Recibo de pago ¿Qué es un recibo de pago?

¿Sabes que garantías existen al realizar una operación comercial? ¿Cuáles son tus derechos y hasta que punto el documento es legal o protege tus intereses? En este artículo hablaremos de qué es exactamente recibo de pago y de todo lo de que deberías saber sobre él. Este recibo es una prueba para demostrar que un bien o servicio de un valor concreto se ha entregado. Dicho documento mercantil comprueba que realmente se ha pagado esa cantidad en efectivo, al haber entregado la mercancía o dotado del servicio. Su emisión parte de la persona que percibe ese derecho y el destino es su deudor, terminando así esa obligación. En cuanto a la facturación y emisión de los recibos del empresario es una tarea muy común. Todos los días efectúa este tipo de transacciones que debe incluir en nuestras finanzas. Para ello, podemos contar con un programa de facturación y contabilidad para emprendedores.

Un recibo emitido cuenta con la repercusión pertinente en el flujo de la caja. Como es confeccionado para el deudor, está como entrada de un capital a la contabilidad. Es importante calcular ese flujo, para saber cuál es la liquidez con la que podemos contar. Un error puede ser basarse únicamente en verlo desde un beneficio propio. Si tenemos un flujo de la caja positivo, dispondremos de un mayor margen para maniobrar. En caso contrario, es necesario dar con el motivo de ese déficit o si precisamos de financiación externa. Esta ayuda financiera puede ser financiando facturas o mediante anticipos.

Si tenemos una empresa, es importante saber qué es la contabilidad financiera y reconocer la importancia del balance de situación en tu contabilidad. Además, es aconsejable contar con los servicios profesionales de una gestora o asesor.

Recibo de pago

Un cliente cuenta con el derecho a recibir el justificante de ese pago. Al mismo tiempo, el proveedor está obligado a su expedición, entrega y conserva. Es trascendental almacenar dichos recibos que nos permitan corregir errores que se pueden dar en la tesorería. También nos ayudarán a probar ese fin de nuestra deuda o obligación contraída. Lo común es que una parte guarde ese recibo. Otro motivo para conservar un recibo de pago es la posibilidad de que el cliente pueda ejecutar la garantía o devolver el artículo. Manteniendo nuestros recibos, tendremos un control sobre cualquier cobro a los clientes y sabremos considerar mejor cualquier forma de pago al proveedor.

Al pagar en efectivo, sin la existencia de un recibo, no tendremos ninguna prueba de que efectivamente esa operación se ha realizado. En esta situación, la mejor solución es exigir ese documento, sin importar las circunstancias. Podemos solicitar este documento en otras formas de pago como una transferencia bancaria o por tarjeta. Al crear la famosa zona SEPA, originó el cambio en nuestras normas cuando generamos recibos en nuestra zona euro.

Características

Habitualmente, quien emite este recibo de pago, lo hace de manera publicada. De esta forma, el original se da al cliente que ha efectuado dicho pago y la otra parte conserve ese duplicado. Ambos podrán comprobar de manera fácil la existencia de esa transacción. Esto deja fuera de las posibilidades a cambios en las cantidades o valores. Ante compras importantes o en cualquiera de ellas, es recomendable hacer un escaneo del documento y disponer de él también digitalmente. En caso de perder el original, tenemos el recibo de pago en este formato. Hace años, la solución pasaba por la fotocopia del mismo ante un posible deterioro o pérdida de legibilidad.

En distintos casos, este recibo se podrá emitir por una compañía o una persona. En él, han de estar unos datos concretos, que dependerán de las necesidades de las partes. Suele incluir todo detalle del servicio o producto abonado en esa operación, su fecha en la que se ha emitido o los datos de las partes. También se puede añadir a declaración en la que el recibidor manifiesta su acuerdo, el número de la factura, descuentos o impuestos.

Hemos de ser conscientes de que este tipo de documento no suele garantizar la comprobación de que hemos cobrado una serie de impuestos. En base a este hecho, no recomendamos que se utilice para sustituir a una factura. Sin embargo, los dos documentos se complementan a la perfección, con objetivos diferentes. Por una parte, la factura reclama dicho pago y el recibo prueba que se ha realizado.

