Tesorería – ¿Qué es la tesorería?

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¿Tienes una empresa o desarrollas una actividad económica como autónomo y te preocupa la gestión de ciertos aspectos en contabilidad? ¿Quieres tener más conocimientos o formación para poder tomar decisiones más acertadas y ser más cuidados con tu economía profesional? En este artículo hablaremos de qué es la tesorería y de todo lo que has de saber sobre ella. Se trata del sector perteneciente a una empresa donde se lleva a cabo la gestión y organización de cualquier acción relativa a una operación con flujo monetario o el flujo de la caja. Es un concepto de mucho uso en el campo de la economía y el objetivo es efectuar esas operaciones con este flujo monetario o llamado también «cash flow». Entre los movimientos de este dinero, podemos encontrar varios como una gestión bancaria o un pago al proveedor, por ejemplo.

Es la operación monetaria en la que sale y entra este dinero de nuestra empresa. Por tanto, una tesorería es cualquier acción o procedimiento en le que se administra y  gestiona el dinero de nuestra empresa, organización o compañía. Para saber cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad, es importante conocer de una manera profunda qué es la contabilidad financiera. De esta manera, no solamente garantizaremos una buena gestión de nuestros ingresos, ya que podremos cumplir con nuestra responsabilidad financiera. Cuando nos encargamos de dicha gestión, es importante separar la economía personal de la familiar. Muchas veces, al tener un negocio, vamos sacando dinero de la caja para necesidades personales. Es una acción muy peligrosa, ya que no existe ningún control de ese dinero. En nuestra caja registradora, seguramente tengamos siempre un mínimo de dinero para dar cambios, por ejemplo. Al final del día tenemos que dejar ese mismo dinero y saber cuánto hemos sacado para meterlo en la cuenta.

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Tesorería

Una tesorería tiene un funcionamiento y dimensión totalmente distinto en empresas de diferentes tamaños. En una compañía con un volumen importante de ingresos, seguramente existan varios departamentos. Imaginemos que, en esta compañía, un departamento en concreto necesita la adquisición de material para la oficina. No se va y directamente se hace la compra, guarda la factura y se pasa a la empresa. Dicho departamento ha de ponerse en contacto con el departamento para las compras y enviar este pedido para su aprobación. El siguiente paso es comunicárselo a nuestra tesorería. En ella, se va a confirmar la disponibilidad de esos fondos de los que se requieren para dicha compra. De esta manera, la operación está avalada por nuestro departamento para compras y el departamento que necesitaba ese material de oficina obtiene lo esperado.

En cuanto al modo de operar en una tesorería, existen una cantidad importante de tareas relacionadas con el ámbito monetario y financiero. Nos encontraremos con el cobro por la venta, el pago al acreedor, gestionar los gastos e ingresos sucedidos en una operación de negociación y venta. También se trata de negociar préstamos y otros servicios financieros con los bancos o gestionar nuestra caja (el dinero). A lo largo del texto hablaremos más detalladamente de cada una de ellas, ya que dependerán del volumen de esa empresa o su categoría. Esto afecta directamente al número de tareas o responsabilidades que se exigen a la tesorería, aunque es muy variable. Es, posiblemente, el departamento, dentro del sector empresarial, en el que se han producido más cambios.  Una característica que la identifica es hacer presupuestos o  un estudio que adquieren complejidad al gestión ciertas desviaciones.  No todo el mundo está capacitado para estar al frente de este departamento, al ser necesario ciertos conocimientos o nociones para la gestión.

Tareas en la tesorería

En este apartado, es importante tener claro el concepto del flujo de la caja, ya que se encuentra entre los puntos clave a gestionar. De una manera resumida, podemos decir que es la diferencia entre un egreso e ingreso correspondiente al efectivo dentro de un determinado período. En otras palabras, en esa franja temporal, es ese almacenamiento del activo líquido. Es por este motivo que contamos con este recurso para saber qué liquidez tiene la empresa, que es la capacidad para generar dinero.

Otra distinción que hemos de tener en cuenta es que contabilidad y tesorería son diferentes áreas que funcionan de una manera conjunta. No hemos de confundir con los aspectos contables o tareas de la empresa en este sentido. En una tesorería nos encargamos de:

  • Gestionar recursos monetarios pertenecientes a una compañía.
  • Diseñar las políticas para el pago y cobro.
  • Decidir sobre asuntos necesarios en cuanto a posibles desviaciones.
  • Controlar de una manera adecuada que se cumpla con la previsión de cobro y pago.

