Gasto deducible – ¿Qué es un gasto deducible?

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¿Tienes una empresa o vas a ser autónomo y te gustaría saber qué ventajas o ayudas dispones para el desarrollo de la actividad? ¿Te preocupa el desembolso mensual que has de hacer simplemente para mantener tu negocio y empezar a facturar? En este artículo hablaremos de qué es un gasto deducible y de todo lo que deberías saber sobre él. Existen ciertos requisitos que hemos de cumplir si queremos desgravas esos gastos de las actividad en nuestra declaración (IRPF). Todo lo que podría afectar a ella o esa relación con detalle de las partidas del gasto deducible para autónomo contemplada por Hacienda. También los criterios que se aplican en el año 2.019 y sus características más confusas. Por ejemplo, el vehículo para uso personal, ropa, viajes, vivienda o el móvil.

Todo lo relacionado con nuestra actividad es deducible, pero ha de estar correctamente justificado. Para ello, es aconsejable poder documentar ese gasto y estar en posesión de nuestro libro. En él debe estar detallado en toda factura, por si nos hacen una inspección y nos piden explicaciones. No es positivo, a medio y largo plazo, abusar de deducir cualquier gasto, si pertenecen a nuestra vida privada. Si en dicha inspección no podemos justificar, las consecuencias van a ser mayores que el gasto en sí.

En lo que respecta al requisito de disponer de las facturas, es una buena costumbre de todo autónomo. Sin embargo, las facturas simplificadas o tickets no se pueden deducir, ya que no permiten la identificación de quién hace el gasto. Es verdad que algún tipo de estos documentos sí puede valer, pero es mejor pedir la factura. Es trascendental apoyar nuestros gastos deducidos con su factura para cumplir con nuestra responsabilidad financiera. Para ello, hemos de saber qué es la contabilidad financiera y disponer de ella actualizada.

gasto deducible

Gasto deducible

Hay varios criterios sobre los que Hacienda se basa para establecer si un pago puede entrar en la categoría de gasto deducible. A continuación, veremos estos requisitos para identificar qué gastos podemos «recuperar».

  • El gasto ha de estar vinculado directamente a nuestra actividad económica.
  • Ha de haber un registro contable por nuestra parte en los libros para inversiones y gastos correspondientes.
  • Han de estar correctamente justificados por las facturas pertinentes. En algunos casos, pueden ser válida una factura simplificada o recibo. Para ello, han de aparecer nuestros datos fiscales al completo.

En estos criterios mencionados, el más confuso es demostrar esa relación entre el gasto y nuestra actividad. La razón es que debemos demostrar que ese gasto corresponde a nuestra vida profesional y no personal. Por ejemplo, si la actividad es desarrollada en nuestra casa, se ha de calcular el porcentaje de gasto que afecta a nuestra vivienda y del privado. Durante el año 2.014 y el siguiente, Hacienda incrementó la lucha contra un posible fraude con el objetivo de aumentar su recaudación. Esta medida se volvía menos flexible a la hora de establecer que un gasto pertenecía a esa actividad.

Los gastos comunes considerables por un autónomo, respetando los requisitos de Hacienda pueden ser de diversos tipos. A continuación, hablaremos de ellos y detallaremos ese tipo de gasto.

– Consumo para explotación. Este gasto se refiere a la compra de materias auxiliares y primas, mercaderías, conjuntos y elementos incorporables. También combustibles, embalajes, envases y el material para la oficina. Dicho consumo de ese ejercicio se puede calcular utilizando la fórmula siguiente: Consumos = A las compras se suma las existencias iniciales y se restan las existencias finales.

– Salarios y sueldos. Es el pago que se realiza al trabajador como paga extraordinaria, sueldo o dietas. También puede estar destinado a gastos por viaje, indemnización, premios o retribución en especies.

– Seguridad social soportada por la empresa. Es la cotización que deriva de esa contratación del trabajador y las del autónomo empresario. Se puede deducir por contingencia común, desde el año 2.015, mediante reforma fiscal previa. Antes, solamente se podían deducir las correspondientes al autónomo profesional que no estuvieran integrados en el RETA, con alternativa para cotizar a mutua por una cantidad no superior a 4.500 euros al mes.

Más gastos deducibles

– Otros gastos del personal. Se incluye todo gasto relacionado con formación, seguro de accidente para el personal o indemnización cuando el contrato es rescindido. También entrar en esta categoría los obsequios, como una cesta de navidad, y cualquier tipo de contribución para un plan de pensión o previsiones sociales empresariales.

– Cánones y arrendamientos. Los cánones, cuotas del arrendamiento financiero o leasing que no sea solar, terreno o activo no amortizable. Además, entran los gastos por alquiler y asistencia técnica.

