Periodificación – ¿Qué es la periodificación?

¿Eres un empresario o estás pensando en desarrollar una actividad económica, pero tienes ciertas dudas sobre cómo llevar la contabilidad? ¿Estás buscando información para tener una noción de economía empresarial que te permite mejorar la toma de decisiones? En este artículo hablaremos de qué es la periodificación y de todo lo que has de saber sobre ella. Consiste en el reconocimiento de una acción concreta en su período exacto de contabilidad durante el que se llevó a cabo, al margen de nuestro flujo del dinero. Por tanto, es la asignación a cada uno de los ejercicios económicos de los ingresos y gastos que les pertenecen. También se trata de que una empresa está obligada, en un sentido fiscal, a establecer un resultado en todo ejercicio económico.

Está motivada por un determinado principio de contabilidad, el devengo. En él, cuando se imputan los gastos e ingresos, se realiza en relación a la corriente de servicios y bienes real. Independientemente de que en un momento determinado se haga un pago o cobro correspondiente (la corriente monetaria). Quiere decir que en el aspecto contable, se deben representar los ingresos o gastos de todo ejercicio económico al que correspondan. No importa que no hayan sido cobrados o pagados en la actualidad o se hayan efectuado en otro período. Se debe señalar que ese ingreso generado ha ocurrido en esa determinada fecha en la que se ha prestado el servicio o vendido el producto. Al mismo tiempo, un gasto es devengado cuando la compañía recibe o tiene a su disposición el servicio o bien comercializado respecto a dicho gasto.

Para saber cómo puede un emprendedor llevar su contabilidad, es muy importante primero conocer qué es el activo y el pasivo en contabilidad. Son dos conceptos básicos que nos ayudarán a comprender mejor el funcionamiento contable.

Periodificación

Al aplicar este principio contable llamado devengo en nuestra contabilidad se ha de distinguir dos corrientes. Una corriente real es cuando se ha producido ese gasto o ingreso y una corriente monetaria cuando se hace efectivo y se paga o cobra por ese movimiento. Es normal que las estas dos corrientes no se encuentren dentro de un ejercicio económico concreto. En esta situación es necesario periodificar de las siguientes maneras:

• Gasto o ingreso devengado en un ejercicio, al margen de que se haya pagado o cobrado. Son los gastos o ingresos devengados que no han vencido.
• Los pagos o cobros efectuados en un ejercicio que corresponde a un gasto o ingreso futuro (no han sido devengados).

Es posible que en un ejercicio económico se devengue un gasto o ingreso y este todavía no haya sido ni pagado o cobrado. Basándonos en el principio contable del devengo, el gasto o ingreso en cuestión se considera cuando se calcule dicho ejercicio y su resultado. Por este motivo, en contabilidad ha de constar los tiempos exactos en los que podemos ver la obligación para hacer frente a un pago o el derecho a cobrar. Cuando se produzca este pago o cobro, dicho derecho sobre esta acción se cancela al hacer un registro que conlleva a una disminución o aumento en la tesorería. A continuación, nos apoyaremos en dos ejemplos para una mejor comprensión de este caso.

Ejemplo 1

• Nuestra empresa, durante el mes de noviembre del año 2.018, ha comercializado un servicio para reparación, no constituido en objeto social.
• Se ha acordado que se complete el trabajo en febrero del año 2.019, cuando el cliente les paga 5.000 euros.
• El pago se produce por transferencia bancaria.

Entonces, será necesario que en nuestro diario anotemos estos hechos contables. Así, todo resultado del ejercicio producido en esos diferentes años son imputados y el ingreso que se devenga en cada uno de los dos ejercicios.

Ejemplo 2

• Nuestra empresa, durante el mes de noviembre del año 2.018, contrata un determinado servicio por un precio aproximado de 600 euros.
• Se procede al pago del servicio, previamente acordado, en el mes de enero del año 2.019. En este abono están incluidos los meses desde la contratación hasta la fecha del pago.
• El importe que se ha pagado finalmente ha resultado de 950 euros y se realiza por transferencia bancaria.

En este caso, anotamos en nuestro diario estos hechos contables que se han producido y se asigna el resultado de ambos ejercicios y el gasto que se ha devengado en cada uno de esos dos períodos.

Como hemos visto en los dos ejemplos explicados, el gasto o ingreso corriente producido no está relacionado con nuestra principal actividad empresarial. En el supuesto de que sí tengan relación directa y el gasto o ingreso resulten intereses positivos o negativos para la empresa, se hará el mismo proceso. Aunque hemos de tener presente que la deuda o derecho generado no van a estar en este grupo 4.

