Programa de contabilidad – ¿Qué es?

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¿Eres trabajador autónomo o tienes una empresa y pierdes mucho tiempo en tareas repetitivas que te evitan ser más productivo? ¿A menudo siente estrés al llevar el control de tus finanzas o no tienes claro como hacer diferentes gestiones? En este artículo hablaremos de qué es un programa de contabilidad y cómo podemos sacarle provecho a esta avanzada herramienta informática. Si bien contratar un servicio financiero informático que nos ayude con nuestra economía está muy aceptado, el precio hace dudar. Es un factor que siempre tenemos en cuenta y ponemos como dato definitivo en una decisión que hemos de tomar. Caemos en un grave error si decidimos en base a cuánto cuesta un programa o decantarnos por la opción barata. Debemos tener más visión a largo plazo, ya que si el programa nos ahorra dinero, el precio será algo menor. Sabiendo el dinero que ahorramos, podemos empezar a comparar precios.

Gracias a los avances tecnológicos y a las constantes actualizaciones, las empresas pueden contar con herramientas altamente efectivas en contabilidad. Solamente con el ahorro que supone en horas de trabajo, se puede garantizar una reducción en gastos para los sueldos. Para que una empresa tenga una buena imagen y funcione a la perfección, también tiene que estar saneada por dentro. Además, por la constante demanda y la cantidad de empresas o programadores, el precio o rendimiento no es una excusa. Incluso podemos hacer todo el trámite de contratación online, personalizando el servicio que queremos contratar para el funcionamiento de empresa. Como todos sabemos, no hay dos empresas exactamente iguales y que necesiten las mismas prestaciones para controlar la contabilidad diaria. Esta depende enteramente del tipo de actividad comercial que se desarrolla, de la facturación y otros factores influyentes en impuestos. Por eso, es importante poder personalizar el programa de contabilidad.

programa de contabilidad

Qué es un programa de contabilidad

Aunque las personas que tienen una empresa o están como trabajadores autónomos estén totalmente familiarizados con estos programas, hay cierto desconocimiento entre la población. Hay una confusión que lleva a pensar mezclar conceptos como programa para la gestión empresarial, software para facturar o los programas contables. A continuación, hablaremos de las diferencias que existen entre estas opciones.

– Programa de contabilidad. Se trata de la herramienta informática que nos permite realizar cualquier proceso contable de forma digital. En otras palabras, vamos a poder gestionar este aspecto de nuestro negocio desde un dispositivo móvil (tableta o smartphone).

Antiguamente, estas laboras y control contable se delegaba en la figura del asesor o gestora, pagando por sus servicios. Contando con el adecuado programa de contabilidad, y según nuestro tipo de negocio, podremos prescindir de los servicios del asesor. Aunque es recomendable, si nuestras finanzas así lo requieren, mantener a ambos. Esta mezcla puede darnos mayores beneficios en cuanto a rapidez y fluidez. Si optamos por contar sólo con el programa de contabilidad y nos manejamos bien con él, no tendremos ningún problema. El dinero que nos hemos ahorrado no contratando a un asesor, podemos dirigirlo a otras inversiones. Esto nos permitirá mejorar nuestro negocio en varios aspectos que podríamos necesitar.

Como ya hemos señalado anteriormente, con dicho programa para llevar nuestra contabilidad, facilitaremos en gran medida a nuestro contable. Tenemos la opción de añadir un acceso para esta persona y así tiene a su disposición cualquier información dentro de la plataforma. Con esto mejoraremos sustancialmente la comunicación a la hora de enviar documentos o que nos tenga que pedir él. Ya no tendrá que molestarnos en nuestras horas de trabajo o nosotros llamarles a deshoras. Con esta solución podemos resolver la duda de cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad.

Contratación del programa de contabilidad

Ante la gran variedad, casi cualquier programa ofrecido por una empresa respetable es muy válido y efectivo. Pero esto no quiere decir que nos mejore la situación de la empresa. El motivo es que no todas las personas tienen las mismas necesidades, ni todas las empresas. A veces, necesitamos de una prestación concreta y todo lo demás se vuelve prescindible. Por eso, hemos de analizar las necesidades exactas, para poder ajustar el presupuesto y personalizar nuestro programa.

Puede que nos haga falta poder gestionar los asientos contables o crear asientos para pagos automáticos y cobros. Se hará utilizando la opción de vencimiento de factura. Por si fuera poco, hay ciertos programas con los que podemos:

  • Administración de nuestro Plan General de Contabilidad. Por sus siglas conocido como PGC.
  • Crear y cerrar ejercicios de contabilidad
  • Conseguir un Diario Resumen, incluido su historial con toda transacción económica.
  • Disponer del listado correspondiente al Libro Mayor. En algunas versiones, podemos disponer del documento en Excel.
  • Capacidad para el traspaso de una factura a nuestra Contabilidad.
  • La gestión del Libro IVA y Libro Mayor.
  • Controlar y desarrollar varios balances, como el de pérdidas, situación, ganancias, saldos y sumas.
  • En cuestión de declaraciones, rellenar los modelos de IVA respectivos.

