos en nuestro portal.

Qué debe incluir una factura

Una factura tiene un valor fiscal, por lo que su importancia va más allá de lo que es una nota o un recibo. Por este motivo es de máxima importancia que cuente con diferentes elementos clave que debes incluir.

• El Título «Factura». Debe ser incluido en el documento, de forma que no quepa duda que es trata de una factura.
• Número de factura.  Debe figurar el número de factura de la cual se trata. Ten en cuenta que no puede haber saltos en la numeración entre la primera factura y la última del mismo año.
• Fecha de factura. Debes indicar la fecha de emisión de la factura.
• Razón social del emisor. Debes indicar el nombre completo de la empresa o autónomo. También la dirección y el CIF (si es empresa) o NIF (autónomos).
• Razón social del cliente.  Debe incluirse el nombre completo del cliente, así como su dirección y su CIF/NIF.
• Descripción del producto o servicio. Debe figurar el producto vendido o el servicio prestado, indicando tanto el precio como el porcentaje de IVA del mismo.
• Subtotal. Es la base imponible, es decir, el importe total sin IVA ni retenciones.
• Porcentaje e importe de IVA.  Aparece el porcentaje y el importe de IVA así como las retenciones a aplicar en la factura.
• Total de la factura. Se muestra la suma del subtotal tras haber sumado el IVA y restado las retenciones. Este será el importe que el cliente te deberá pagar.

Estos elementos que hemos mencionado son obligatorios e imprescindibles en una factura. Si quieres saber cómo empezar a hacer facturas no puedes dejar de colocar todos y cada uno de ellos en tu documento, el cual puedes crear de múltiples formas, ya sea en una hoja de cálculo, un procesador de textos o bien recurriendo a un programa de facturación.

Consejos para empezar a hacer facturas

Además de saber todos los campos que debe contener una factura, es importante que tengas en cuenta una serie de consejos básicos pero que te pueden ayudar en gran medida a la hora de empezar a hacerlas.

Algunos de nuestros consejos son:

Utiliza facturas Proforma

Una factura proforma es una factura de borrador que no tiene validez fiscal y que no tienen número, lo que te permitirá modificarla siempre que lo desees y que no tienes porque tener miedo a equivocarte. La puedes utilizar para enviarla a tu cliente y que, una vez que este compruebe que esta todo correcto, emitir la factura final. Harás un paso más pero a cambio será menos probable que te puedas equivocar.

Contrata o pregunta a un asesor

Aunque es muy posible que no te lo hubieses planteado, contratar un asesor o hacerle una consulta te puede ayudar a la hora de saber cómo empezar a hacer facturas, ya que podrá explicarte el tipo de IVA que debes emplear en tus facturas, si debes aplicar IRPF, o la manera en la que tendrás que presentar tus impuestos.

En todo caso, ten en cuenta que el asesor no deberá hacerte las facturas, pero sí aconsejarte para evitar que puedas cometer errores a la hora de hacerlas. Así evitarás tener posibles errores en las mismas que a la larga te puedan provocar multas por parte de la Agencia Tributaria.

Utiliza un programa de facturación

Si estás empezando a hacer facturas o si ya llevas tiempo haciéndolas, hacer uso de un programa de facturación es muy recomendado, ya que entre sus ventajas se encontrará el que no te permitirá continuar con las facturas si falta alguno de los elementos obligatorios, además de que te permitirán sacar informes y tener debidamente organizados a tus clientes, proveedores….y todo ello, habitualmente, bajo una interfaz atractiva y sencilla de utilizar.

No obstante, siempre puedes recurrir a otros métodos que te resulten cómodos, como puede ser una plantilla de Excel.