¿Cómo crear una factura con Excel?

¿Estás pensando en iniciar una actividad profesional por tu cuenta o ya la estás realizando y necesitas más conocimientos contables? ¿Quieres llevar una mejor organización de las finanzas de tu negocio y guardarlas en un lugar seguro para un futuro? En este artículo explicaremos cómo crear una factura con Excel. Esta aplicación pertenece a Microsoft Office, siendo realmente útil para todo tipo de cálculos. Nos es de gran ayuda para todo tipo de tareas que tienen que ver con las finanzas, contabilidad y fórmulas. Incluso con lenguaje de programación y gráficos que nos puedan servir para alguna reunión, por ejemplo. Con este programa podremos crear tablas, cuyos formatos pueden incluir varios cálculos matemáticos, escribiendo fórmulas. Entre estas operaciones nos encontramos con la posibilidad de hacer restas, multiplicaciones, divisiones y sumas. También tiene la capacidad de hacer la potenciación, sacar un promedio, etc. Como hemos podido comprobar, nos ofrece muchas funciones.

Para comenzar a detallar el proceso de la creación de una factura con Excel, antes hemos de dejar claro qué es exactamente una factura. Se trata de un documento con carácter mercantil en el que aparece información relevante de una compra venta o transacción de servicios o bienes. En lo que a la regulación de las facturas se refiere, la normativa a aplicar es la perteneciente al Reglamento de Facturación. Están obligados a emitir dichas facturas las pymes y los autónomos. Por cada una de esas transacciones o compra venta han de emitir la factura correspondiente.

Obviamente, antes del avance tecnológico, el sistema habitual era el de realizar la factura en papel. Una vez hecha, había que remitirla al correo posta, o bien al cliente en su establecimiento. Lo común era tener un libro de facturas, en el que se escribía la información necesaria. Ahora, el sistema ha mejorado sustancialmente.

Factura con excel

Como recientemente hemos señalado, gracias a la era de la informatización, la documentación a avanzado a un nivel mucho mayor. Guardar una información tan relevante, vital y, sobretodo, comprometida, en un papel era muy peligroso. Se podía perder, quemar, estropear y poner en riesgo los datos de la misma. Desde hace décadas, todos los documentos se hacen mediante diversas aplicaciones informáticas que nos permiten asegurar el buen estado de las facturas, en este caso. Al tenerlas en el ordenador, se pueden hacer copias de seguridad, sin peligro de que se puedan traspapelar. Además de ser un proceso más rápido, es mucho más seguro y no hay riesgo de que la puedas perder.

Hoy en día, es tan simple como llevar el móvil en la mano y poder acceder a ella en cuestión de segundos. Este avance nos permite organizarnos de la formar que más conveniente creamos, incluso pudiendo calificar los documentos. Otra de las grandes ventajas es que podemos emitir las facturas por Internet, sin tener que desplazarnos. Hacienda no se ha quedado atrás y ya ha creado una plataforma para poder presentar las facturas de manera telemática. Es sin duda, un ahorro de tiempo y dinero.

Para hacer una factura con Excel disponemos de varias plantillas configuradas por defecto. No te preocupes si no estás muy familiarizado con el programa, ya que explicaremos paso a paso todo el proceso. Aunque hay varias versiones y no tengamos la última, las acciones o el contenido visual que puedes ver será similar, con alguna leve variación o mejora respecto a tu versión de Excel. Si no tienes mucha práctica, es importante reservar un tiempo prudencial para no estar apurados o no concentrados en la tarea. Una vez preparados, estaremos listos para iniciar el programa y realizar la factura correspondiente.

Pasos a realizar

– Buscar las plantillas. En la pantalla principal, te aparecerán varios tipos de documento sobre los que podrás elegir. El primero es el que todos conocemos, libre de cualquier configuración. Arriba de estas diferentes plantillas, te aparecerá una lupa y un cuadro para escribir. En el teclearemos «factura» y procederemos a realizar dicha búsqueda.

– Elección de factura. Dependiendo de nuestro tipo de negocio o actividad, nos será más útil un tipo de plantilla que otro. Si estás buscando un tipo de plantilla en concreto, solamente tendrás que buscar entre las disponibles y elegir la mejor. Por el contrario, si no tienes una necesidad específica en este apartado, elegiremos una plantilla común. Debajo de cada modelo, podremos leer el nombre del documento y el uso que le podemos dar. Para una menor complicación, nosotros elegiremos la llamada «Factura». En este momento, sólo tendremos que pinchar en ese modelo y se nos abrirá otro cuadro con la opción de crear a la derecha. Damos a ese botón y tendremos la plantilla lista para crear una factura con Excel.

– Rellenar información. Una vez abierto el documento, podrás ver un ejemplo de factura con información ya rellenada. Esto nos sirve para ubicar y saber qué datos poner en cada campo. Nuestra única tarea será la de sustituir esos datos por los nuestros y la de nuestra empresa. El proceso de edición es muy fácil, ya que contaremos con un recuadro llamado «Configuración de Empresa». En él, de manera intuitiva, podrás poner los datos correctos y se actualizarán automáticamente en la plantilla.

– Logotipo. Para un aspecto más profesional y una mejor presentación, Excel nos da la opción de agregar el logotipo de nuestra empresa. De cara a los clientes, es un punto extra que podemos ofrecer. En la opción «reemplazar con logotipo» haremos clic con el botón derecho del ratón. Nos aparecerá un cuadro de diálogo con varias opciones; elegiremos «reemplazar imagen». Por último, solamente tendremos que ir a la ubicación de nuestro logotipo en el ordenador e importarlo. Ya hemos sido capaces de hacer una factura con Excel.

Consejos

Seguramente, tendremos por defecto la moneda Euro. Si queremos cambiar para hacer la factura con otra moneda, lo podremos hacer sin ningún tipo de problemas. En la barra de herramientas de la parte superior, en el grupo ‘Número’ veremos el signo del euro o del dólar. Damos un clic con el botón izquierdo del ratón y seleccionaremos la moneda del país que necesitemos.

Copias de factura. Para facilitar la tarea, podemos guardar una plantilla original con todos los datos de nuestra empresa y llamar a ese documento copia. Cada vez que tengamos que hacer una factura, lo haremos desde esta plantilla personalizada.

Es importante saber que es nuestra responsabilidad financiera, presentar dichas facturas en Hacienda, a su debido tiempo. También, como ayuda para llevar una mejor gestión de nuestra economía, es aconsejable saber las reglas básicas de finanzas personales. Una buena organización y saber dónde está exactamente los diferentes documentos que necesitaremos es clave para nuestra economía y contabilidad. Es bueno aclarar que la mayor dificultad que puede tener un autónomo muchas veces no es ganar dinero. Es llevar toda esa contabilidad al día, el manejo del efectivo y las decisiones que se toman respecto a su uso o destino. Tener dos tipos de contabilidad, la personal y la profesional, nos ayudará y evitará que caigamos en situaciones en las que tendremos que elegir entre dos opciones imprescindibles.

Otra opción que tenemos para esta tarea, si no nos gusta hacer la factura con  Excel, es poder hacer una factura en PayPal. Para ello necesitaremos estar registrados en la página. Una vez registrados, podemos añadir la información personal necesaria para realizar la facturación correspondiente.