Gestión de inventarios – ¿Qué es la gestión de inventarios?

¿Estás planteándote buscar trabajo o pedir un cambio de actividades dentro de tu empresa hacia la sección de inventarios? ¿Te gustaría saber de qué trata exactamente la gestión de inventarios? En este artículo hablaremos sobre ello y daremos una descripción detallada de qué es, cómo se hace y cuál es su finalidad o su beneficio. Para ello, hay que poseer unos conocimientos previos, tanto de hacer inventarios, de su gestión y del funcionamiento de la empresa en base a dichos inventarios. De ello va a depender nuestra interpretación de los mismos o la manera de hacerlos, ya que están orientados para una función específica, dentro de los entresijos y del buen hacer de la empresa.

Uno de los primeros mandamientos dentro de un negocio es saber qué tienes, cuánto te va a durar lo que tienes y cuándo te va a hacer falta más. Gracias al inventario, poseemos esta información y estamos en una posición de conocimiento buena para tomar decisiones y hacer los pedidos correctos. La gestión del producto es esencial para el buen desempeño de la actividad. A lo largo del artículo hablaremos sobre los distintos tipos de esquemas y organización en cuanto a inventarios y gestiones de los mismos.  Un dominio de los inventarios te ayudará a saber cómo trabajar de repartidor o a cómo ser un buen empleado

Hemos de empezar desde la base de una contabilidad de costes, la cual es una subcategoría de la contabilidad.  Su función es analizar, identificar y controlar dichos costes que tiene la empresa u organización. En esta rama, nos podemos encontrar con la gestión de inventarios, que es la forma de administrar adecuadamente las compras y salidas de material dentro de una compañía, así como el registro. El objetivo es hacer los cálculos pertinentes para que haya suficiente producto para cumplir con la demanda y seguir con la producción, sin ningún parón inoportuno. Esa es la gestión de inventarios.

Gestión de inventarios

Los inventarios pueden ser bastante variados, ya que nos podemos encontrar de productos terminados, materias primas y un largo etc. Para su correcta gestión, por lo general, se usan dos métodos que pasaremos a detallar en este apartado.

– Cantidad económica de pedido. Es una manera que resulta fundamental para un buen control de los inventarios. Están basados en una demanda ya estable del producto en sí, el coste que tiene hacer un pedido y mantener dicho inventario. Contando esta serie de factores y gastos, sabremos cuál es la cantidad adecuada mínima para ahorrar todo lo posible en costos del mantenimiento del producto. La clave es saber la cantidad exacta en la que nos cueste lo mismo pedir el producto y mantenerlo.

La gran ventaja de este método es que podremos calcular con sencillez nuestras necesidades basadas en una demanda regular. Por el contrario, un inconveniente es que hay épocas y períodos del año donde la demanda se torna irregular, ya sea para aumentar o disminuir. Esta técnica nos resultará muy útil para organizarnos como es debido, pero debemos completarla y tener en cuenta otros factores.

– Sistema ABC. Este método nos es muy útil para la clasificación de los artículos en las gestiones de inventarios. Dicho análisis nos identifica los artículos más importantes en lo que a valor global se refiere. De esta manera, podemos dividirlos en categorías entre los distintos productos para controlarlos a cada uno de la manera adecuada. Como por ejemplo:

• Los artículos de clase «A» serán del stock las 4/5 partes del valor total y 1/5 parte del valor total en los artículos.
• Los artículos de clase «B» serán un 15% y 30% respectivamente.
• Por último, los artículos de clase «C» representaran un 5% y la mitad respectivamente.

Otros datos y factores a tener en cuenta son la caducidad del producto, los plazos de reposición y la escasez en los suministros. La finalidad de esta clasificación es determinar qué artículos necesitan qué vigilancia o cuidado.

Salida de existencias

En este apartado explicaremos los distintos métodos de salida de existencias que puede tener una compañía. La finalidad de estas distintas maneras de proceder es saber cuál es el coste final definido en el inventario de las existencias o productos.

– FIFO. Por sus siglas en inglés (First in, First out) significa primera entrada, primera en salir. El funcionamiento es simple, ya que se valora el precio de la existencia a su salida y se tiene como referencia el primer precio de coste de dicha existencia, es decir, la más antigua.

– LIFO. Por sus siglas en inglés (Last in, First out), quiere decir primera entrada, primera en salir. Al contrario del método FIFO, en la salida de una existencia se determina el coste de la más actual.

– PMP. El precio medio ponderado equivale a la media de los diferentes precios en la entrada.

Como hemos podido comprobar, hay varias opciones para controlar u orientar la salida de existencias. La elección de un método dependerá de muchos «intangibles», así como la intención para nuestra compañía o futuro. Dependiendo de nuestras intenciones fiscales, puede ser más beneficios un método que otro, así como también para aumentar el valor de nuestra compañía. También dependerá de la magnitud de nuestra empresa y del tipo de existencia que tengamos.

Beneficios de la gestión del inventario

Encontraremos beneficios muy importantes utilizando dicha gestión, como por ejemplo:

– Mantener un negocio rentable. A pesar de lo que mucha gente pueda creer, no es lo más importante cuánto dinero entra en la caja de un negocio. Si es un aspecto positivo el mantener una actividad elevada, pero más lo es aún un control de los gastos. La diferencia entre ingresos y gastos es lo que, al final del todo, nos va a interesar.

– Predecir ventas futuras. La mejor manera de predecir posibles ventas en el futuro es analizar los patrones de venta. Conocer esta información y sacar una buena interpretación nos puede llevar a una mejor planificación.

– Prepararse para situaciones inesperadas. Una buena previsión, incluso para lo esperado, es la clave para salir de todas las situaciones, por difíciles que sean. Hemos de recordar que no todo sale tal y como hemos planeado. Hay que dejar espacio para las variaciones y errores de cálculo.

– Economías de escala. Esto quiere decir que cuanto más produzca una empresa, a mejor precio le sale la unidad y más margen de beneficio sobre el precio final.

– Reducir costos. Nos permite identificar todos los costos y valorar así cuáles podemos reducir. Estaremos al tanto de todos los desfases que pueda haber con los productos y si hay algún error en los pedidos o en su gestión.

– Comportamiento contra competencia. Saber la manera en la que estamos actuando respecto a la competencia es la clave para corregir errores o desarrollar una buena estrategia.

Consejos

Si hay algo que debemos tener muy presente es la importancia de la gestión de los inventarios y los inventarios en sí. Da igual que la cantidad de stock a controlar sea mínima. Nos permite saber y estar al tanto del funcionamiento de la compañía. Es muy difícil hacer un buen pedido sin saber qué necesitamos, de qué disponemos y cuál es el costo de todo ello, más su mantenimiento. Por otro lado, hemos de tener en cuenta la caducidad del producto y de sus características específicas. Si, por ejemplo, tenemos una frutería, sería lógico que vendiéramos la fruta que lleva más tiempo en nuestro establecimiento. Si ofrecemos la última que nos llega, siempre estaremos perdiendo y echando a perder la fruta anterior.

También hemos de saber cuál nos cuesta más mantener, ya que un producto cuanto más lo tengamos en nuestro establecimiento, más nos restara del precio de venta al cliente. Estaremos al tanto de todos estos detalles con un buen seguimiento de los inventarios. Este artículo te será muy útil, si, por ejemplo, quieres  abrir una tienda de ropa.