Facturación por el destinatario – ¿Qué es?

¿Vas a ser un profesional o autónomo y quieres saber más sobre cómo facturar a tus clientes? ¿Hay casos en los que tienes dudas y no estás seguro de hacerlo de la manera correcta? En este artículo hablaremos de qué es la facturación por el destinatario y de todo lo que deberías saber. Al emitir una factura, aunque lo hagamos mediante nuestro programa para facturar online, puede que nos encontremos con una determinada circunstancia. Esta consiste en que dicho sujeto pasivo referente al IVA que se encuentra en la obligación de facturar, no lo haga de esta manera. Este empresario o particular puede optar por una facturación mediante el destinatario.

A lo largo del texto podrás encontrar información sobre el documento en sí. Al margen de saber hacer facturas profesionales para autónomos y microempresas, hemos de conocer la legislación pertinente. Para cumplir con nuestra responsabilidad financiera, es necesario estar al tanto de todas las exigencias legales o consecuencias que puede tener en nuestra gestión o contabilidad. También tenemos la posibilidad, si nuestra situación lo permite, de hacer facturas sin ser autónomo. Aunque si desarrollamos una actividad económica esto no es posible, legalmente hablando. Si estamos interesados, lo mejor es consultar a un asesor que nos indique cuál es nuestra mejor opción.

Facturación mediante destinatario

Para empezar, es importante ser conscientes que utilizando estos documentos se pueden dar dos escenarios. Uno de ellos es que nuestro destinatario para ese documento se haga cargo de su expedición de manera material. Esto ha de realizarse, en cualquier caso, llegando a un acuerdo antes.
La segunda posibilidad es que se contrate esa expedición para esas facturas mediante terceros.

Estas dos opciones entran en el grupo de la facturación mediante destinatario. En nuestro Reglamento para Facturación por el Real Decreto del 2012 podemos ver su regulación. Sin embargo, se ha de tener en cuenta que la empresa o profesional que sujeta el IVA tiene la obligación de facturar. Es el responsable de que se cumpla todas las obligaciones establecidas en ese documento. Al margen de que pueda ser una de las dos opciones anteriormente descritas.

A partir del mes de julio, en el año 2017, toda persona o entidad debe presentar esa declaración censal. Han de hacerlo cuando opten por la opción del cumplimiento para la expedición de facturas por el destinatario o mediante terceros. En esos casos, también se comunicará esta acción y su fecha de inicio. Además, si corresponde, esa renuncia a la otra opción, junto con su fecha efectiva.

Requisitos para facturación por el destinatario.

En el artículo correspondiente que regula esta legislación se pueden ver los siguientes requisitos:

– Previamente a la realización de dichas operaciones que desemboquen en esa facturación, deben ser formalizadas por acuerdo. Al margen de que sea un profesional o un empresario. Para ese contrato acordado entre ambas partes, debe estar especificado en ese documento esas operaciones referidas por las facturas.

– Para la facturación por el destinatario ha de concretarse su procedimiento. Serán aceptadas por el empresario o profesional que haya hecho esa operación. Este procedimiento en concreto se debe ajustar al acuerdo que ambas partes determinen.

– Este tipo de facturas son expedidas por nombre y cuenta del profesional o empresario que lleve a cabo esa operación documentada. En otras palabras, nuestro destinatario realiza la emisión de esa factura por el destinatario, siendo él totalmente responsable. En esa emisión se emite la copa de cada una de esas facturas correspondientes al destinatario en cuestión.

Características de las facturas por el destinatario

Cuando el destinatario factura mediante diferentes profesionales o empresarios, él siempre se hacer cargo de la obligación para determinar un documento distinto para ellos. Con el objetivo de cumplir con nuestro Reglamento, se ha de respetar la numeración de facturas. Esta ha de ser secuencial y lógica. Quiere decir que han de ser correlativas, dentro de una misma serie. En el caso de que el destinatario que factura o el tercero expide una misma factura simplificada por distintos profesionales, hay un procedimiento. Siempre se debe abrir distintas series con su numeración correlativa.

Por otra parte, puede que se dé el caso de que el destinatario de esas operaciones o el tercero que las expide no esté en la Unión Europea. A menos que se encuentre en un territorio español nacional que no sea peninsular, no podrá expedir la factura. Las partes que estén localizadas en el país con un distinto instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua deberán comunicarlo previamente a nuestra Agencia Tributaria.

