La factura proforma en tu facturación
¿Eres un empresario o estás trabajando como autónomo y llevas sin ayuda alguna la gestión de la actividad que desarrollas? ¿Te gustaría saber más información de las posibles maneras de facturas, los distintos documentos legales y consejos para mejorar considerablemente? En este artículo hablaremos de qué es la factura proforma en tu facturación y de todo lo que has de saber sobre ella. Además, hablaremos de las ventajas o diferencias que mantiene respecto a una factura ordinaria que todos conocemos, ya sea como cliente o empresario. Es muy importante no mezclar o pensar que se trata de un mismo documento con características idénticas, ya que nos llevaría a una situación complicada. A lo largo del texto explicaremos en detalle este punto, así como otros que pudieran ser opacos a simple vista. Tener una contabilidad y facturación ordenada y organizada es indispensable para cumplir con nuestra responsabilidad financiera como buenos contribuyentes.
Este tipo de documentos nos vale para que el cliente tenga la información más detallada sobre la compra que va a realizar. Para redactar la factura proforma hemos de saber qué datos son necesarios, la validez que tiene o el sitio que le corresponde dentro de nuestra contabilidad, entre otras cosas. Lo primero que hemos de saber es que este tipo de facturas es enviada indistintamente al vendedor o comprador y les facilita una referencia de dicha transacción comercial, con su correspondiente desglose del servicio o producto. El uso más común es que el cliente, en este caso, tenga la versión detallada de la compra, momentos previos de crear la pertinente factura.
También puede que nos interese saber como se puede facturar a las Islas Canarias, Ceuta y Melilla o cuáles son los impuestos y obligaciones de los autónomos a los que se ha de hacer frente en distintos plazos.
La factura proforma
Como hemos señalado anteriormente, es primordial saber las diferencias de la factura proforma respecto a una factura ordinaria que entregamos al cliente por la compra. Hay dos características con una gran importancia por las cuáles se distinguen estos documentos. En ese documento, debe estar señalado de manera explícita que se trata de la factura proforma, añadiendo este término de manera visible y clara. Además, en dicha factura proforma no está incluido ningún número correspondiente a factura alguna.
No obstante, la diferencia más importante es que la factura proforma no es vinculante a la hora de exigir pago alguno por un servicio o producto. Es un documento cuya finalidad es informar de una manera detallada, sin compromiso de adquisición, compra o pago alguno. No obstante, a parte de dar más información, es muy útil previa a la redacción de la factura definitiva y utilizada para proponer la venta y los términos acordados. Si el cliente no está de acuerdo en algún punto en concreto y si estamos de acuerdo, se puede cambiar a conveniencia. El paso de factura proforma a una factura definitiva es sencilla, ya que se trata solamente de quitar la palabra proforma y señalar en el documento el número de esa factura. Es una manera de enviar la factura sin tener que redactarla nuevamente.
La factura proforma carece de valor fiscal alguno, por lo tanto no tiene ningún impacto en nuestra contabilidad, ni forma parte de ella. Tiene una función de relativa importancia, cuyas prestaciones se pueden asemejar a la de un presupuesto. Aunque en apariencia es idéntica a la factura, hemos de recordar que ha de estar señalada como ‘Factura Proforma’. En el siguiente apartado hablaremos de las partes de este documento y los datos o información a añadir para que esté completa.
Características
Los datos personales, tanto nuestros como del cliente, que han de aparecer en este documento son los mismos que la factura. Para comenzar con la creación de la misma, antes hemos de analizar dos cuestiones importantes relacionadas con la posible transacción comercial:
- Costes de servicios y bienes a vender.
- Coste de exportación.
Cuando hayamos calculado todos estos costes y sepamos los precios, podemos enviar la factura proforma detallada para que no quede ninguna duda al cliente. En la parte del encabezado deben ir las palabras «Factura Proforma» para identificar que se trata de este documento y que no tiene validez alguna más allá de informar. Al igual que en cualquier factura, añadiremos nuestros datos personales, de la empresa, del cliente y nuestro logotipo. Como extra, podemos señalar el día que hemos creado la factura.
Una de las mejores opciones es contar con un programa de facturación en el cual ya tenemos distintas plantillas, nuestros datos y de algunos clientes con los que ya hemos tenido más relaciones. La ventaja es que con solamente un clic tenemos preparado ese documento y en cuestión de segundos volcamos los datos necesarios para enviarla. Esto nos ahorra tiempo y proyecta una imagen de nuestra empresa profesional.