Tal y como podemos leer, las opciones y posibilidades con un sólo programa son infinitas. Podemos exprimir al máximo su rendimiento y adquiriendo hábitos saludables para nuestra economía. También tendremos la facilidad de separar la economía personal de la empresarial. Esto último es muy importante, ya que con un control exhaustivo de la caja, evitaremos cualquier riesgo de derroche. En algunos comercios se tiene una mala costumbre de recurrir constantemente al dinero que hay en la caja registradora. Esto provoca que no tengamos un control real y que a fin de mes echemos de menos ese dinero.

Ventajas de contar con un programa contable

Una tendencia que la Administración Pública y el Gobierno quiere imponer es la de informatizar todos los procesos de comunicación y presentación. Para entrar completamente en el siglo XXI, es necesario optimizar estas plataformas disponibles para los contribuyentes. Con unas medidas y presupuestos adecuados, se pueden mejorar considerablemente los procesos burocráticos a los que un empresario o autónomo ha de hacer frente.

Para nuestra Agencia Tributaria es mucho más cómodo que sus empleados reciban directamente los modelos pertinentes en su ordenador. Al no tener que ir personalmente, también beneficia a la persona que ha de declarar. A veces, con los difíciles horarios, se hace casi imposible reservar una mañana para estas gestiones. Por no hablar de que cuando más se acerca la fecha, menos disponibilidad hay para que se pueda conseguir una cita. Al tener esta opción de poder presentarlo de manera telemática, se simplifica totalmente el proceso. A cualquier hora, desde cualquier lugar y cualquier día dentro del plazo establecido podemos hacer esta tarea. Es por estas razones que los autónomos ya tienen la obligación de hacer las pertinentes gestiones por Internet.

Si nos subimos a esta tendencia marcada por el país, podemos aprovechar la ocasión para conseguir modernizas nuestra empresa. Gestionar los impuestos y otras tareas con este sistema nos puede llevar a un ahorro importante de costos y tiempo. Si somos un trabajador profesional que cobra por hora, apreciaremos mucho más disponer de más tiempo, ya que sabremos que el tiempo es dinero. Los empresarios o trabajadores autónomos también valorarán mucho no invertir las noches en estos trámites y pasarlo con la familia. Con este sistema, son todo ventajas. Por eso, es aconsejable ir formándose y estar familiarizado con los distintos programas y dispositivos móviles.

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Más ventajas

Por si fuera poco, si conseguimos integrar la herramienta contratada con el ERP para gestión y el sistema CRM, todo proceso quedará simplificado al máximo. Obviamente, hay una economía alrededor de las empresas que ofrecen estos servicios que están elevando sus ingresos con estos avances. Esto significa que mucha gente ha probado estos productos y los recomienda a otras personas. Probada su efectividad, llevar un negocio ya no tendrá tantos obstáculos.

Imagínate tener a todos los clientes de nuestro negocio, contabilidad archivada, productos y stock en varios documentos Excel. La organización es óptima, pero puede resultar confusa o dificultar y realentizar cualquier proceso. Un caso concreto es cuando queramos hacer un pedido del cliente. Primero, hemos de localizar a dicho cliente y su respectiva información en ese Excel. El segundo paso sería hacer una comprobación en otro archivo para asegurarnos de que disponemos de stock en nuestro almacén del producto en cuestión. No solamente nos costará más tiempo, sino que al haber más proceso, el porcentaje de error humano aumenta.

Si, por el contrario, estos procedimientos estuvieran totalmente informatizados, todo sería mucho más intuitivo. No habría posibilidad de error al escribir un CIF o modificar nuestro stock, que acarrearía problemas en pedidos futuros. Por eso, con la opción digital, evitaríamos todos estos pasos. Por otro lado, también es de suponer la posible reticencia a cambiar hábitos ya arraigados en nuestras costumbres y maneras de proceder. A lo largo de la historia, con los distintos avances, siempre han habido diferentes opiniones. Con el tiempo, las mejoras se acaban aceptando al comprobar las ventajas que estas ofrecen.

Como ya sabemos cuáles son los impuestos y obligaciones de los autónomos, tras este artículo hemos podido saber ventajas de trabajar con un programa de facturación. Ya solamente nos queda informarnos y encontrar el programa que más se ajusta a lo que estamos buscando.

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