¿Estas al cargo de una empresa , pero no tienes control de los números que la forman y de su resultado? ¿Eres de esas personas que quiere dispone de toda la información disponible y poder tomar decisiones en base a ella? En este artículo hablaremos de qué es el ciclo operativo y de todo lo que has de saber sobre él. Este concepto en economía es el encargado de medir el tiempo reflejando qué ventas, compras, cobros que es el ingreso de la compañía y cambios realizados en el inventario y toda cuenta que esté pendiente de cobro. En el caso de que tengamos unas cuentas que no vamos a poder cobrar, puede que nos interese saber cómo recuperar el IVA de una factura impagada.
Para resumir, este ciclo de operación nos especifica principalmente los cambios con mayor importancia que han sucedido en nuestro negocio. De todos ellos, el más relevante es el dato que representa las cuentas pendientes de cobro. El motivo es que, en contabilidad, representan esas operaciones que hay una compra por parte del cliente a través del crédito pero que no han pagado. Esta forma de analizar nos sirve para establecer si una compañía dispone de un efectivo suficiente. Generalmente, es recomendable llevar a cabo el estudio del ciclo operativo que represente un lapso corto de tiempo. La razón es que, así, la empresa va a poder conseguir efectivo en menos tiempo.
Hay que darle su correspondiente importancia al pago de una cuenta en su plazo estipulado, aunque también hemos de guardar cierto efectivo para futuras inversiones que nos van a ayudar a llevar a nuestro negocio al siguiente nivel. Para ello, hemos de tener una base en cuanto a conocimientos contables como, por ejemplo, saber qué es el activo y el pasivo en contabilidad.
Ciclo operativo
Para saber hacer el cálculo del ciclo operativo, es importante que sepamos utilizar el ciclo para conversión y su fórmula. Es una operación sencilla, pero hay que saber bien los pasos a realizar como:
- En primer lugar, se procede a dividir el costo al año de bienes que se han vendido por 365, que son los días que tiene un año.
- Una vez realizada la primera operación, dividimos el resultado que hemos obtenido por una cantidad correspondiente a gastos que se han generado al finalizar el año.
- De esta manera, calculamos el inventario de días pendientes y conseguimos cuantificar los días que necesitamos para conseguir cambiar ese inventario a ventas.
Si queremos saber cuantos días vamos a necesitar para realizar el pago pendiente a nuestros proveedores por inventario, hemos de seguir los siguientes pasos:
- Para empezar, vamos a dividir la cantidad de ingresos totales referentes a la venta anual por los 365 días que tiene un año. De esta manera, ya sabemos la media de ingresos que tenemos por día.
- Cuando sepamos la cantidad que ingresamos en un día, dividiremos nuestro saldo de cuenta pendiente de cobro en la última etapa del año por esos ingresos diarios. Esta operación nos da el resultado de los días que están pendientes de pago.
- Con este dato, ya sabemos el número de días necesarios para cumplir con nuestra responsabilidad financiera.
Una vez hayamos hecho los dos tipos de operaciones anteriormente explicadas, recogemos el resultado que hemos obtenido para el inventario de los días pendientes. A este número se le suma el resultado de días pendientes en cuanto a ventas. Por último, restamos la cantidad correspondiente a los días que nos quedan pendientes de pago y ya tenemos el ciclo operativo de nuestra empresa. Como hemos podido comprar, es una operación sencilla, si tenemos los datos actualizados.
Empresa y ciclo operativo
En cuanto al ciclo operativo de la empresa, se trata del tiempo necesario para situar su efectivo en las operaciones y, posteriormente, devolverlo a su cuenta para el efectivo de empresa. Establecer ese efectivo nos permite tener conocimiento de en qué momento hemos de abonar la materia primera que necesitamos para producir. Otra decisión que nos ayuda a tomar es saber el momento pagar pagar a los trabajadores y gastos varios imprescindibles para fabricar. Además, está incluido el gasto que se utiliza para todo producto terminado y almacenado en nuestra área para inventario, para que eventualmente se produzca su venta.
En la mayoría de los casos, se necesita cierto capital que permita mantener esas actividades en ese ciclo operativo. Este lapso de tiempo que una empresa precisa para llevar a cabo su flujo monetario y pagar así los bienes, venderlos y cobrar el efectivo al cliente, es el que nos incumbe en este apartado. No es simplemente comprar una materia prima, contratar a un trabajador, hacer el producto y cobrar al cliente. Es imprescindible ser consciente de todo lo que envuelve a esos pasos y la contabilidad que se genera alrededor de ella para gestionarla correctamente.