Facturación online

Es importante tener un software para facturar online bueno. Este nos permitirá almacenar el documento, y se convierta en automática. Además puede llegar a profesionales o clientes. Haciendo uso de las facturas online, tanto a particulares como empresas, convertimos ese proceso en trámites rápidos, flexibles y casi automáticos. A continuación, podrás ver las ventajas de esta opción:

– Serie para facturación correlativa. Es un punto clave, de manera especial en la factura por el destinatario. Con un buen software, conseguiremos que cada una de esas facturas tenga su número. Nos liberamos de la responsabilidad de acordarnos de cuál fue el número del último documento emitido.

– Accesibilidad y personalización de nuestras facturas. Una de las grandes ventajas es que podemos acceder a cualquiera de nuestras facturas en cualquier lugar. Además, tenemos la opción de personalizar nuestros documentos con imágenes, logo, colores o marca. Estos criterios son opcionales y personales, según la idea para el negocio o la actividad.

– Resumen de facturas en el ordenador. Podemos despedirnos del famoso papeleo o la desorganización que puede llevar almacenar información en papel. De esta manera, todas las facturas estarán disponibles simplemente abriendo una aplicación en nuestro ordenador.

Posibles dudas sobre facturación por el destinatario

Hay varias dudas que pueden surgir cuando se hace una facturación mediante terceros. Si no contamos con la ayuda de un asesor, es complicado saber como actuar en varios supuestos. Una de las dudas que puede surgir es la siguiente:

Puede que el distribuidor cobre una concreta comisión por esos servicios que le proporcionamos. Al hacerlo, no envía ninguna factura por dicho gasto, y no se puede deducir. Mucha gente se pregunta si podrían emitir esa factura por ese destinatario y justificar dicha operación.

Según nuestro artículo 5 perteneciente al Reglamento para Facturación podemos encontrar una solución y respuesta a esta duda. En ese artículo se establece que un documento para facturación que debe ser expedido por un profesional o empresario, también es posible que se confeccione de manera material. Esta modificación puede ser realizada por el destinatario de esa operación (el cliente) o ese tercero. En todo caso, es el profesional o empresario quién expide la factura y quién se responsabiliza de cumplir con esa obligación. En consecuencia, son sus datos para identificación los consignados en dicho documento.

Según otros artículos relacionados, determinan que han de darse varias circunstancias o requisitos para que ese destinatario de la operación confección esa factura:

– Debe existir previamente un acuerdo de las dos partes. En ese acuerdo, el primero autoriza al segundo para expedir esas facturas relativas a las operaciones efectuadas o a efectuar.
– El destinatario de esas operaciones, al expedir la factura, envíe una copia al profesional o empresario probando que efectivamente la realizó.
– El profesional o empresario, al haber hecho la operación, debe aceptar esa factura. Puede rechazar el documento y para ello cuenta con un límite de tiempo de exactamente 15 días.

Facturación y servicios

La facturación por el destinatario no tiene el objetivo de sustituir el no cumplimiento de la obligación para facturar. Cuando un proveedor no envía la factura, hemos de realizar la reclamación pertinente y que conste este movimiento. La mejor opción, si no cumple con su obligación, es poner la correspondiente denuncia tributaria. Esto es siempre como última opción, si la otra parte hace caso omiso a nuestra petición.

Emitir una factura mediante terceros es una opción utilizada cuando se prestan diferentes servicios. Por ejemplo, liquidación de las comisiones correspondientes a propietarios de tragaperras, máquinas de tabaco o expendedoras. Esta liquidación se realiza al propietario de dicho establecimiento dónde las máquinas se encuentran instaladas. Otro sector en el que se utiliza a menudo es cuando se liquidan comisiones para agentes trabajadores por comisión. Por ejemplo, un agente de seguros.

Una factura emitida por el destinatario posee su serie numérica, para diferenciarlas de esa serie principal. Están destinadas o clasificadas como una sección diferente dentro del negocio. No se pueden utilizar como el procedimiento en caso de emergencia, con el objetivo de justificar cualquier gasto.

Siempre es recomendable contar con la ayuda de un asesor de confianza. Al margen de la información que podemos tener en este artículo, para casos concretos es conveniente contar con ayuda profesional. Es la mejor persona para saber cómo actuar, dependiendo de las situaciones concretas que se pueden llegar a dar. Además, van a pensar la mejor solución y la más positiva para nuestra economía y contabilidad. Este apartado es muy importante, ya que una correcta gestión de las finanzas en nuestra actividad económica nos libra de muchos problemas.