¿Cómo mejorar la facturación con tus clientes?

¿Estás al cargo de tu negocio o eres un trabajador autónomo y quieres mejorar ciertas áreas de tu actividad? ¿Quieres dar un servicio completo en el que estén incluidas todas las facilidades para las personas que contratan o compran? En este artículo hablaremos de cómo mejorar la facturación con tus clientes con unos sencillos pasos y siguiendo ciertas pautas necesarias. Un error de muchas empresas y emprendedores es desentenderse del cliente cuando estos ya han pagado. Todo el proceso, desde selección, comparar ofertas hasta dudas con el servicio y producto ha de estar cubierto por nosotros. Esto quiere decir que si el cliente quiere un presupuesto o necesita orientación, hemos de darle la mejor. Si el cliente se decanta por nosotros, hemos de darle todas las facilidades posibles. Para ello, contaremos con una plataforma de pago y un programa de facturación que satisfaga al cliente, sin ningún tipo de excepción.

Como ocurren en muchas ocasiones, que no debería, al tener el dinero perdemos el interés. O dicho de otra forma, enfocamos ese interés hacia la captación de otro nuevo cliente con su oportunidad de venta correspondiente. Ese es uno de los mayores errores que podemos cometer, prestar menos atención a la persona que ya ha pagado. Hemos de sacar tiempo para todos los clientes y estar bien organizados. La clave es tener los pasos a realizar claros y seguir un orden, para que a la hora de facturar, no haya problemas. Es complicado compaginar la labor de venta y atención al cliente con mantener organizada nuestra facturación (de proveedores y clientes). Pero es totalmente necesario para cumplir con nuestra responsabilidad financiera y estar en posición para poder dar el documento pertinente a cualquier cliente que lo pida. También puede que te interese saber cómo enviar un recordatorio de una factura.

Facturación

En este punto, hemos de tener claro que nuestra facturación es el aspecto más relevante en la actividad que desarrollamos. Cualquier fallo en este apartado puede suponer no cobrar un servicio o producto, hasta incluso sanciones administrativas. Todo estas consecuencias negativas nos conducen a gastos que se suman a los inherentes al negocio, siendo más complicado obtener beneficios. Lo más común es que, si se trata de una pequeña empresa o local, el empresario no esté muy relacionado con temas de facturación y contabilidad o impuestos. Al no tener un volumen de negocio exorbitante, es posible que no le haga falta dichos conocimientos, si sabe los procedimientos básicos. Sin embargo, en lo que se refiere a facturación y contabilidad, hay sistemas y maneras de hacer las cosas que deberían conocer.

Gestionar una actividad, así como llevar la contabilidad es un tema muy serio sobre el que se debe poner toda la atención necesaria. Uno de los obstáculos para dedicarle esa cantidad de tiempo es las horas invertidas en generar ingresos y atender a los clientes o proveedores. Tampoco es que se trate de una actividad muy dinámica ni atractiva, por lo que existe una tendencia a procrastinar hasta que no quede más remedio que realizar la tarea rápido y mal. Una solución que nos cambiará la vida es mejorar ese sistema para facturar y gestionar el negocio.

Es posible que no lo hayamos hecho hasta ahora porque las horas o días libres queremos desconectar del trabajo, como es lo normal. Pero si somos capaces de invertir un día en el que nuestro negocio cierra, esto repercutirá positivamente en la cantidad de horas libres a un futuro cercano. Es preferible dedicar un día festivo o libre entero con este fin, que muchas horas durante todos los días o meses que vendrán.

Controlar nuestros pasos

Somos conscientes de las dificultades que entraña gestionar un negocio por tu cuenta y sabemos lo duro que puede llegar a ser. Sobre todo cuando no se dan los números esperados y no tenemos humor o energía para pensar en las facturas. Nuestra situación, las circunstancias que nos rodean o la economía no cambia el hecho de que estemos obligados a encargarnos de estas tareas. No podemos dedicarnos solamente a enviar y recibir la facturación correspondiente.

El control y la organización es clave para que ningún trabajo quede en el aire, ni mucho menos el pago del mismo. En caso de que estas tareas no estén delegadas en otra persona, no queda otra que cumplir con nuestro deber. Si bien es una tarea tediosa y puede llegar a sacar de quicio, no se trata de un castigo que nos han puesto. El resultado no es un beneficio para otra persona, el mayor interesado somos nosotros. A medio y largo plazo, notarás esas mejoras y te darás las gracias a ti mismo por tomar esa decisión. 

Durante el año, seguramente tendremos localizados los distintos meses en los que la facturación baja drásticamente, se mantiene estable o nos enfrentamos a una gran carga de trabajo. Esto es inevitable, ya que no es algo matemático ni perfectamente coordinado. Los clientes, dentro de sus hábitos de consumo generales, no entienden de rutina ni de lunes o domingo. Pero, haciendo una media, se puede identificar esos momentos que forman la montaña rusa. Sabiendo esto, hemos de tomar decisiones inteligentes. Por ejemplo, no es una buena idea empezar a organizar cualquier aspecto del negocio cuando vamos a atravesar una etapa de alta facturación. Seguramente casi no nos de el tiempo para atender al cliente y si no estamos preparados, el resultado no es nada positivo.