– Conservación y reparación. Adaptaciones de bien material, gasto para mantenimiento y repuesto. No están incluidos aquellos que significan una mejora o ampliación, al ser consideradas inversiones a amortizar en años.

– Servicio profesional independiente. Son los honorarios del auditor, abogado, economista o notario. Cualquier comisión de un agente comercial o un mediador independiente puede ser deducible.

– Otro servicio exterior. Puede ser el gasto de desarrollo e investigación, prima del seguro o transportes. Entran en esta clasificación la publicidad, el servicio bancario y relaciones públicas. En los servicios podemos deducir el suministro de electricidad, telefonía, agua o cualquier otro gasto de oficina no incluido en anteriores conceptos.

Hablando de pagos, hemos de saber qué son los gastos de capital, en qué nos afectan y cómo podemos manejar dicha situación.

Otras categorías de gasto deducible

– Los tributos deducibles fiscalmente. El IBI (Impuesto de los bienes inmuebles), el IAE (Impuesto de la Actividad Económica) y más recargos y tributos no estatales. También las tasas, las contribuciones estatales y los recargos. No pueden deducirse las sanciones ni esos recargos por apremio o al presentar una declaración de Hacienda fuera de su plazo.
– El IVA soportado. Únicamente se puede deducir cuando haya posibilidad de desgravar mediante nuestra declaración del IVA. Esto quiere decir cuando no se presente esa declaración trimestral correspondiente al IVA. Es por eso que no tienen derecho a deducirse esas cuotas ya soportadas. En una actividad que no tiene IVA (medicina) y en alguna actividad que está dentro de un régimen especial ocurre esto. Dentro del régimen especial podemos encontrarnos al recargo de la equivalencia y el régimen de pesca, ganadería y agricultura.

– El gasto financiero. Créditos e intereses de un préstamo, recargo de aplazamiento del pago de una deuda o del descuento de los efectos. Se añaden a este tipo el interés de la demora del aplazamiento de un pago a Hacienda. No se estiman aquellos gastos derivados de uso del capital propio.
– La amortización. El importe de la depreciación o deterioro de una inversión clasificada como intangible o inmovilizado material de nuestra actividad. El cálculo se hace mediante lo establecido en nuestro impuesto para la sociedad. Si es estimación normal directa, es posible que sea más complicado, ya que existe el supuesto de la libertad de la amortización.

Como hemos podido comprobar, es necesaria una formación específica para conocer cada caso. Deducir un gasto es fácil, lo complicado es saber si se está haciendo bien o qué consecuencias puede tener. Ante cualquier duda, es indispensable la guía del profesional para que nos aconseje cuál es la mejor opción para nosotros. No solamente para recuperar ese dinero, al mismo tiempo no debemos incurrir en alguna falta o delito contra Hacienda.

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Ejemplos de un gasto deducible

En este apartado hablaremos exactamente de esos gastos anteriormente nombrados y pasaremos a detallarlos. Es importante conocer el entorno de dicho gasto para poder deducirlo y saber expresarlo. Por otra parte, hemos de poder documentar y justificar cada deducción, a expensas de una inspección.

– Oficina o local en la vivienda. Debemos notificar a nuestra Hacienda esta circunstancia con el porcentaje correspondiente al domicilio dedicado a nuestra actividad. En general suele ser un cuarto, dos como mucho. Dicho porcentaje estará entre el 15% y 50% el máximo, para evitar problemas en un futuro. Cualquier gasto asociado a esa vivienda se puede desgravar con dicho porcentaje.
Si estamos de alquiler, hemos de contar con dos facturas diferentes, al incluir IVA en el porcentaje profesional de ese alquiler. Requisito que no cumple mucha gente, por el lío que eso supone para su propietario. La razón es que un alquiler para negocios se grava con el IVA.

Por si fuera poco, Hacienda se ha vuelto más exigente y metódica. Una de las exigencias es tener un contador separado para la luz o el agua para la vida privada y otro para la profesional en la misma vivienda.

– El móvil. Se ha de tener dos líneas telefónicas totalmente diferenciadas. Una para nuestra vida profesional y otra para la personal. En ese caso, podemos deducir una de las líneas.
– Vehículo propio y los gastos que se pueden asociar. A lo respectivo del IRPF, se admiten totalmente esos gastos derivados de una actividad para transporte de mercancías o viajeros. También puede ser una actividad comercial o una enseñanza a conductores. Dentro del grupo entran los transportistas, taxistas, mensajeros, repartidores, etc.  Todo gasto deducible que se encuentre en una zona gris quedará fuera de esta posibilidad. Por lo menos, ese es nuestro consejo.

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