Cómo compulsar documentos
En ciertas ocasiones te será necesario compulsar documentos para darles validez legal. Por ejemplo para pedir una beca o incluso para realizar alguna reclamación de los gastos de tu hipoteca. Este tipo de acciones es bastante más frecuente de lo que puedes imaginar. En este artículo vamos a explicarte qué significa compulsar documentos, dónde puedes hacerlo y cómo. Esperamos que esta información te resulte de interés.
Qué significa compulsar documentos
La compulsa de documentos es necesaria para realizar cierto tipo de trámites administrativos. Por ejemplo solicitar la nacionalidad, presentarse a unas oposiciones o pedir una beca.
Al compulsar documentos lo que conseguimos es dotar de validez la copia de un documento original. Es necesario que un técnico cualificado revise hoja a hoja el documento original a compulsar y lo compare con la copia. De esta manera da fe de que la copia es exactamente igual al original.
Para corroborar que esta revisión se ha llevado a cabo el técnico que compulsa estampa un sello en cada hoja revisada de la copia. A partir del momento de la compulsa la que antes era una copia en la que no se podía corroborar la veracidad de la información será considerada como válida. Pues el técnico se ha encargado de revisar hoja a hoja que la información coincida en ambos casos.
Cómo compulsar documentos
Compulsar documentos es una acción bastante sencilla. Sin embargo el lugar donde se llevará a cabo la compulsa variará en función de para qué vaya a ser usado el documento. No es lo mismo compulsar documentos para las administraciones públicas que para una entidad privada. Veamos las diferencias de cómo hacerlo en cada uno de estos casos a continuación.
Cómo compulsar documentos para la Administración Pública
En ciertas ocasiones la Administración puede solicitarte que presentes documentos compulsados. Por ejemplo, si vas a solicitar la pensión, probablemente te pidan el libro de familia. Lógicamente no puedes desprenderte del original para que la Administración Pública compruebe que todo es correcto. Ahí es cuando entra en juego la compulsa de documentos.
En los casos en los que la Administración solicita documentos originales la compulsa puede realizarse directamente, y sin coste alguno para el ciudadano, en las oficinas de registro. Para que el documento se compulse el ciudadano ha de presentar la copia y el original. De esta manera el funcionario realiza la comprobación y compulsa de manera inmediata. En estos casos el funcionario revisará ambos documentos y sellará la copia dotándola de legalidad y corroborando así que todo es correcto. Una vez hecho devolverá el original al ciudadano y adjuntará la copia compulsada entre la documentación que se ha solicitado por parte de la Administración. El sello de compulsa incluirá la siguiente información por defecto:
- La fecha de la compulsa.
- El órgano desde el cual se ha llevado a cabo la compulsa.
- La identificación de la persona que ha llevado a cabo la compulsa del documento.
Cómo compulsar documentos para entidades privadas
La Administración Pública no es la única que puede requerir un documento compulsado. Por ejemplo de cara a la contratación en una empresa es probable que te soliciten una copia compulsada de tus estudios académicos. Es bastante habitual que esto suceda con las licenciaturas universitarias de cara a puestos de responsabilidad.
En estos casos las opciones son variadas.
- Podemos acudir al centro que ha emitido el título para que compulse la copia. Igual que sucede con la Administración Pública se trata de un trámite gratuito.
- Podemos presentar en el puesto de trabajo donde se nos exige el título la copia y el original para que sea la propia empresa la que realice la compulsa. De esta manera podrá comprobar que los datos son correctos y que no se altera ninguno de los campos en la copia. Esta opción nos ahorrará tener que visitar nuestro antiguo centro de estudios y será mucho más rápida.
¿Qué necesitas presentar para poder compulsar documentos?
Para poder compulsar documentos siempre es necesario disponer de los siguientes elementos.
- DNI, NIE o pasaporte del ciudadano que va a realizar la compulsa. Es necesario que la persona se identifique para poder llevar a cabo este trámite.
- Documento original que deseamos compulsar. Es imprescindible que lo presentemos para que el técnico en cuestión pueda comprobar la copia con el original.
- Fotocopia de buen calidad del documento que deseamos compulsar. Igual de importante que presentar el documento original es presentar la copia. Y esta ha de ser de buena calidad para que el encargado de realizar la compulsa no tenga ningún problema en comprobar con facilidad la veracidad de la información que contiene la copia. Asegúrate de que se trata de una fotocopia de calidad para evitarte problemas.
- Importe para pagar las tasas. Aunque en la mayor parte de las ocasiones compulsar documentos es gratuito en ciertos casos puede que tengas que pagar unas tasas. Es mejor informarse previamente al respecto pues en ciertos casos las Administraciones Públicas solo aceptan el pago en metálico y en la cantidad concreta que cuesta la tasa.
¿La copia auténtica y el documento compulsado son lo mismo?
No. No son lo mismo. Sin embargo es bastante frecuente confundir ambos términos. Y por desgracia si presentamos una copia compulsada en vez de una copia auténtica a la administración cuando nos requiere la segunda, este trámite no nos habrá servido de nada.
Sin duda las principales diferencias son las siguientes
- La copia auténtica se lleva a cabo de manera digital en el registro correspondiente. Es decir, que el ciudadano no tiene que presentar una fotocopia a compulsar, sino que el funcionario utiliza el original emitido por ellos mismos y que guardan en su sistema.
- Por medio de una copia auténtica no es necesario revisar visualmente la copia y el original, pues es la propia Administración la que ofrece la copia. De esta manera se garantiza que la información es original y veraz.
- Las copias se realizan en el organismo oficial que emitió el original. Este organismo el que tiene acceso a la información.
La utilidad de la copia auténtica
La copia auténtica ha surgido con fuerza a partir de 2016. La idea es evitar tener que presentar tantas fotocopias cuando la Administración solicita ciertos documentos. El uso de la copia auténtica está regulado en los art. 27 y 28 de la Ley Ley 39/2015, del 1 de octubre. Puedes consultar un extracto en EL enlace al BOE que tienes unas líneas más arriba.
Por ejemplo, es ideal para pedir una beca. Si tienes que presentar una copia de la declaración de la renta ya no será necesario que la compulses. Solo tienes que dar permiso para que la Administración compruebe los datos los datos. Así ya no tendrás que buscar los documentos, fotocopiarlos y presentar el original y la copia.
Con la copia auténtica el ciudadano no tiene que presentar la documentación físicamente. Lo que hace es dar permiso a la Administración Pública para comprobar sus datos y adjuntarlos. A no ser que el ciudadano haya denegado este permiso no habrá problema en presentar la copia auténtica.
Esta iniciativa es muy útil sobre todo cuando es necesario trasladarse a diferentes países dentro de la UE. Por medio de la copia auténtica no tienes que presentar físicamente muchos documentos. Gracias a ello las gestiones se agilizan e incluso se preserva el medio ambiente.
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