¿Cuándo contratar a un empleado?

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¿Tienes una empresa o eres autónomo y estás planteando la opción de tener una ayuda extra que te permita funcionar? ¿Estás dedicando demasiadas horas a tu negocio, repercute en tu rendimiento profesional y quieres una solución a este problema? En este artículo hablaremos de cuándo contratar a un empleado y de todo lo que has de analizar previamente para tomar la mejor decisión. Cuando tenemos una tienda, por ejemplo, seguramente necesitemos más personal para atender todas las necesidades que requiere esa actividad. Por otra parte, hemos de sopesar si esa contratación es viable, rentable y sostenible en un futuro.

Por este motivo es trascendental que calculemos y tengamos en cuenta ciertos factores que van a influir en esta decisión. También puede que te interese saber cúando contratar a un asesor contable y las ventajas que obtienes con este servicio. A la hora de contrataciones y otras gestiones, es conveniente que estemos al tanto de las subvenciones públicas para autónomos y ver qué bonificaciones tenemos a nuestra disposición.

Cuando iniciamos un negocio, una de las prioridades es no tener unos costes fijos demasiado elevados que nos alejen de mantener nuestra actividad y generar beneficios. Sobre todo, al principio, cuando estamos arrancando, nuestra actividad requiere toda nuestra atención posible para sentar unas bases sobre cómo queremos proceder. Si nuestros recursos y capital está limitado o destinado ya a otros aspectos fundamentales de un negocio, es una buena alternativa que nosotros trabajemos más horas. Es un sacrificio duro, pero que tiene sus resultados en un futuro. Con él, estamos asentando una dinámica para que, en el futuro, este negocio pueda funcionar sin nosotros. Además, habiendo establecido unos ingresos medios, el capital disponible habrá crecido, así como nuestros recursos. No hay que precipitarse a la hora de contratar a un empleado, pero tampoco demorarse.

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Contratar a un empleado

Uno de los aspectos que nos debe preocupar es saber cuáles son los impuestos y obligaciones de los autónomos para cumplir con la ley. Es uno de los campos que hemos de gestionar de manera correcta para poder seguir desarrollando la actividad. No hemos de descuidar este campo, por lo que si dedicamos mucho tiempo al negocio, tenemos dos opciones; contratar a un asesor para que nos libere de esa carga o a un empleado para tener más tiempo libre y encargarnos de toda la gestión. Es recomendable la primera opción, porque esa persona es la especialista y nos asegura tener toda la documentación y requisitos legales en regla. Por otra parte, estaremos dedicandonos a lo que debemos; nuestro negocio. De esta manera, hay un profesional para cada tarea (asesor para contabilidad y nosotros para el negocio). Además, suele ser la solución más económica de las dos.

Si nos decantamos por la otra opción, contratar al empleado y dedicar más tiempo a la gestión del negocio, ocurrirá lo siguiente. Seguramente, no tenemos unos conocimientos avanzados para realizar las tareas y si estamos capacitados sigue siendo un trabajo tedioso. Por otra parte, estamos descuidando la actividad en el momento que más nos necesita. Esta opción, además de costar más dinero, es menos efectiva y más dura para llevar a cabo.

Hay muchas más opciones o escenario a analizar que intentaremos resumir a lo largo del artículo. Sin embargo, existen algunas reglas a tener en cuenta a la hora de dar el paso a la contratación del trabajador. Digamos que no siempre hay un momento oportuno o este aparece y nosotros reaccionamos ampliando el personal. Es posible que, a veces, seamos capaces de provocar esta situación; ser la acción y no la reacción. Todo esto es valorable y depende de nuestras circunstancias.

Situaciones preferibles

Es una decisión importante que va a afectar inevitablemente a la actividad, ya sea de manera positiva o negativa. En este apartado, explicaremos algunas de las consecuencias que puede tener esta decisión, en función del momento elegido para contratar a un empleado.

– Contratación precipitada. Cuando, por ejemplo, abrimos una tienda, es más que probable que la primera semana o mes no tengamos un alto volumen de clientes. Al margen de las grandes compañías que realizan una campaña de marketing previa y tienen recursos casi ilimitados, para facturar desde el primer día. Este no es el caso que exponemos, ya que no es el más común. Para la pequeña y mediana empresa, el inicio es el complicado. Hemos de hacer frente a los costes iniciales, el desembolso en la inversión y todo ello sin empezar a facturar. Por esto, el objetivo es reducir lo máximo posible los gastos fijos derivados de la actividad. Una contratación es algo que podemos hacer en un futuro, ya que si desde el primer día contamos con un empleado, este seguramente no tenga mucho que hacer.

– Contratación tardía. En el caso opuesto, nos encontramos ante una situación que el negocio ha sobrepasado toda su capacidad y se encuentra al borde del colapso. Sí, lo más seguro es que tengamos una buena facturación. El error que cometemos es querer facturar más sin incrementar la inversión. Esto nos provoca pérdidas futuras o que no tengamos el tiempo suficiente para pensar cómo mejorar el negocio. No nos engañemos, por más que una actividad sea rentable, necesita estar en constante renovación y siempre buscando novedades que ofrecer. Sin la ayuda de empleados, no vamos a estar disponibles para ocuparnos de esta gestión. Un negocio que se encuentra al límite de su capacidad y no avanza, está condenado a derrumbarse.