La razón para efectuar dicha estimación para un ciclo de operaciones hechas por la empresa es que nos calcula el capital que necesitamos para que nuestro negocio se mantenga y/o crezca. Es por esto que un ciclo operativo de tiempo corto va a precisar de un efectivo menor para sobrellevar ese mantenimiento en cuanto a operaciones. Si se trata de un ciclo con un tiempo más largo, consecuentemente, los márgenes van a subir y hemos de contar con una financiación extra. Es esencial que conozcamos estas diferencias entre ambas opciones y que podamos decidir en base a qué es mejor para nuestros intereses.
Definición
Una definición que nos va a facilitar la total comprensión de este ciclo es que nos permite saber el tiempo medio que pasa entre el momento que compramos el inventario y finalmente cobramos para obtener nuestros ingresos por efectivo relacionado con el inventario. Analizar y conocer cuánto tardamos en convertir nuestra inversión inicial en ingreso es imprescindible para poder cuantificar el impacto de las consecuencias que ese tiempo de espera puede generar. Así, la empresa está en posición de conocer la disponibilidad en cuanto a efectivo suficiente para abonar los pagos pendientes en un corto plazo. Los altos cargos y gerentes suelen ser los responsables de esta información en una empresa, al necesitar esos datos para evaluar la factibilidad de una inversión futura.
Un ciclo operativo de la compañía es suma de días y la media para el correspondiente cobro. Con este sistema, podemos clasificar los pasivos y activos corrientes de la empresa. El número de meses de este ciclo, mayor o menor, va a depender de qué empresa se trate. Existen diferentes tipos y, por ejemplo, una industria con distintos inmuebles va a requerir un tiempo específico para su procesamiento. Esta es la razón de que podemos ver casos en los que ese ciclo para operaciones puede llegar al año o, incluso, superarlo.
En el caso de que nuestro negocio precise de noventa días con el objetivo de invertir un desembolso de efectivo al inicio que motiva la adquisición de bienes, con el objetivo de su venta, el proceso de noventa días supera a treinta días que se requiere para un gasto operativo. En este ejemplo, vamos a necesitar, más o menos, sesenta días del capital correspondiente al trabajo para poder cumplir con el pago a los distintos acreedores.
Ciclo operativo y de efectivo
Una confusión bastante habitual es mezclar lo que significa un ciclo operativo con el ciclo del efectivo. Es normal, ya que los dos tienen un propósito parecido para la compañía. La diferencia es que un ciclo de operaciones solamente nos da los datos relacionados de nuestra eficacia operativa. Mientras que el ciclo del efecto, nos permite saber la forma en la que administramos nuestro flujo de la caja.
Hablando de situaciones prácticas, las modificaciones sucedidas a favor de los dos ciclos pueden tener un impacto entre ambos. Por ejemplo, si estamos hablando de un corto lapso de tiempo para el ciclo operativo, es posible que provoque que el otro ciclo también sea así. En el caso opuesto, afectaría también de la misma manera. Es por estas consecuencias que es muy relevante que una empresa preste atención a ambos ciclos, conjunta e individualmente.
Es posible que veamos mencionado al ciclo del efectivo como un ciclo para conversión del efectivo. Este, se basa en representar el tiempo que es necesario para que la empresa pueda transformar los recursos en el efectivo. Los ciclos son dependientes en referente al tiempo preciso para el proceso de venta y producción que finalmente se torna en efectivo, a través de las facturas abonadas y cuentas pendientes de cobro. El comienzo de este ciclo del efectivo se da en el momento que la empresa toma la decisión de adquirir y pagar el inventario. Este finaliza al obtener esos ingresos por la venta a nuestros clientes.
Analizar ambos ciclos y manejar de manera correcta la información obtenida es vital para nuestro negocio. Si nosotros, como empresa, tenemos el compromiso de destinar un dinero a ventas y producciones, ese efectivo no tiene que utilizarse con otro objetivo. Es por esta razón que ese capital no está disponible para invertir en mejorar que mantengan o hagan crecer a nuestro negocio. La conclusión del ciclo del efecto con tiempo corto es que vamos a acceder de una manera más segura al efectivo que está disponible y también tenemos mayor cantidad de oportunidades para utilizarlo en hacer crecer la empresa.
