Iva Soportado y Gastos Deducibles – Todo lo que has de saber

¿Tienes una empresa o desarrollas tu actividad profesional como autónomo y quieres saber cómo llevar tu contabilidad? ¿Te surgen dudas sobre las finanzas y te gustaría tener un mayor control sobre tu economía? En este artículo hablaremos de qué es IVA soportado y gastos deducibles, además de todo lo que deberías saber sobre ellos. Este tipo de IVA es el que pagamos cuando realizamos una compra de cualquier servicio o producto en el desarrollo de nuestra actividad económica. Aquí, actuamos como clientes y abonamos ese impuesto llamado IVA (Impuesto sobre Valor Añadido). Hacienda nos exige tres requisitos a cumplir para que ese IVA sea considerado como deducible que son:

• Ha de estar relacionado directamente a esa actividad económica que desarrollamos.
• Se ha de justificar este gasto mediante documentos legales.
• Registrarlo en nuestra contabilidad.

En la gestión de un negocio para una PYME o autónomo el objetivo es encontrar esa rentabilidad y optimizar los recursos disponibles. Es cuando queremos disminuir el impacto monetario o recuperar algo de nuestro dinero en esos gastos originados por nuestra actividad. La deducción fiscal puede contribuir de manera directa a esa disminución de impuesto para sociedades, IVA o el IRPF. Para que un emprendedor llevar su contabilidad, es necesario este tipo de conocimientos que nos permitirán cumplir con nuestra responsabilidad financiera. No hemos de buscar y priorizar únicamente pagar menos en las diferentes declaraciones que se sucedan en el calendario fiscal. El primer objetivo es cumplir según la legislación vigente con todos los pasos a dar y los requisitos a cumplir, así como los plazos de entrega. Es muy importante que se cumplan todos estos procedimientos, ya que de lo contrario podríamos enfrentar a sanciones económicas importantes.

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IVA soportado y Gastos Deducibles

Para explicar el gasto deducible correspondiente al IVA de un autónomo o PYME, es importante saber antes varios conceptos relacionados. Nuestro IVA se trata del impuesto no directo al consumo. Lo que quiere decir que el empresario o profesional de esa actividad económica sujeta a ese IVA se encarga de recaudar dicho impuesto. Más adelante, ha de pagar a la Hacienda, en el período estimado tres meses. Como podemos ver, este profesional no es más que un intermediario de ese impuesto entre el consumidor y el estado. El plazo trimestral establecido dentro del calendario fiscal siempre tiene las mismas fechas que podemos consultar en la página oficial de nuestra Agencia Tributaria.

Otro concepto a aclarar del IVA es distinguir entre un IVA devengado o repercutido y un IVA deducible o soportado. El gran punto discordante es que el IVA que se repercute hace referencia al que después hemos de entregar al Estado y del que solamente somos intermediarios. El cliente contrata un servicio o compra un producto nuestro y en esa factura, nosotros aplicamos el IVA correspondiente.
Por otro lado, el IVA soportado es cuando, desarrollando nuestra actividad profesional, compramos un producto o contratamos un servicio y pagamos su IVA en dicha factura. En esta operación, actuamos como cliente. Por norma general, ese IVA soportado y el que se puede deducir son el mismo, aunque no toda cuota de un iVA soportado es deducible.

Deducir IVA soportado

Como hemos señalado anteriormente, Hacienda nos da la opción de deducir ese IVA soportado correspondiente a los gastos que hemos realizado por necesidad, en el desarrollo de nuestra actividad económica. Para considerar esos gastos como deducibles, existen varias características y requisitos que han de cumplir que veremos a continuación.

– Sujetos pasivos profesionales o empresarios. Todo profesional o empresario goza del derecho a deducir el gasto como contribuyente de ese impuesto. Primero, deberán estar registrados en ese censo para empresarios de la Hacienda, en el que se encuentran las PYMES y autónomos. Para este trámite, el modelo utilizado es el 036 o 037.

– Operaciones nacionales y cuotas del IVA. Cualquier empresario o profesional va a poder deducir esas cuotas del IVA correspondiente a toda operación efectuada y devengada en el territorio nacional.

Derecho a deducir y sus operaciones

Cuando hablamos del gasto de un autónomo con una cuota de IVA deducible, deberán destinarse a:

• Prestación y entrega de cualquier servicio no exento y sujeto al IVA.
• Exportaciones.
• Entrega de bienes intracomunitaria.
• Toda prestación del servicio exenta, al no estar incluida en esa basa imponible respectiva a importaciones.

Resumiendo, serán gastos que han sido necesarios para efectuar operaciones en las que en dicha venta se haya repercutido IVA. También incluyen las distintas operaciones no facturadas con el IVA, al ser una venta realizada a otro país.

