¿Cómo abonar una factura?

¿Estás dado de alta como autónomo y has tenido un error a la hora de emitir una factura al cliente? ¿Te han devuelto un producto y no sabes qué hacer o cómo reflejar ese movimiento correctamente en tu contabilidad profesional? En este artículo hablaremos de cómo abonar una factura y los pasos que deberemos dar para hacerlo como está establecido. Seguramente, aunque lleves poco tiempo en el régimen de autónomo, en el futuro te encontrarás con algún contratiempo. En el caso de que enviáramos una factura al cliente con algún error en ella, no tendríamos por qué preocuparnos o entrar en pánico. Somos humanos y estas cosas pueden pasar en ocasiones puntuales, pero son perfectamente asimilables. También cabe la posibilidad de que el cliente opte por devolver el producto. De esta forma, tendríamos que corregir ese movimiento en la contabilidad. Si no tenemos los conocimientos necesarios, estaríamos preocupados al respecto.

Como las facturas suelen estar redactadas por humanos, es lógico pensar que pueda haber algún error cuando emitimos el documento. Es por eso que la ley ha previsto esta situación y nos ha proporcionado una manera de corregir dicho error. La manera en la que tenemos de revertir la situación es abonar una factura. No pasa nada por equivocarnos, tampoco tenemos que hacer ningún trámite urgente ni nos traerá consecuencias contables. Por este motivo, a lo largo de este artículo, podrás leer cómo realizar el abono de esa factura y qué es lo que necesitas.

Abonar una factura

Puede que nunca hayas escuchado el nombre de factura de abono, pero a partir de hoy lo tendrás muy en cuenta. Si te ha pasado alguna vez, es probable que ya hayas hecho esta corrección contable. Este tipo de factura se usa, precisamente, para hacer la rectificación oportuna respecto a la factura ordinaria que tenga ese error al redactarla. Puede ser que hayamos puesto el precio mal, un descuento que no correspondía o, incluso, sirve para los casos en los que te devuelven el producto o cancelan el servicio. También reciben el nombre de facturas rectificativas. El motivo es que se estableció, mediante el Reglamento de Facturación, que esa factura pertenecía al grupo de facturas que se usan para rectificar.

Ocasiones en las que hemos de abonar una factura

En este apartado hablaremos, más detalladamente, de las escenas en las que se requiere hacer dicha factura. Queremos dejar claro que, ante todo, no hemos de preocuparnos en exceso. No es un error garrafal sin retorno que nos vaya a traer consecuencias negativas e irreversibles.

• El cliente nos devuelve el producto o cancela el servicio que iba a contratar. Este hecho puede darse en varias ocasiones, aunque sea de manera puntual. Esa persona, en todo su derecho, decide que no quiere o puede afrontar el gasto acordado. Puede haberse arrepentido por varias razones, lo que importa es que tiene solución. Simplemente habrá que emitir una factura para rectificar la antes enviada, justificando así dicha devolución. Por último, quedaría reflejar este movimiento contable en tus números, para que así los cuadres.
• Errores en la redacción de la factura. A veces, ponemos un 0 donde no era o el decimal en otro lugar que no queríamos. Con este «pequeño» error, estaremos variando el precio y la diferencia es abismal. Lo importante es darse cuenta a tiempo y emitir, como en el caso anterior, una factura que rectifique la anteriormente emitida.

Como hemos podido comprobar, en ambos casos, la factura sirve para corregir a la primera. Podemos abonar una factura en negativo, para los casos que el cliente nos devuelva el producto o hayamos cometido ese dichoso error. En resumen, los datos y campos que podemos ver en la factura normal, son los mismos que para abonar en una factura. La única diferencia es que deberemos añadir:

1. Cuando estamos abonando una factura, hemos de hacer referencia a la factura que queremos corregir y debe constar en este nuevo documento. Es decir, indicamos la factura errónea para su modificación.
2. Tendremos como base esa factura que enviamos en un principio y constaremos esa serie numerada que le corresponde. También la cuota que se ha repercutida y su tipo impositivo. Todo esto, sin que incluyamos el IVA.
3. Factura original ilegal. Esto quiere decir que cuando la factura no cumpla con alguno de los requisitos de legalidad respecto a su normativa vigente, habría que corregirla.
4. IVA equivocado. Según el producto o servicio, se le aplica un IVA distinto. Si nos equivocamos en el IVA a aplicar, debemos rectificarlo mediante este tipo de factura.
5. Factura no cobrada. Cuando, por lo que sea, no hemos podido cobrar esa factura, podremos hacer este trámite para recuperar ese IVA. Aunque el cliente no nos pague, si la factura está emitida, el IVA lo tendremos que declarar en su momento. Es por eso que «necesitaríamos» esta factura.

Al emitir una factura que, por el motivo que pudiera ser, no queríamos enviar, hay que corregirla. No se puede, simplemente, tirarla a la basura o romperla, al igual que podríamos hacer con algún ticket de compra que no necesitamos. Para anular esa factura, se ha de crear otra que sirva para anular la que queremos eliminar.  Por ejemplo:

• Enviamos una factura en referencia a un producto con una cantidad inicial de 100€
• El cliente decide, por los motivos que el crea, devolver el producto.
• En este momento, se abonará la factura con un importe de -150€.
• Una vez corregido este movimiento contable, se debe constar dicha devolución en nuestro pedido del albarán. Aquí se contempla esa solicitud.

Consejos

Ante todo, hemos de saber que debemos de cumplir con nuestra responsabilidad financiera y tener las cuentas cuadradas, a nivel de contabilidad. No importa si nos equivocamos, siempre y cuando enmendemos el error de la forma ya previamente establecida por ley. Para evitar estas correcciones en un futuro, es aconsejable mirar cuál ha sido el error y corregirlo de cara al futuro. Poniendo especial atención antes de enviar la factura, nos ahorraremos esos pequeños trámites. Aunque no sea mucho esfuerzo, es un paso que tenemos que dar y que es innecesario si hacemos las cosas bien. Si bien es cierto que es normal que haya errores cuando enviamos muchas facturas.

Una opción que tenemos para minimizar el margen de error es hacer la factura electrónica. De esta manera, podemos tener unas plantillas ya establecidas para cada tipo de factura que podamos tener en nuestro negocio o profesión. Solamente tendríamos que redactar esa plantilla con mucha atención y trabajar a partir de ese borrador. Además, de esta forma, le estamos dando un valor añadido a nuestra marca. El cliente, dependiendo del tipo de persona que sea, preferirá recibir esa factura en el móvil. Así tiene disponible el documento siempre que quiera acceder a él y no ha de estar pendiente del correo ordinario.

Si queremos tener más formación en lo que a contabilidad se refiere, hemos de saber qué es un activo y las reglas básicas de finanzas personales. Cualquier conocimiento relacionado con nuestra economía nos vendrá bien para estar mejor organizados. Ya sea en el ámbito profesional o personal, ya que el dinero necesita ser administrado de manera correcta. Un buen método es separar nuestra economía profesional de la personal. Así tendremos claro el dinero destinado a cada apartado de nuestra vida.