En el mundo del comercio existen muchos términos y procedimientos que debes aprender a manejar y dominar. De lo contrario, podrías cometer un grave error al pasar por alto algún parte esencial del protocolo entre el vendedor y el comprador.
Claro, es cierto que esto podría parecerte un tanto abrumador porque quizás pienses que hay mucho que aprender. Sin embargo, es importante señalar que no todos los términos encajan con la misma relación comercial.
Además, hay diferentes estructuras comerciales y eso también influye en lo que aplica y lo que no. Es decir, los pequeños comerciantes no deben preocuparse por aspectos que sí deben vigilar empresas de renombre internacional. De manera que la tarea se hace más fácil y llevadera.
Ahora bien, sin importar cuál sea el estrato comercial en el que te encuentres, siempre será de mucho provecho el que puedas prestar atención al estudio y la instrucción. Si desconoces algún término o procedimiento, lo más sensato es no quedarse con la duda. Investiga hasta que puedas esclarecerla.
Incluso, si tienes alguien de confianza que pueda asesorarte, debes aprovechar ese valioso recurso. La experiencia no tiene precio.
Pero digamos que vas comenzando desde cero y desconoces hasta lo más básico, ¡no te preocupes! ¡Aquí estamos para ayudarte! Artículos como este pueden darte la información necesaria para salir del bache terminológico en el que te encuentras.
Hoy estaremos hablando de algo que probablemente ya has escuchado, se trata de la orden de compra. No solo nos limitaremos a decir qué es. También estaremos informándote para qué sirve, cuál es su importancia en los acuerdos comerciales y que características posee.
Por ello, a fin de ser todo un comerciante profesional, no dejes de leer este artículo que de seguro te ayudará.
Instrucciones para la orden de compra
Al hablar de una orden de compra nos referimos a una solicitud por escrito que se le hace a un proveedor. En ella incluimos los artículos requeridos, la cantidad y el precio al que hemos convenido. Además, hace constar los términos de pago y de entrega acordados.
Esta orden de compra puede presentarse en formato físico o electrónico. Gracias a ella se puede pormenorizar algunos detalles sobre los productos y servicios que se demandan, así como otros datos que son de importancia relacionados con los requerimientos de un comprador.
Ahora bien, cabe señalar que la información contenida en las órdenes de compra puede variar de una empresa a otra, dependiendo de su naturaleza y del tipo de bien o servicio que se pretende adquirir.
Sin embargo, en regla general, las órdenes de compra contienen información relacionada con los productos o servicios solicitados. Esta información bien podría ser detallada o no, eso dependerá de las exigencias del comprador.
Algunos de los datos que se señalan en una orden de compra son: La descripción de las piezas o del trabajo solicitado, los números de series, la cantidad de unidades adquiridas, el costo por unidad, un estimado del costo total así como la forma de pago, de entrega y la fecha acordada para hacerlo.
Además, si se ha realizado algún tipo de descuento, también debe especificarse. Aunque es cierto que estos datos son importantes, el más importante es su número único, ya que gracias a este se puede rastrear las compras, los pedidos pendientes, los pedidos que se han recibido y las cuentas que quedan por saldar.
Tal como lo hemos podido señalar, la orden de compra forma parte de los procedimientos estándares de compra de una empresa. Actúa como una especie de contrato para suministrar algún bien o servicio por parte de un proveedor determinado.
Pero, ¿qué otros datos, relacionados con la orden de compra, son necesarios que manejes para estar bien informado y capacitado?… De ello estaremos hablando en el próximo subtítulo, por lo que te sugerimos que no dejes de leerlo por nada.
Todo lo que necesitas saber sobre la orden de compra
Si bien es cierto que las órdenes de compra y las facturas son documentos que las compañías manejan a diario, no podemos decir que se traten de lo mismo.
Una diferencia básica y fundamental entre ambas es que la orden de compra es dirigida por el comprador al proveedor, mientras que la factura la emite el vendedor a sus clientes o compradores.
Es importante señalar cuáles son las diferencias básicas entre ambos formatos ya que, dependiendo del contexto en que se manejen, podrían confundirse. De esa manera, estarás prevenido por si te quieren meter gato por liebre. Es decir, por si quieren hacer pasar una factura como orden de compra o viceversa.
Algunas de las diferencias básicas son:
- La factura es la constancia formal de un pago, mientras que la orden de compra es la confirmación oficial de un pedido.
- Como ya lo dijimos anteriormente, la orden de compra la emite un comprador, mientras que la factura la hace el vendedor.
- Por otra parte, la orden de compra se realiza al inicio de la transacción comercial, mientras que la factura se emite cuando ya se ha completado el pedido y se han cumplido con los términos de pago.
De modo que ni se escriben igual ni se tratan de lo mismo pero sí están estrechamente relacionadas. Por ejemplo, en la factura, el número de facturación podría llegar a hacer referencia a la orden de compra recibida.
Cada servicio, material o insumo que es solicitado por alguien debe ser entregado como una orden de compra. De allí su importancia. No podemos pasarla por alto en nuestros acuerdos comerciales porque, de hecho, si lo hacemos, estos no podrían realizarse de manera fluida.
Ahora bien, ¿qué más debes conocer sobre la orden de compra?
Algunos errores de los que podríamos arrepentirnos
Un procedimiento de compra debería ser rápido, preciso y eficiente. Sin embargo, en la búsqueda de estos tres elementos podemos llegar a cometer algunos errores de los que podríamos llegar a arrepentirnos.
Por ejemplo, ¿a quién no le ha sucedido que solicitan un artículo equivocado o una cantidad exorbitante del mismo?… Esto no representaría un grave problema si tienes una buena comunicación y relación comercial con tu proveedor.
Pero, no podríamos decir lo mismo si se trata de un acuerdo comercial casual o fortuito. En ese caso, estarías arriesgándote a perder, incluso más de lo que podrías llegar a imaginar.
A fin de que este tipo de errores no suceda, puedes valerte de un filtro o de la aprobación de más de una persona como parte de un protocolo para que se dé la adquisición del bien o servicio.
Por otra parte, debes resistir la tentación de comprar de manera impulsiva, es decir, sin pensar. Tomar decisiones llevadas por las emociones, y basadas en las preferencias de los proveedores, es otro error muy común.
Aunque es cierto que, en este mundo, el tiempo vuela y es un elemento muy importante, debes asegurarte que no pasar por alto las medidas preventivas a fin de no generar un coste mayor de lo programado.
Si sigues un procedimiento de compra definido, podrás emitir órdenes de compra rápidas, basadas en decisiones reflexivas y así te ahorrarás mucho trabajo a corto y mediano plazo. Eso sin hablar de las molestias ocasionadas por los errores que señalamos anteriormente.
Después de haber leído este artículo, queda claro que estás en la capacidad de emitir una orden de compra pero también de explicarle a otros de qué se trata. Así podrás ayudarlos a capacitarse, tal como tú fuiste ayudado por nosotros.