En cuanto a los diferentes gastos relacionados con nuestra actividad profesional, han de cumplir los siguientes requisitos para poder ser considerados como un gasto deducible:

• Documento oficial para justificar el gasto. Para deducir un gasto, hemos de aportar pruebas de que realmente ha existido. Para ello, es conveniente guardar todas nuestras facturas que correspondan a esta operación, para poder aportarlas como pruebas.
• Contabilidad. Cada movimiento generado en el desarrollo de nuestra actividad ha de estar registrado en nuestros libros. La contabilidad de un autónomo o empresario ha de estar al día. Este tipo de gastos también han de reflejarse en nuestras finanzas.

Deducir IVA y reglas

Tenemos este derecho a deducir cuando se produce el devengo de la cuota deducible, al realizar una contratación de servicios o venta. Este tipo de deducciones se aplican mediante declaración que pertenece al período para liquidar del autónomo que ha soportado ese IVA deducible de dicho gasto. Esa deducción tiene un plazo para efectuarse que debemos respetar. Desde que la factura se haya emitido, tenemos los próximos cuatro años para ejecutar nuestro derecho o, pasado ese tiempo, lo perderemos.

– El IVA es deducible proporcionalmente al impacto del gasto en esa actividad. Por ejemplo, si el gasto se imputa a un 50% a esa actividad, únicamente podemos deducir el 50% de su IVA. Este caso puede ser el de un coche o un móvil que pueden ser utilizados tanto para asuntos personales o profesionales. Se ha de determinar el porcentaje de uso en cada ámbito y proceder a su correcta deducción.

– El autónomo que desarrollo dos diferentes actividades económicas en las que una se encuentre exenta del IVA, se ha realizar el siguiente paso. Aplicar la prorrata de ese IVA, que establece el tanto por ciento de ese IVA soportado deducible.

Puede que estas operaciones puedan parecer muy complicadas, pero no lo son tanto a medida que vamos aprendiendo diferentes conceptos y situaciones. Hasta que llegue el momento en el que tenemos un control de cada proceso relativo a nuestra contabilidad, podemos contar con la ayuda de un asesor. Independientemente de que podamos o no hacerlo por nuestra cuenta, siempre tenemos una mayor garantía con los servicios de un profesional. Esto también dependerá de nuestros recursos, el tipo de actividad y la complejidad que pueda tener o no la contabilidad a llevar.

Además, las distintas herramientas informáticas para facturación son de gran ayuda, así como los programas de contabilidad. Gracias a todos estos avances, se puede llevar todos los temas contables actualizados, ordenados y sin que nos alteren el ritmo de trabajo que tenemos durante el día. Todo esto hace que ahorremos tiempo para poder conciliar la vida laboral con la familiar.

Gastos deducibles

– Consumo para explotación. Cuando realizamos este gasto, ese IVA soportado es deducible al cumplir las características explicadas en el apartado anterior. Si compramos un material para desarrollar nuestra actividad profesional, ese iva se puede deducir de manera plena.
– Salarios, Seguridad social y sueldo. El gasto originado en estos conceptos se encuentra exento del IVA.
– Cánones y arrendamientos. Es un gasto bastante común. Es deducible si es un alquiler que está sujeta al IVA, que puede ser cuando pagamos el alquiler del local en el que ejercemos nuestra actividad económica. Esto puede ser un bar, oficina, almacén, etc. Como ese pago tiene IVA y está relacionado con nuestro negocio, podemos deducir todo.

– Otro tipo de gasto. Para poder clasificar un gasto como deducible, hemos de encontrar una relación con dicha actividad. Por ejemplo, el tabaco, no es un gasto que podamos deducir. A no ser que precisamente nuestro negocio sea la distribución de este producto. Otro error frecuente es incluir gastos del hogar. Antes de dar ese paso, hemos de comprobar que realmente esos gastos están justificados y que el porcentaje aplicado es el correcto. Esto quiere decir que, aunque puntualmente trabajemos desde casa, no quiere decir que podamos deducir el 100% del gasto del hogar.

Dos casos bastante confusos son querer deducir el móvil o los gastos del coche. Si nuestra actividad no requiere desplazamientos, o por lo menos no de manera frecuente, hemos de calcular ese porcentaje. Para ello, es recomendable controlar las veces que repostamos, el importe de esa recarga y si es para uso profesional. En cuanto al teléfono móvil, es un asunto ambiguo. Si tenemos una línea de móvil para nuestros asuntos personales y profesionales, es difícil establecer un porcentaje. De él, podemos deducir un porcentaje que dependerá de nuestros hábitos. Para todo esto, nuestro consejo es acudir a un asesor y que nos recomiende la mejor opción para nosotros.