Actas de Finiquito – Qué son y cómo generarlas

¿Quieres formalizar la culminación de una relación de trabajo y no sabes cómo? Acá te explicamos con pasos sencillos y exactos.  No obstante, esta información sirve tanto para el empleado, como para el empleador, pues es necesario estar consciente de los pasos que conlleva un proceso de liquidación.  Primero que todo debes elaborar un Acta de Finiquito.  ¿Sabes qué es y la manera correcta de hacerla?

El acta de finiquito es un documento formal que establece la culminación –por acuerdo mutuo- de la relación laboral. La función del Acta de Finiquito consiste  en exponer los conceptos de cancelación de los servicios del trabajador; es decir, relacionar detalladamente  los pagos que le corresponden por derecho al culminar dicha relación. Por ejemplo: indemnización, vacaciones pendientes, etc.

Pasos para generar El  Finiquito

Hay importantes aspectos que debes tener en cuenta al elaborar un Acta de Finiquito; los cuales son de información general. No tienes que ser un experto ni nada de eso. Posteriormente, te daremos los detalles precisos sobre cómo hacerla.

1.-  Sea cual fuere el caso de la culminación de la relación laboral; es decir, si el empleado renuncia por voluntad propia,  es despedido, o culmina el contrato, de igual forma esta Acta debe realizarse.

2.- Toda acta de finiquito debe contener los siguientes datos de identificación:

• De la Empresa con su registro fiscal.
• Del Empleado con su número de registro del Seguro Social.

Enumerar los conceptos

Enumerar los conceptos de los diferentes pagos que se efectuarán.

• Los conceptos de pagos con las cantidades exactas, deben escribirse en cifras y en palabras, las cuales son:
• Último salario devengado, es decir, el pago que percibía al terminar la relación laboral.
• Vacaciones durante la relación laboral.
• Pagos extras Es importante señalar,  que este aspecto  requiere de un tiempo para hacer los cálculos, que no pueden hacerse inmediatamente. Por ejemplo, pagos de horas extras.
• La indemnización solo la efectúas en caso de despido. Puedes realizarla por acuerdo entre Patrono y empleado. Pero también puede ajustarse a las normas especificadas en el contrato.

El concepto por indemnización puede estar dentro del Acta de Finiquito; o especificarse en un documento aparte. En este caso, debe  solamente expresar el monto o la cantidad determinada para cancelarla. No te enrrolles, poco a poco comprenderás el proceso.

Aspectos formales

Hay aspectos formales que te pueden interesar para el momento de elaborar el Acta de liquidación:

• El vocablo “Finiquito” no tiene que estar expreso en el documento.  Puede estar en forma tácita dentro de su contenido.
• No necesitas un papel específico para redactar el Acta.
• Si el contratado es menor de edad, de igual forma tiene derecho a la cancelación de su pago; previo a que su responsable legal haya autorizado la relación laboral.
• Como empleador debes hacer con anticipación el anuncio –por escrito- del cese de contrato.
• El empleado puede buscar un representante de su sindicato al momento de firmar; el cual garantice que no se violen sus derechos. Como empresario no puedes impedírselo.
• Mientras el empleado no firme, tú como empresa no estás obligado a pagar ningún monto que se le adeude.

¿Cómo hacer el cálculo?  Primero te explicaremos  el proceso, y luego te daremos el ejemplo.

PARA EL SALARIO

1. Divides el sueldo neto mensual entre 30 (días) y lo multiplicas por los días laborados durante el mes hasta el momento del cese del contrato.
2. Debes regirte por el contrato colectivo para determinar si los pagos extras se cancelan de forma semestral o anual.

  Un ejemplo sencillo

Supongamos que el empleado trabajó los primeros 6 días del mes en curso. Si el sueldo que percibe el empleado es de 1000 euros mensual, lo dividimos entre 30 días, esto dará como resultado 33,3 euros diarios. Estos 6 días laborados  se multiplica por el valor del diario, es decir, 6×33,3 lo cual da un total de 199,8 euros.

• Cuando el pago es proporcional, (semestral o anual) se procede de esta forma:
• Si es semestral, la calculas del 1 al 30 de junio, la otra fracción correspondería del 1 de julio al 31 de diciembre.
• Dependiendo de la fecha de culminación del contrato, es obvio que una parte ya la habrá cobrado; la otra, se calculará de acuerdo al tiempo laboral durante el plazo de los seis meses.

Cálculo general

Este concepto debes calcularlo  de esta manera:

• Del monto por pagar lo divides entre 180 y los multiplicas por los días correspondientes para cobrar durante el lapso mencionado.
• Si es anual, el empleado cobrará la parte proporcional de las dos pagas. Se calcula de la siguiente manera:
• El monto del pago que le corresponde, entre 360 y lo multiplicas por los días correspondientes al lapso que devenga de cada adicional hasta el momento de la culminación.

Cálculo de las vacaciones

Para este concepto, existen diferentes pautas que debe tomar en cuenta:

• Si las vacaciones son fraccionadas, se cancelarán solo las pendientes.
• Si se cancela el contrato, pero ya se ha percibido este beneficio, se saca una relación en proporción al tiempo trabajado y lo ya percibido. Entonces, el capital que adeuda el empleado a la empresa; se puede restar del monto que percibiría el mismo por concepto de liquidación.
• Otra opción sería que el empleado puede laborar unos días más en la empresa para compensar este pago.
• Pero, si al momento de la culminación legal del contrato; ya se ha disfrutado de este beneficio,  la empresa queda libre de cancelar alguna suma económica de este concepto, y el empleado no puede exigirla.

       ¿Cómo calcular las vacaciones?

