Presupuesto contable – ¿Qué es un presupuesto contable?

¿Eres un emprendedor, tienes una idea y quieres llevarla a cabo, pero necesitas traducir en números la viabilidad del negocio? ¿Quieres establecer un plan de acción para empezar como autónomo o empresario y no sabes por dónde empezar? En este artículo hablaremos exactamente de qué es un presupuesto contable y de todo lo que deberías saber sobre él. Es muy importante plantearse esta serie de pasos, ya que muchas personas dan el paso sin ni siquiera pararse en pensar. Hemos de ser conscientes del aspecto económico que rodea a una empresa y todas sus vertientes. Existen otras situaciones en las que una persona toma las riendas, por circunstancias determinadas, de un negocio familiar. Si este futuro dueño del negocio no tiene ningún conocimiento financiero o experiencia, ha de empezar a adquirir tales características. El primer paso es comprender el significado de estos presupuestos y saber cómo hacer estos cálculos financieros.

Seguramente, en el proceso de abrir un negocio, pensarás que hay pasos a dar que no son necesarios o útiles en ese momento. Puede que alguno sea en parte así, pero no es el caso de un presupuesto contable. En este paso vamos a redactar el plan que tenemos para nuestra actividad y las expectativas en cuanto al futuro. Para ello, nos basaremos en nuestras capacidades, datos verídicos y planteamientos tangibles para entender su relevancia. Este tipo de presupuesto es un documento en el que reflejamos a futuro concreto(suele ser al año) nuestro plan operativo de la empresa. Resumiendo, se hace la previsión objetiva en cuanto a resultados, teniendo en cuenta el flujo del dinero que moveremos en dicho tiempo establecido. En esta previsión se calcula de manera aproximada tanto los gastos como ingresos derivados de nuestra actividad económica a desarrollar. También nos interesará saber cómo reducir el presupuesto mensual.

Presupuesto contable

El impacto y la trascendencia de planificar al detalle los pasos a dar y su resultado nos orienta para establecer y evaluar prioridades. Cuando hemos realizado el cálculo, ya sabemos a dónde tenemos que ir, ahora nos falta saber cómo llegar. Con estos números aproximados de gastos e ingresos, seremos conscientes de las decisiones a tomar y los primeros pasos que se darán. El objetivo es cumplir con ese presupuesto, estando lejos de un posible déficit. Incluso podemos ajustar este presupuesto contable en aspectos que creamos conveniente. Gracias a este documento, tendremos un mayor control de nuestra empresa, ya que podemos enfrentar las futuras complicaciones.

Actuar sobre la marcha e improvisar puede que sea entretenido, pero no es nada seguro ni recomendable. Viendo la situación en papel, nos adelantaremos a esa situación y llegaremos con un plan ya pensado. Lo ideal es que se cumplan todos nuestros cálculos o incluso superen nuestra estimación en cuanto a beneficios. En la mayoría de los casos, no se da exactamente como lo pensamos. Pero si hacemos un buen presupuesto, seguramente estemos en esa situación que hemos previsto. Un presupuesto dentro de la contabilidad empresarial siempre es a futuro. El objetivo no es escribir unas cuantas cifras de nuestras posibles finanzas dentro del negocio. La utilidad es proyectar dichos números en un futuro escenario. Como documento de administración, seguimiento de nuestra actividad y práctica para reflexionar es indispensable.

Para saber cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad, hemos de tener una noción básica del impacto de cualquiera de los aspectos financieros que pueden tener en nuestro negocio. No solamente se trata de tener una buena idea y empezar a facturar. Justamente para poder facturar, hay todo un proceso detrás que nos ayuda a hacerlo de la mejor manera posible. Es una cadena que creamos.

Puntos claves

En este apartado hablaremos de las características que identifican a este tipo de presupuestos. Si hablamos de empresas, ideas de negocio o forma de ejecutarlas, existe una gran variedad. No hay dos formas idénticas de funcionamiento, ya que cuentan con factores posiblemente diferentes. Por este motivo, tampoco existe una única manera de desarrollar un presupuesto contable. Al enfocarnos en una determinada circunstancia o tener otra idea, este suele variar. Sí existe una serie de pautas dentro de la elaboración de este documento y son:

– Organigrama empresarial. Nos distingue las diferentes áreas, corrigiendo de una manera efectiva y rápida los desajustes que pudiera haber. Para una PYME, el organigrama es simple; acreedores, clientes, proveedores, pagos a cobrar y tesorería. Esta composición es la básica y necesaria.
– Información actual de nuestras finanzas. En este aspecto, se realiza un análisis de nuestros últimos ejercicios y del estado financiero. El objetivo es saber los ingresos reales que hemos obtenido y lo que hemos necesitado para ello.