En los momentos más tranquilos, que a ningún empresario agradan, tenemos que aprovechar para definir un sistema en el que llevemos la contabilidad y la facturación. Estar en el local mirando el móvil, limpiando por limpiar esperando a que entren clientes no nos ayuda en nada. Sin embargo, nos da la oportunidad para mejorar procesos internos establecidos o quitar malos hábitos adquiridos por falta de tiempo o tranquilidad para pensar.

Período de facturación

En este sentido, vamos a depender en gran medida del acuerdo alcanzado de manera previa con el cliente y el trabajo realizado. Es importante escuchar al cliente y si quiere pagar meses después de haber obtenido el servicio o trabajo. Si es una petición lógica, motivada por circunstancias creíbles y si así lo justifican, podemos aceptar esa petición.

En el caso de que se trate de un trabajo de unas dimensiones concretas, normalmente se procede de otra manera totalmente distinta. Teniendo en cuenta el esfuerzo y tiempo dedicado más el coste para el cliente, podemos acordar un pago en distintos plazos. Una buena solución es cubrir todos los costes con el primer pago, que se efectúa al inicio del trabajo y el resto en dos partes. De estas dos partes, la primera de ellas podemos acordar facturar al cruzar el ecuador del proyecto y la parte restante cuando se finaliza. Con esto evitamos impagos grandes que nos arruinen el mes o incluso el ejercicio. A veces, los cobros son para los pagos  a proveedores como un castillo de naipes. Si falla uno, todos los demás también.

Por ese motivo, antes de iniciar cualquier encargo importante, la prioridad es cubrir los gastos en los que entremos. Segundo, asegurarse unos beneficios, aunque sean mínimos y ya al finalizar, cobrar lo acordado. Así, aunque el cliente no tenga una economía muy saneada, va a poder cumplir el contrato y no dejarnos con una factura impagada. Es trascendental negociar, sin excepción alguna, con los clientes sobre los pasos a dar para la facturación. Con esto aseguramos que ningún cobro le llegue sin que esté preparado o, por lo menos, lo sepa.

Facturación y pagos

Establecer las condiciones para el pago y asegurarse que no haya ninguna duda al respecto para ninguna de las dos partes es obligatorio. En este punto, aclararemos los días disponibles para ingresar el dinero desde el recibo de factura. Lo aconsejable es dar dos unos quince días de margen, sobre todo si se trata de otro empresario que deba responder ante otros proveedores y dependa también de cobros. No hay que olvidarse de que conste la fecha que vence dicho plazo. Como acto preventivo, tenemos derecho a exigir que se acepten ciertas condiciones para asegurarnos el pago. Aquí tenemos dos opciones totalmente distintas, pero efectivas:

• Recargo. Una vez haya vencido el plazo, se hará el recargo correspondiente por día que no se cumpla lo acordado. Para evitar malentendidos y para que nuestra petición sea justa, hemos de dejar claro y establecido el porcentaje de recargo por los días de retraso. Por ejemplo, puede ser un 10 – 5% cada día de retraso, o un 1%, dependiendo de la cantidad. Es una motivación suficiente para que el cliente anote esa fecha en el calendario y tenga preparada la transferencia.
• Descuento. Se trata de una posibilidad más efectiva incluso que la anterior y positiva, ya que construye una buena relación con los clientes. Se trata de hacer un pequeño descuento si se paga en el momento o antes del plazo.

Cuando mejoremos lo anteriormente mencionado, inevitablemente conseguiremos cobrar en plazo más corto de tiempo. Otro punto a favor que podríamos ganar es conseguir un tipo de factura profesional que sea una buena carta de presentación. Cualquier factura es válida si en ella están los datos suficientes relacionados con dicha transacción. De ahí a que sea suficiente hay un largo camino, ya que presentarla de cualquier manera no es lo mejor para nuestra reputación. Los programas para facturación nos dispondrán de plantillas para que elijamos la que más se ajusta a nuestro gusto y que vaya en consonancia con nuestra actividad e imagen que queremos dar.

Impagos

Es inevitable en facturación tener importes pendientes de cobro con posibilidad o sin expectativa alguna. En estos casos, debemos saber cómo funcionan los procedimientos de impago de una factura. Además, el seguimiento de todo documento oficial relacionado con nuestras operaciones comerciales es primordial para saber cuál está pendiente. No hace falta que apuntemos de manera manual todos estos datos o tengamos las facturas guardadas en un cajón para su continua revisión. Lo ideal es contar con un programa de facturación en el que podamos ver el estado de cualquier factura en cuestión de segundos. Podemos establecer un filtro de búsqueda por antigüedad en las facturas impagadas.

A esas personas que no están cumpliendo con su obligación previamente acordadas, antes de tomar cualquier acción legal, es recomendable establecer comunicación. Es trascendental que este intercambio de mensajes sea en una plataforma en la que tengamos acceso a esos mensajes y puedan ser aportados como prueba, si es necesario. Por eso mismo, nos comunicaremos por correo electrónico, WhatsApp, pero nunca por llamada telefónica, si no se está grabando.

En relación a esa toma de contacto, es aconsejable que nuestro primer correo tenga un tono amistoso, pero firme. Podemos escribirle, por ejemplo, que ha habido un problema con el recibo de la transferencia y que necesita realizarla en tres días. Según su respuesta y si ha cumplido con su obligación, podemos tomar diferentes decisiones al respecto.