Cada vez, este departamento adquiere más complejidad, al existir más maneras para realizar un pago o un cobro. Nos referimos a pagar por plazos, de manera electrónica, pagos internacionales, etc. Debido a estas incorporaciones, las responsabilidades y tareas de la persona encargada de la tesorería se han visto modificadas. No solamente ha de administrar el líquido de la compañía. Se encarga de decidir y poner en marcha cualquier prevención que sea necesaria para compensar las posibles desviaciones de una tesorería. Además, estas medidas están relacionadas con la política para pagar o cobrar que nos doten de eficacia en esas transacciones. Las tareas que han ido añadiéndose a este puesto son:

  • Gestión del riesgo financiero. Este control abarca el riesgo que puede existir en un cobro, el tipo del interés, etc.
  • Administración de la tecnología. Se trata del control de una base de datos en cuanto a un movimiento bancario, comunicación con departamentos y la cantidad de dinero que recibe cada uno de ellos.
  • Relacionarse con la entidad bancaria o financiera y con proveedores a los que adquirimos el servicio o producto..

Medir la tesorería

Si queremos comprobar o saber nuestra capacidad en cuanto a la generación de liquidez necesaria para realizar esos pagos a los que nos hemos comprometido, hay una manera de conseguirlo. Este concepto recibe el nombre de Ratio de la Liquidez y no es aconsejable que supere a 0,75.
Otra manera para realizar esta comprobación es mediante la aplicación del Ratio de la Tesorería. En él, se señala la capacidad empresarial en cuanto a cumplir con los diferentes pagos de la deuda u otro compromiso financiero del presente. En esta ocasión, el valor debe estar entre un 0,8 y un 1.

  • Resultado del Ratio de la Tesorería menor que 1. Existen ciertas probabilidades de que esa compañía entre en la suspensión del pago. En otras palabras, estamos frente a un problema relacionado con la liquidez.
  • Resultado del Ratio de la Tesorería igual a  1. En esta ocasión, la solvencia y liquidez correspondiente a la organización es a un corto plazo.
  • Resultado del Ratio de la Tesorería mayor que 1. El estado de solvencia y liquidez está orientado más a un largo plazo.

Como hemos señalado anteriormente, las consecuencias, dificultad o complejidad para estar al frente de este apartado, depende directamente del tamaño de la organización. Posiblemente, si tenemos un comercio de barrio, no necesitemos una persona que se encarga solamente de la gestión. Es una tarea que podemos desarrollar nosotros mismos, con una mentalidad adecuada. El dinero que hay en la caja hemos de percibirlo como efectivo de la empresa, que pertenece a la economía de nuestro negocio.

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Tesorería y procedimientos

Podemos dividir estos procedimientos en cinco, aunque existe una relación directa y estrecha entre ellos.

  • Gestión del riesgo. Toda medida para asegurar una correcta gestión en cuanto al dinero. Esto puede ser contratar una póliza que cubra ciertos riesgos o hacer seguimiento o control del flujo monetario.
  • Labor de contabilizar. Se controla las transferencias, cualquier transacción relacionada con pagos, cobros, ingresos y gastos de esa empresa.
  • Fuentes para la financiación. Es un aspecto trascendental, ya que se establece la manera y el coste para financiar nuestra actividad económica. También se establece un tiempo determinado para conseguir que esas ventas sean dinero en efectivo.
  • Mediar con la liquidez. Este es un ratio clave en el sector empresarial. Nos capacita y deja comprobar el dinero que una empresa tiene disponible y ese otro que todavía no ha conseguido.
  • Negociar con terceras partes. Este punto también es uno de los más importantes. Se trata de crear relaciones con bancos y otras terceras partes importantes para el crecimiento de nuestra actividad.

En una tesorería ha de conocer de una manera profunda y exacta nuestro flujo de la caja. Es un beneficio para obtener una manera de funcionar dentro de la empresa y llevar al día cualquier compromiso o derecho. Nos referimos a cumplir con nuestro acreedor, inversionistas y administradores. Se trata de llegar a determinados objetivos como:

  • Evaluar nuestra capacidad como empresa y responder de una manera correcta en tiempo y forma a las obligaciones adquiridas, generando un flujo del dinero positivo.
  • Facilitar esa gestión interna para controlar el presupuesto de nuestra compañía.
  • Saber cuáles es realmente la necesidad financiera.

Para asegurar nuestro futuro y llevar una economía saneada, hemos de saber si es necesario contar con una persona que se encargue de estas funciones. En negocios tradicionales y con un volumen bajo, no será necesario ni asequible. Sin embargo, si adquirimos cierto volumen y tamaño, puede que nos salga rentable. Es una situación que hemos de consultar y analizar.

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