– Meta. Lo más importante no es moverse, sino saber al lugar que queremos ir. Sin una meta, no podemos establecer un plan, ya que nos dará igual la dirección, sin destino. Una vez se haya estudiado y revistado nuestros datos anteriores más nuestro rendimiento como empresa, estableceremos unas expectativas. Ha de ser un objetivo tangible, poniendo atención a diversos factores externos. Por ejemplo, saber el impacto para nuestra actividad de la competencia en nuestro sector, condiciones en el mercado, datos macroeconómicos, etc.

– Ingresos y su fuente. Otro paso importante es localizar e identificar la fuente para nuestros ingresos. En ella, además de comercializar nuestro servicio o producto, hacemos referencia a participaciones o comisiones en un mercado de capital, entre otros. Ha de verse una evolución para cada tipo de ingreso en esos ejercicios últimos.
– Gastos y costos o uso del dinero. Una parte fundamental de cualquier negocio es reducir todo tipo de coste y gastos. Las empresas de éxito dan importancia a este aspecto que al precio de venta. Es lo que nos permite aumentar el margen de beneficio respecto a la comercialización de nuestro servicio o venta del producto.

Elaborar presupuesto contable

Ahora que somos conscientes de la necesidad e importancia de este documento para nuestro negocio, es el momento de pasar a la acción. Para ello, la primera decisión es establecer un punto para partida y realizar el presupuesto en base a él. Puede ser datos correspondientes al año anterior, de otro año, una media de varios o empezando desde cero. No es una manera de proceder muy común, ya que si hacemos el presupuesto sin tener en consideración cualquier dato obtenido con anterioridad, no obtenemos un resumen completo.

• Cuando estamos redactando un presupuesto contable en base al anterior año, seguramente ese año no se encuentra cerrado totalmente. Es posible que nos falten un par de meses para finalizar ese ejercicio.
• Para una empresa de un tamaño considerable, lo mejor es contratar a un profesional o adjudicar la tarea a una persona cualificada, así obtendremos un análisis vinculante. En otras palabras, a nuestro departamento comercial le pediremos el márgen medio y una cifra estimada para la venta. El departamento de operaciones nos facilitará un precio estimado y cantidad en cuanto a varios inputs trascendentales en la empresa. Esto es el salario, número de trabajadores, incremento del alquiler, aumento del salario, evolución y tendencia de la energía y sus precios, etc. Cuando tengamos toda esta información, solamente nos quedará pasarlo a la aplicación de contabilidad.

Si tenemos una empresa pequeña o un comercio, es importante que sepamos el significado de contabilidad financiera y ser lo más exactos posibles con los precios, aunque más adelante daremos algún consejo en forma de corrección.

Presupuesto contable y seguimiento

Ya podemos tener el mejor presupuesto posible para desarrollar nuestra actividad, pero si no hacemos un seguimiento, no servirá de mucho. Una vez hemos conseguido redactar este documento, viene el momento de la verdad. Es cuando se cruza en el camino de la previsión la realidad. Es posible que una empresa sin los recursos adecuados, la tecnología o metodología no lleve a cabo este «marcaje». El día a día de este tipo de empresarios tiene muy pocas horas al día y no disponen de un tiempo o no lo ven como una prioridad.

En otros casos, es simplemente descuido. No es excusa ninguna de las dos circunstancias, ya que solamente tendremos que ordenar prioridades. Si hemos dicho que un presupuesto es fundamental para nuestro negocio y que su seguimiento es lo más importante del presupuesto, el nivel de prioridad queda ya muy claro. Si no tenemos tiempo, hemos de redactar un horario en el que podamos ver momentos que tenemos libres o cómo podemos organizarnos.

Un consejo cuando se realiza cualquier cálculo o estimación financiera es contar con el margen de error. Cuando se realiza un presupuesto, ya sea para asuntos personales o empresariales, hay dos correcciones que pueden suponer la diferencia entre el éxito y fracaso. Al estimar los ingresos, la mayoría tiende a ser optimista, como se espera. Es muy importante pensar que vamos a llegar a un determinado nivel de beneficios, pero no para el presupuesto. En él, haremos una estimación a la baja. Lo mismos sucede con los gastos y nuestra perspectiva, nadie quiere unos gastos elevados. Sin embargo, cuando calculamos, el gasto en un presupuesto ha de ser aproximado y algo más alto del esperado. Nuestro comportamiento financiero ha de ir en consecuencia con este presupuesto. De esta forma, cuando se haga el seguimiento y se cumpla ese cálculo, tendremos más ingresos y menos gastos de los previstos.