• Los días establecidos por vacaciones son 30, equivalentes a 2,5 por cada mes de      Debes calcularlo considerando -si todos los meses se percibe lo mismo-  o calculando el promedio de la suma de 3 meses si el sueldo tiene variación.  Lo divides entre 360 y lo multiplicas por los días de vacaciones que están pendientes.
• Otra forma. Cuenta cuántos días del año ha trabajado el empleado hasta el último día de trabajo. Luego, debes estar claro, cuántos días de vacaciones le corresponden de acuerdo a los días que ha trabajado en ese año.

Entonces, el cálculo del monto de las vacaciones que aparecerá en el Finiquito se realiza, tomando estos días no disfrutados por el salario diario, lo cual dará un resultado, y ese será el monto que debes cancelar.

Ejemplo práctico

Tomas en cuenta que el empleado trabajó hasta el 6 del mes junio; el tiempo total de los días trabajados es de 30×5 =150 + 6 días de junio= 156 días.  Luego, haces una simple regla de 3.  Si para un año laboral (360), son 30 días de vacaciones, para 156 días, cuánto será?  13 días le correspondería.

Como el sueldo por día  es de 33,3 euros, entonces 33,3×13=432.9 Euros

¿Cómo calcular los pagos extra?

• Haz la relación de pagos extras (horas extras, bonificaciones, etc. según sea el caso).
• Si el empleado percibió dos pagas extras de 500Euros, y le fueron canceladas el primer día de cada semestre del año, es decir, 1ero de enero y 1ero de julio, entonces se calcula:

500×156/360= 216 Euros

500×6/360= 8 Euros.

Total del Finiquito:

199,8 de salario + 432.90 de vacaciones+ 224 de pagas extra= 856.70 Euros         

Según como sea el cese de la relación, los ajustes son diferentes:

Cálculo del finiquito por renuncia voluntaria

• Se suman las cantidades pendientes por vacaciones, pagos extras que no sea prorrateado y otros conceptos del mes que le toque percibir.  Por ejemplo, si la relación culmina al 4to día del mes, en el documento debe estar  reflejado el monto de estos 4 días.

Para el cálculo por finalización del contrato

• Se realizará  de forma similar al de renuncia voluntaria. Se suman los ingresos que la  Empresa tiene pendiente.
• A estos dos casos no corresponde la indemnización.

Para el cálculo por despido

• En este caso si hay indemnización. A esto sumamos las vacaciones que no se han disfrutado, los pagos extras, y otros ingresos del sueldo según se establezca.

El Acta de Finiquito no debe estar viciada

• Debes levantarla una vez que se culmine la relación laboral y no con anterioridad.
• No debes exigírsele al empleado firmar el Finiquito en
• No puedes imponer al trabajador la renuncia a derechos que le son irrenunciables.
• Muy importante, no se te olvide la Nota de Declaración de finalización del convenio laboral: Fórmula estándar expresa en el N5 del artículo 3 en relación con el N3 del art.82 ambos del estatuto de los trabajadores.

¿Qué necesitas para redactar un acta de finiquito?

Al momento de elaborar un finiquito debes tener ciertos elementos a tu alcance.  ¿Sabes también que necesitas tener algunas habilidades para elaborar un Acta de Finiquito?

• Conocer los aspectos formales de la escritura y contabilidad.
• Manejo básico de los principios legales en cuanto a empleo y liquidación.
• Tener conocimientos básicos de Office: Excel, Saint, A2.
• Disponer de un computador.
• Tener organizado tus archivos con los expedientes de tus empleados (se sugiere la actualización bimestral) y sus funciones dentro de la Empresa, de forma que la información sea correcta.
• Manejar los manuales de la política interna de la Empresa.
• Calculadora avanzada.
• Material de oficina: escritorio, hojas blancas, plumas fuentes.

Consejos clave

Realizar un Acta de finiquito puede ser un proceso simple como acabas de observar, pero no puedes subestimar su carácter formal.   Esto conlleva un orden legal que debes manejar con mucho cuidado. Si estás en el puesto de trabajador o de Empleador, estos tips, te ayudarán a que el proceso sea exitoso, lo cual debe ser el Norte de toda Empresa.

• Para ambas partes, siempre es recomendable realizar el Acta de finiquito, pues, como empleador, quedarás libre de cualquier compromiso económico que pueda exigir el empleado una vez retirado de la Empresa o de la relación de trabajo.
• Si tu puesto es el de empleado, te exime de cualquier exigencia laboral que te quiera imponer tu antiguo patrón.
• Asegúrate de sacar bien tus cuentas. ¿Sabías que el empleado puede estar en desacuerdo con el finiquito aun cuando lo haya firmado, estampando al lado de su firma: “NO CONFORME”?
• Debes elaborar el Finiquito dentro del marco legal español. Recuerda que la jurisprudencia expresa al Finiquito como el documento que contiene la cancelación de los servicios del trabajador  por haber concretado su relación laboral.
• Te recomendamos no utilizar el engaño, la presión, ni intimidación para prescindir de un empleado, eso te evitará contratiempos mayores e incomodidades legales.
• Mantén buena relación con tus empleados, de manera que la culminación de la relación de trabajo sea armónica  y te evite problemas mayores.

No lo olvides

• No importa el tamaño de tu empresa, pequeña, mediana, o grande, te recomendamos mantener la administración y legalidad que le corresponde.
• Revisa las veces que sea necesario el Finiquito, pues este no debe tener ambigüedad, ni vacíos. Recuerda que el empleado puede solicitar un representante para dar conformidad que lo que tú expresas en el documento, es decir, que es lo justo que requiere el empleado.
• Debes estar claro que el Acta de finiquito no determina que se acepta el despido del cargo, a lo cual puede hacer el señalamiento el trabajador, sino, que el pago asignado por la culminación de la relación laboral es ACEPTADO.