Outsourcing – ¿Qué es el outsourcing?

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¿Tienes una empresa que desarrolla varias actividades, pero no tienes la estructura necesaria para hacerte cargo de todas ellas? ¿Has desarrollado una idea, conseguido una base de clientes y localizado un mercado, pero te falta el aspecto de producción? En este artículo hablaremos exactamente de qué es el outsourcing y de todo lo que has de saber sobre él. La crisis ha dejado muchos frentes abiertos y con ella han tomado importancia ciertas alternativas ajustadas a los recursos disponibles. El no estar en el mejor momento económico y el deseo de superar esta mala época ha provocado que se hayan tomado ciertas decisiones. Muchas compañías o emprendedores han modificado la manera de crear sus empresas.

Una de las más populares en estos últimos años es el coworking, que se trata de compartir un espacio para el trabajo y así reducir los gastos de la oficina. No importa si las actividades de los distintos inquilinos no están relacionadas, siempre que su desarrollo permita una buena convivencia. Lo más habitual es que los profesionales (abogados, psicólogos, entre otros) alquilen una oficina que permita dividir el espacio en varios pequeños despachos. Las zonas comunes como recepción, sala de espera, almacén o baños son compartidos. En los inicios, sobre todo, es una ayuda muy útil para reducir gastos o para tener un despacho en el centro de la ciudad con un precio asequible.

En lo relacionado con la financiación, tenemos el crowdfunding, que es básicamente conseguir capital de manera pública. Con este dinero se desarrolla un proyecto y se procede a la devolución del importe cuando obtengamos beneficios. Hay muchas páginas que ponen en contacto a ambas partes y permiten al emprendedor explicar su proyecto para captar la atención del posible pequeño inversor. Son pequeñas cantidades de mucha gente que permiten esa inversión inicial.

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Outsourcing

Al margen de los conceptos populares que hemos explicado anteriormente, existe otro que está tomando un protagonismo importante en el funcionamiento empresarial. El outsourcing es básicamente subcontratar a terceras partes que realicen esas actividades que complementan a la principal de la compañía. Estas actividades secundarias son asumidas en su totalidad por la compañía subcontratada. Lo que permite este sistema es que se externalice ese servicio o producto procedente de la actividad complementaria. Al tener otra empresa que emplee todos sus recursos y tiempo en llevar a cabo esa actividad se consigue una mayor optimización y especialización del sector, sin que la empresa matriz cargue con todo el trabajo.

La subcontratación de una empresa es una posible solución para desarrollar una actividad específica en un sector que nuestra empresa no tiene historial o experiencia. Puede que tengamos el plan de negocio y los pasos a dar, pero no los recursos o la estructura suficiente para abarcar el mercado que hemos planeado. Si lo único que falta es esa estructura y una plantilla que realice el negocio, podemos buscar a una empresa que esté capacitada. Este acuerdo nos permite seguir funcionando en nuestro sector y actividad principal y delegar la complementaria con el objetivo que siga creciendo y mejorando. Para la empresa subcontratada supone un incremento de la facturación al ampliar su cartera de clientes.

La base de este concepto es confiar en otras compañías para que aporten su experiencia y estructura. Como consecuencia, se consigue un mejor servicio y especializado de cara al cliente final. Lógicamente, esta táctica se ha puesto en práctica por una gran cantidad de empresas que han visto una oportunidad para seguir en el mercado. Es probable que una actividad complementaria nos robe mucho tiempo y recursos y al ser secundaria no recibe la atención que puede necesitar.

Empresas

Si nuestro objetivo como empresario es crecer, estar presente en más territorios, mercados y países, existen varias formas. La primera es por tu cuenta, con los recursos y el capital disponible, que ha de ser muy elevado. Esta opción no es muy efectiva, ya que existen varios factores que no se resuelven con invertir más. Si queremos entrar en otro país, por ejemplo, necesitaremos una estructura, una reputación o un conocimiento de la población y su consumo. Además de los contactos para conseguir buenos acuerdos con proveedores y tener calidad en el producto. Otra opción por la que podemos conseguir ese crecimiento es, como ya hemos comentado, el outsourcing.

No obstante, hemos de tener cuidado a la hora de delegar según que actividades. Una de las reglas para protegernos como empresa es no subcontratar a una empresa para que realice nuestra actividad principal y en la que se basa nuestra compañía. Esta externalización debe tener como objetivo complementar tu servicio y trabajo, pero nunca tener más protagonismo que este. Además, el outsourcing no es únicamente una ayuda para dar un servicio o producto más especializado a nuestros clientes de la actividad complementaria. Es importante para el funcionamiento interno de la compañía matriz, ya que hace más sencillas las gestiones administrativas y de costes. No solamente nos valemos de una estructura ajena, también del personal de esa subcontrata. Con ello, se consigue que este servicio secundario en nuestro negocio alcance su potencial máxima, prestando la atención y utilizando los recursos necesarios que nosotros no podíamos dar.

Para tomar esta decisión y externalizar las actividades que no son principales, antes hemos de saber en qué aspecto del trabajo se necesita esa ayuda y qué competencias nos pertenecen. Con unos límites establecidos, nos vamos a centrar en elevar el nivel de las áreas que hemos asumido y utilizar los recursos que antes se destinaban a la segunda actividad. Otro aspecto importante es analizar y evaluar los costes que supone, estudiar bien a la empresa que contratamos y el impacto de esa actividad en nuestro negocio que estamos a punto de delegar. Puede que nos interese saber también qué es una empresa multigrupo o de qué se trata la fusión de empresas.

