VIES – ¿Qué es el VIES?

El VIES es un Registro para Operadores Intracomunitarios que se consulta a diario por empresas de España. Acuden a este censo al producirse un aumento en prestación o contratación de servicio y exportación a compañías de otro país en nuestra Unión Europea. A lo largo del artículo hablaremos de qué es el VIES y de todo lo que deberías saber sobre él.

Este registro donde está todo operador intracomunitario al que llamamos VIES lo forman las personas, jurídicas y físicas, con su NIF-IVA. Cumpliendo este requisito, entre otros, pueden llevar a cabo una operación comercial con una empresa perteneciente a la UE (Unión Europea). Es importante no mezclar conceptos como VAT o el NIF, en lo que al IVA se refiere. Debemos darnos de alta para poder prestar servicios y para intercambiar bienes.

El autónomo o empresa española emite la factura a esa empresa europea, pero antes ha de hacer un paso. La primera acción para realizar es consultar dicho censo para verificar si esa empresa se encuentra inscrita. Una vez que se ha comprobado y constatado este hecho, se puede emitir esa factura exenta de IVA. Si, por el contrario, no hay datos de la empresa en el censo, esa factura llevará IVA, como si facturáramos a una empresa nacional. Si se trata de un cliente particular, esta factura lleva IVA, en cualquier caso.  Es importante que sepamos cómo hacer facturas para cumplir con nuestra responsabilidad financiera.

Consultar VIES

Tal y como señalamos anteriormente, para cualquier relación comercial de este tipo, hemos de hacer la consulta pertinente en este censo llamado VIES. Para constatar si realmente ese NIF-IVA es válido y se encuentra en dicho registro, podemos conseguirlo mediante un sencillo paso; consulta online. Para ello, tenemos dos opciones:

• Agencia Tributaria. Necesitaremos nuestro certificado electrónico con el fin de consultar la base de datos en la que se encuentra cualquier operador intracomunitario extranjero.
• Dirección General Fiscal de Comisión Europea. En este portal no precisaremos del certificado digital. Únicamente, seleccionamos el estado y tecleamos ese número del IVA correspondiente a la empresa a consultar. También comprobamos su NIF-IVA.

Cualquiera de estas dos páginas nos dirán solamente si hay un registro de esa empresa o no. En otras palabras, no conseguiremos ninguna información adicional como puede ser la dirección, el domicilio social, etc. Tampoco vamos a poder saber su IVA escribiendo cualquiera de estos datos o su nombre.

Registrarse en el VIES

Si queremos llevar a cabo operaciones dentro de nuestra Unión Europea, hemos de saber lo siguiente. Toda empresa española, además de contar con el NIF-IVA, se ha de registrar en el VIES (Registro del Operador Intracomunitario), que pertenece al Censo de los Profesionales, Retenedores y Empresarios. El trámite lo realizamos mediante nuestra Agencia Tributaria y su modelo 036 censal. Seleccionaremos en ese documento la casilla número 582 para solicitar el alta. Para finalizar, asignaremos una fecha en la que calculamos que se efectuará nuestra primer intercambio intracomunitario. Esta fecha se escribe en la número 584 del mismo documento.

Antes de superar los tres meses desde la solicitud, la Agencia Tributaria resolverá de una manera u otra nuestra petición. Puede que sigamos sin respuesta alguna una vez pasado ese tiempo máximo establecido. Esto significará que nuestra solicitud no ha sido aceptada. De lo contrario, si aceptan la petición, nos darán nuestro NIF-IVA activado para las operaciones con otra compañía dentro de nuestra comunidad europea. Además, ya estaremos inscritos en el VIES. Ese NIF-IVA que nos corresponde estará formado por números y letras de la siguiente manera. Los dos primeros caracteres son dos letras (ES) seguido de un número o letra. El bloque intermedio estará compuesto por siete números y para finalizar, el último bloque está formado por un número o letra.

Incorporación

Toda persona, ya sea jurídica o física, ha de solicitar dicha incorporación para comercializar un bien o prestar sus servicios a diferentes empresas dentro de nuestra comunidad europea. Otro requisito ha cumplir es estar en posesión de su NIF-IVA y que este sea válido. Sabiendo esta información, la Agencia Tributaria únicamente va a aceptar nuesta solicitud si se dan las siguientes condicoines:

• Autónomo o empresa que lleven a cabo intercambio sujeto a impuesto de bienes. Al margen de si su establecimiento en territorio nacional para aplicación del impuesto (IVA) español.
• Compañías que contraten un servicio prestado por otra empresa con su establecimiento fuera de Baleares y Península. Han de ser sujetos pasivo de IVA.
• Una empresa que preste sus servicios a Estados Miembros pertenecientes a UE, que no sea España. Además, el destinatario ha de ser dicho sujeto pasivo.
• Una persona jurídica que, al realizar una adquisición intracomunitaria de bienes sujeta a dicho impuesto, no lo haga como una empresa.

Otra información de interés que puede sernos útil es conocer todas las ventajas de trabajar con un programa de facturación que nos haga la vida más fácil. Estas herramientas contables nos ordenan y simplifican toda nuestra contabilidad, para que esté siempre organizada.