Otro tipo de periodificación

La otra situación que se puede dar es que un gasto o ingreso no esté devengado, pero sí efectuado en un ejercicio. Sucede cuando una compañía procede al cobro antes de prestar ese servicios o realiza el correspondiente pago antes de recibir ese producto o servicio. Por tanto, al producirse un pago o cobro originado por un gasto o ingreso que no se ha devengado en ese ejercicio de contabilidad, se utilizan las cuentas de «Ajuste por la periodificación» pertenecientes al subgrupo 48 y subgrupo 58, establecidas en el PGC (Plan General Contable). Estas son:

• 480. El gasto anticipado.
• 485. El ingreso anticipado.
• 567. El interés pagado de manera previa
• 568. El interés cobrado de manera previa.

Para llevar a cabo una periodificación en el ámbito comercial, nos valemos de las dos primeras cuentas. Si se quiere realizar una periodificación de los intereses, tendremos que utilizar las dos últimas cuentas. Para ello, el devengo ha de producirse después que esa corriente monetaria.

En el ajuste por periodificación se recoge en cuentas del pasivo (la 485 y la 568) el ingreso sin devengar y el importe que nos han pagado. De esta manera, consta nuestra obligación para corresponder a futuro con los servicios ofrecidos que hemos cobrado. No obstante, los ajustes relativos al gasto no devengado y al importe que ya hemos pagado, verifican nuestro derecho a percibir ese servicio o producto abonado. Corresponden a la cuenta 480 y a la cuenta 567.

• La cuenta del ingreso anticipado (485) y la del interés cobrado de manera previa (568) pertenecen al pasivo. En ella encontramos el ingreso que se ha cobrado pero no devengado. Se diferencian en que la cuenta número 568 es relativa al interés retribuido por un préstamo que la empresa concede.
• La cuenta del gasto anticipado (480) y la del interés pagado de manera anticipada (567) son el gasto que se ha producido pero no devengado y corresponden al activo. Solamente hay una diferencia entre ellas, ya que la 567 únicamente se relaciona con el interés remunerado del capital ajeno.

Esta información, si nos encargamos de toda la gestión de nuestro negocio, es importante para cumplir con nuestra responsabilidad financiera. En el siguiente apartado daremos algunos consejos sobre alguna decisión concreta a tomar relacionada con nuestras finanzas. Creemos que es importante, al margen de que sepamos determinada información, tener cierto enfoque o mentalidad durante el desarrollo de nuestro negocio. Hay decisiones que pueden afectar más de lo que se imagina, por este motivo hemos de calibrar en todo momento las consecuencias. Es un factor a tener siempre en cuenta.

Consejos

Puede que nos hayamos informado de todo lo que creemos necesario para entender el concepto de periodificación y seguramente sea así. Aunque es un hecho muy diferente saber a la perfección el impacto que tiene o cómo afecta a otros conceptos contables y su comportamiento o trato. En la actualidad, con Internet, tenemos acceso a todo tipo de información con datos contrastados y de calidad, si sabemos buscar. Es importante que seamos conscientes de que esto no nos hace profesionales ni expertos en el tema.

Es realmente útil y una buena inversión que nos dediquemos a aumentar nuestros conocimientos, ya que nos ayudará sustancialmente en nuestro negocio. Pero no debemos calibrar nuestros conocimientos con la formación que pueda tener un profesional. Con esto queremos decir que, si nuestra contabilidad es algo compleja, necesitaremos a esta persona para que nos ayude para mantener la contabilidad actualizada.

Es cuestión de números y solamente tenemos que calcular el tiempo que hemos dedicado a adquirir este conocimiento. Si lo comparamos con el tiempo invertido en la carrera de un profesional, es lógico pensar que nuestra preparación o capacidad contable no se puede equiparar. Por tanto, es una buena decisión delegar esta tarea en una persona que esté realmente capacitada.

Al margen de esta valoración, aunque tengamos esa formación académica y esa experiencia, no es efectivo emplear nuestro tiempo en la gestión contable. Al ser dueños de la empresa o desarrollar una actividad económica concreta, es muy probable que nuestro tiempo sea mucho más valioso si lo enfocamos en otros campos. No es nada negativo preocuparse y querer llevar uno mismo la contabilidad, pero más importante para nosotros es conseguir esa facturación para que pueda haber dicha gestión. La mejor decisión que podemos tomar es encontrar a una persona de confianza y con reputación para que se encargue de esta tarea administrativa.