Analizar las circunstancias

Identificar el momento oportuno para realizar contrataciones normalmente es lo que diferencia a una empresa con éxito de ota que fracasa. Para saber el momento justo no existe un manual infalible, aunque sí unas circunstancias y señales que nos van a indicar esta necesidad. Como hemos dicho antes, en algunos casos no hace falta esperar a estas situaciones, ya que tenemos claro y hemos hecho un estudio de mercado en el que encontramos rentable tener empleados desde el inicio.

Existe una máxima que un empleado debe cumplir y nosotros hemos de saber calcular; esta persona ha de generar ciertos ingresos y ahorrarnos dinero. Todo se reduce a estos números para que el empleado sea rentable. De estas dos funciones, la más importante es que nos asegure unos ingresos mínimos, ya que nos ocuparemos nosotros de las medidas a adoptar para conseguir un ahorro. A medida que vayamos creciendo como empresa, podemos conseguir mejores acuerdos con proveedores, más contactos o mayores pedidos que nos permitan abaratar el coste por unidad, etc. Todo eso llegará, por eso lo esencial es que nuestro empleado nos genere ingresos.

Como hemos mencionado anteriormente, hay varias señales o fechas importantes dentro del calendario en los que sabemos si vamos a necesitar una ayuda extra. Esta contratación puede ser indefinida o temporal. Las situaciones en las que podemos contratar son:

  • Cuando identificamos un aumento en las compras y ya necesitamos tener un servicio para atender a los clientes u otra persona que nos ayude con esta tarea.
  • Fechas marcadas en el calendario comercial como Navidades, San Valentín o promociones que hagamos para ofrecer descuentos.
  • Tener presencia en la red, ya que si queremos sobrevivir al futuro, nuestro negocio ha de estar en Internet. Para ello, precisamos de un servicio específico.

Concretar el perfil a contratar

No solamente se trata de tener a una persona más en nuestra tienda, por ejemplo. Hemos de tener claro la función que ha de desarrollar y qué conocimientos o habilidades ha de tener. Pongamos el ejemplo de la tienda y que hemos llegado al punto que, en determinado horario, los clientes esperan demasiado para ser atendidos. Da igual si se trata de una pescadería, tienda de ropa o frutería, entre otras. Para tomar la decisión adecuada, es clave identificar nuestras necesidades y lo que una persona nos puede aportar.

  • Atención al cliente. Es una de las habilidades que ha de tener el empleado. Si en nuestra tienda se forman colas en las que el cliente espera demasiado tiempo, tener a otra persona nos ayudará a reducir prácticamente a la mitad ese tiempo de espera.
  • Mantener el local presentable. Otra de las funciones importantes es tener siempre una buena imagen de cara al cliente. Cuando hay un alto volumen de clientes, la limpieza o el orden se resiente. Un empleado nos puede ayudar a mantener ciertos estándares.

Dependiendo de tu organización, puedes planificar el trabajo para que los dos tengáis las mismas tareas repartidas. Si tú eres más rápido y más eficiente que el empleado en caja, por ejemplo, puedes dar solamente la función de orden y limpieza a la otra persona. Aquí nos estaremos ocupando del objetivo principal, que es facturar y conseguir ciertos ingresos. Mientras que, al mismo tiempo, el empleado se encarga de la función más simple que es ordenar y mantener la limpieza. De lo contrario, al tener ambos las mismas tareas, seguramente no sea lo más cómodo ni rápido. Existe un alto riesgo de molestarse entre los dos. Lo ideal es que cada uno tenga distintas tareas y la manera de proceder clara.

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No contratar a un empleado

– Incertidumbre sobre las tareas a realizar por el empleado. Si estamos seguro de que necesitamos ayuda, pero no sabemos en qué tareas, es mejor replantearse la actividad y su funcionamiento. Como dueño, hemos de tener un perfecto conocimiento de los puntos débiles y fuertes de la actividad. Esto quiere decir saber en todo momento lo que necesitamos y cómo lo necesitamos. No vale de nada contratar a una persona si no sabemos qué mandarle o cómo explicarle el procedimiento. En esta situación es mejor tomarse un tiempo, analizar el negocio hasta identificar la manera de corregir la situación.

– Desesperación. Si hemos llegado a este punto, es que no hemos gestionado el negocio todo lo bien que podríamos. Con el fin de evitar este escenario, hemos de estar atento a las señales e actuar previamente. Este consejo no nos vale si ya nos encontramos ante una situación casi insostenible. Si la carga de trabajo o las horas a emplear se encuentran muy lejos de nuestra capacidad, inevitablemente hemos de contratar a otra persona. Sin embargo, no es óbice para que no podamos tener las cosas claras y establecer unos pasos a seguir. Aunque aquí, lo ideal es no contratar a nadie de forma repentina. Es preferible cerrar unos días y tener más claras las cosas. Aunque parezca menos rentable porque perderemos facturación, tendremos un mejor sistema para aumentar esos beneficios.

– Empleado ideal. La selección de personal puede ser muy larga o encontrar a la persona adecuada el primer día. En este proceso, hemos de tener unos mínimos a exigir y no decidir por cansancio o porque queremos terminar con esta tarea lo antes posible.

Cuando vayamos a contratar a alguien, es preciso que respetemos sus derechos y que tenga un sueldo digno. Seguramente, nosotros como empleado querríamos lo mismo. Además, tener una persona contenta siempre es más beneficioso que un empleado frustrado o no valorado.

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