Ejemplo

En este ejemplo, una persona va a alquilar un piso, previa intermediación de la inmobiliaria. A la firma del contrato, se establece que ha de presentarse entre los cinco primeros días de cada mes en la inmobiliaria. En esa visita, se realiza el pago de cada mes con motivo del alquiler.

El inquilino, respetando el acuerdo firmado con el propietario e inmobiliaria, acude en el plazo establecido. En el momento de hacer el pago del alquiler, es cuando recibe dicho comprobante o recibo de pago. En él, queda registrado que efectivamente se ha recibido el dinero exacto pactado. Con este papel, esta persona puede irse tranquila del loca, ya que tiene la prueba del pago, respetando el contrato. Al mismo tiempo, esa inmobiliaria llevará un control más exhaustivo del inmueble en cuestión, si así lo han acordado con el propietario.

En general, hay un talonario con numeración específica para estos recibos. En la mayoría de los escenarios, este recibo es vinculado con la factura. Una empresa procede a la emisión de una factura (Nº 24) por 350 euros a pagar por el cliente. En el momento de que el cliente hace esa operación, se le da su correspondiente recibo (Nº 15). En nuestro sistema, queda registrado que el recibo número 15 pertenece a la factura número 24.

Características y tipos de recibo

También conocido como constancia del pago, el nombre nos da una buena pista de para qué sirve. Disponemos de distintas maneras en las que podemos utilizar el documento, así como diferentes formatos a nuestra disposición. Todos y cada uno de esos formatos deben tener una serie de características. En caso contrario, no tendrían validez. Por lo tanto, en ellos deberemos ver:

• El nombre de la persona o entidad que realiza la entrega o pago.
• El hecho mediante escrito que pruebe el recibo de ese derecho.
• La fecha y el lugar en el que se llevo a cabo esa transacción.
• Concepto que motiva esta operación.
• La firma del receptor y su nombre.

En cuanto a los tipos que existen de recibos en nuestro día a día, podemos ver:

– El recibo en caja del egreso.Comprobante de que la obligación contraída con el cliente queda finalizada mediante el pago realizado al contado.
– Recibo en caja del ingreso. Certifica que hemos cobrado esa cantidad pactada. Lo normal es que se haga en efectivo.
– El recibo del depósito en la cuenta. Este tipo de recibo nos da constancia en el caso de ser transferencia bancaria.
– Recibo de un depósito judicial. Cuando un juez nos ordena pagar una determinada cantidad por el motivo que sea, al cumplir con el pago, obtenemos este documento.
– Recibo del alquiler. Entre el inquilino y el dueño de la vivienda o inmobiliaria hay transacciones periódicas. El dueño de la vivienda extiende en contrato como arrendatario la seña de ese desembolso del capital proveniente del inquilino.

Recibo electrónico

En este tipo de recibo podemos ver toda información pertinente a esos pagos que hemos recibido. El plazo para emitir este tipo de comprobante, si así se ha acordado, es de diez días correspondientes al próximo vez, una vez recibido el pago. La razón del nombre se puede deducir fácilmente. Un Recibo Electrónico del Pago puede estar en su forma abreviada; REP.

Es muy importante la información indicada en estos documentos, ya que hace referencia al servicio o producto que se paga, entre otros. También estará:

El método del pago. Se identifica, en caso de que la operación se pague parcialmente o no.
La cantidad que se ha pagado. Se verifica que es esa cantidad y se registra para que coincida con la del REP.
Relación con el comprobante. Se indicará la factura a la que se refiere.

Factura y recibo de pago

Como hemos señalado anteriormente, no es ideal sustituir la factura con un recibo. Cada documento cumple una función específica y ha sido creado con distintos objetivos. Además, el tiempo de expedición de cada uno de ellos también difiere. El más importante es que un recibo de pago carece de toda validez fiscal, al contrario de una factura.

La factura se entrega antes de cobrar, indicando las condiciones, la mercancía o el servicio y el importe. Mientras que el correspondiente recibo se entrega una vez se haya cumplido con lo acordado en la factura. Es importante que ambos documentos tengan los mismos datos, que no haya ninguna diferencia de números, producto, etc.

Un recibo sí puede sustituir a la factura simplificada. Dichas facturas no tienen tanta información como puede tener una factura, pero sí que cuentan con validez tributaria. Esto ha sido posible gracias a la reforma llevada a cabo en el año 2.013 en el que se modificó el sistema para facturar.