Éxito por outsourcing

En este apartado hablaremos de casos en los que este sistema permite el éxito de las empresas. También contaremos los diferentes servicios en los que se necesita a las empresas que se subcontratan.

– Primer caso. Una compañía tiene como historial más de tres décadas dando el servicio de liquidación de los sueldos en mercado internacional y local. Esta compañía acuerda con una tercera fabricar y comercializar materias primas. A través del outsourcing, el servicio de liquidar sueldos delegada a la subcontrata aumenta los beneficios de manera considerable. Esto se debe a que tiene profesionales con una amplia experiencia en el sector y no precisan de liquidadores propios. Se reducen también los costes al no mantener o adquirir el software para esta tarea. El servicio ha mejorado sustancialmente al enviar declaraciones juradas, recibo del sueldo, etc en la forma y tiempo acordados.

– Segundo caso. En la práctica de este sistema y desarrollo del concepto podemos encontrarnos con empresas que se dedican al marketing. Estas compañías han reconocido que la decisión de externalizar los servicios les ha liberado de una carga de trabajo importante. El dinero, no es otra cosa que tiempo. Una empresa que dispone de más tiempo y además mejora el servicio al cliente está obteniendo beneficios por esta actividad y posibilitando aumentar beneficios con el tiempo liberado.

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Motivos para externalizar servicios

Siempre nos ha gustado utilizar términos y palabras en inglés, ya que parece más importante o más profesional. A veces, es un uso entendible ya que esa palabra engloba el concepto en su totalidad de manera más concreta. En este caso, si preferimos utilizar el castellano, podemos llamar a esta estrategia externalización, subcontratación, etc. Sin embargo, outsourcing unifica todos esos términos en una sola palabra, por lo que es más sencillo.

Este proceso tiene el objetivo de, como ya hemos señalado anteriormente, subcontratar servicios concretos de otra empresa. Lo que vamos a necesitar y externalizar es nuestra decisión, ya que puede ser un servicio profesional o recursos materiales que necesitamos. Para simplificar la explicación, a continuación podemos ver dos ejemplos:

  1. Este primer ejemplo se trata de una empresa con un equipo tecnológico que contrata servicios informáticos profesionales. Aquí, solamente la subcontrata aporta personal que necesita la empresa principal.
  2. Una compañía desarrolla un proyecto y para llevarlo a cabo ve la necesidad de cierto material informático, personal especializado y software. En esta situación, no solamente se contrata al personal, ya que también la subcontrata aporta el material necesario.

Existen acuerdos entre empresas o términos que puede que no nos sean familiares o que tengan un significado distinto al que creemos. Por eso, es aconsejable tener un conocimiento básico de los diferentes acuerdos entre empresas. En concreto, seguramente nos interesará conocer más a fondo qué es una empresa asociada.

Outsourcing y factores

– Impacto del servicio a delegar en la empresa. Un gran porcentaje de las tareas se puede llevar a cabo mediante esta estrategia. Existen compañías que tienen contratados todos los servicios y simplemente gestionan la actividad. Esta forma de proceder tiene un riesgo muy alto que puede que nosotros no queramos correr. Al «dar» el servicio principal por el cual nuestra empresa tiene beneficios y es reconocida, ya no dependemos de nosotros mismos. Por lo tanto, si la empresa subcontratada falla, nuestra empresa es la que recibe las consecuencias finales.

– Especialistas en la empresa capaces de realizar el servicio. En ocasiones puntuales o de manera más regular, es posible que necesitemos un servicio específico y de un perfil profesional. No es habitual que una compañía cuente con el recurso humano suficiente para satisfacer todas las necesidades en cualquier momento. No es viable ni rentable contratar a un especialista de cada materia a cubrir. En este caso, es más simple y efectivo la subcontratación de este personal cualificado.

– El coste. Es el aspecto fundamental para decidir si contratar servicios externos o no. Al final, todo depende del coste, ya que si no es rentable no tiene sentido. Es preciso analizar y estudiar todos los aspectos que debamos cubrir y nuestro presupuesto.

Más factores

– Confianza en terceros. Después del coste, este es el factor más importante y que más peso puede tener. No se trata de un acuerdo entre ambas empresas, sino delegar un servicio que nos pertenece a esa subcontrata. Estamos dando una parte importante de nuestro trabajo, nuestra reputación y clientela. Carece de sentido alguno externalizar servicios y no querer facilitar toda la información para que se logre un trabajo eficiente. Si no confiamos en compartir los datos suficientes para un mínimo de calidad, no hay que precipitarse. La solución es buscar otro socio.

– Competencia y procedimientos. Tenemos la opción de analizar el comportamiento y experiencia anterior en otras empresas. No es una información sobre la que hemos de basar nuestra decisión, ya que puede que saquemos conclusiones erróneas al no conocer completamente lo sucedido. Sí que nos puede servir de referencia, ya que toda información bien interpretada es muy valiosa. Si ninguna otra empresa externaliza ese servicio puede significar que no es eficaz o que nadie haya pensado o se haya atrevido a ponerla en marcha. Si empresas con más recursos o más años no han recurrido al outsourcing puede que sea por el primer motivo. Por eso, no hemos de tomar esta información como determinante a la hora de proceder. Ya que puede ser lo segundo y en ese caso, tendríamos una ventaja respecto al resto.

– Aspecto legal. Definir detalladamente todas las responsabilidades y aclarar las competencias para cada una de las partes. De esta forma evitamos problemas futuros y conflictos legales.

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